уединяйтесь
и
устанавливайте
«режим
тишины»
для
выпол- нения задач, требующих сосредоточения. Каждый человек в
течение
дня должен иметь время для «самоуединения» и осмысления наибо- лее крупных и важных вопросов.
•
«Зашиваем» календарь (камни, песок, вода). Сначала в календарь загружаем крупные вопросы (камни) – выставки, форумы, команди- ровки, советы директоров, тренинги и прочие мероприятия, которые длятся не один день, требуют дороги и, как правило, имеют жесткую привязку по времени. Потом заполняем его более мелкими задача- ми в течение дня (песок) – это основной массив нашей ежедневной работы и разные цикличные операции. Потом заполняем «буферами времени» и совсем мелкими вопросами (звонки, почта и прочее), ко- торые
не
имеют
жесткой
привязки
по
времени
(вода).
Так
вы
состави- те максимально эффективный рабочий
календарь.
•
«Временные
буферы»
зависят
от
хаоса,
подготовки
персонала,
кризис- ности ситуации и занимают от 20 до 50 %
времени.
•
Планируйте совещания и встречи через регламент и повестку – эко-
номьте
время. Как показывает практика, если собираются несколь- ко людей и начинают о чем-то разговаривать, то это может длиться очень долго. Если не иметь четкой повестки и конкретного тайминга и не управлять этими двумя измерениями в процессе, можно потратить много времени впустую.
•
Принцип
установки
приоритетов
при
всех
видах
работ.
Подробнее
кос- немся
этого
позже.
Скажу
лишь,
что
это
базовый
вопрос
в
управлении временем и в чрезвычайных
ситуациях.
•
В
полной
мере
используйте
делегирование.
Об
этом
будет
целая
глава, но
без
эффективного
делегирования
руководителю
легко
захлебнуться в череде
задач.
•
Крупные
задания
выполняйте
небольшими
частями
(кушать
«слона»
нуж-
но по
частям). Метафора говорит
сама за
себя: нельзя выполнить круп-
ную
задачу
без
декомпозиции
ее на
мелкие составляющие,
а их –
на конкретные действия.
Только
так
можно запланировать
их в
календаре.
•
Устанавливайте
для
себя
сроки
выполнения
задания,
иначе
есть
риски растянуть их на длительное время. Даже если вы работаете наедине с собой, определите время, которое можете отвести на данный вопрос. Иначе есть риски
заработаться.
•
Закладывайте ежедневно (еженедельно) «съедание одной лягуш- ки». В разных источниках «лягушками» называют неприятные дела, которые нам свойственно откладывать «на потом» – такое неопре- деленное время. Если не справляться с такими задачами, в этом неопределенном месте скопится много дел. Планируете по
одной
«лягушке» в день или неделю, в зависимости от их количества и спец- ифики вашей работы.
•
Сознательно учитывайте в планах колебания работоспособности – используйте оптимальное для вас время. Я писал ранее об этом.
Кто
вы – «жаворонок» или
«сова»?
Программные продукты в помощь. Сегодня много предложений по данному вопросу. Для разных задач я использую разные решения. При- меры – ниже.
«EVERNOTE» – бесплатное приложение, которое позволяет синхронизи- ровать (через облачное хранение) данные в телефоне и ПК без каких-либо действий. Просто сохраняя данные в одном устройстве, вы сохраняете их в на втором – они моментально отобразятся там при подключении к сети Ин- тернет. Все заметки в течение дня, фото, видео, аудио и прочее я делаю в конкретных блокнотах. Например, у меня их несколько: «личные задачи на неделю», «личные задачи на год», «консалтинг», есть заметки по названию того проекта, с которым я работаю в данный момент времени, и т. д. Приложение дает возможность делать заметки в текстовом виде, аудио-, фото- или виде- оформате, устанавливать напоминания или вкладывать готовый файл. Это
![]()
очень удобно при систематизации инфор- мации по конкретным блокам.
«Битрикс24» считаю оптимальным вариантом для диспетчеризации задач в компании при переходе на систему «управ- ления по целям», когда есть удаленные со- трудники или филиалы (магазины, офисы и т. д.) и когда темп работы очень велик. Это не единственная программа с такими функциями.
«Outlook» это не только почтовая про-
грамма, но и возможность вести календарь своей загрузки, делать рассылку уведом- лений и приглашений коллегам, если вы включаете их в какие-либо активности, а также возможность настроить права досту- па и видеть календарь тех коллег, которые нужны вам в смежной работе подразде- лений или управлении отделами. Есть воз- можность заполнять ваш календарь силами
помощника или смежного руководителя, что минимизирует затраты времени на согласование совместной работы. Такие же календари вы можете найти в
«Google» и «Yandex». Функционал их очень близок – выбирайте по вкусу, и луч- ше там, где у вас организована почта – для удобства работы в одном окне на ПК. Все личные вопросы я веду в таком электронном планировщике. Обращаю внимание, что сам факт начала ведения планировщика позволит вам успевать больше. Как минимум потому, что сразу видны свободные промежутки време- ни, и появляется мысль, как их занять. Дела можно переносить со дня на день одним нажатием – телефон сам напомнит, когда это необходимо. Есть и много других «фишек» автоматизации процесса планирования. Навык «чувствовать время» для корректного планирования (сколько уйдет на ту или иную операцию) придет с опытом.
«Gantt project» – приложение для управления проектами в части операций,
задействованных в проектах лиц и т. д.
«Аналоговые варианты».
Ежедневник – я по-прежнему пользуюсь ежедневником. Все свои рабо- чие задачи я фиксирую там, там же коротко фиксирую, делал ли я их в наме- ченное время (сколько времени потратил), и если делал – коротко решение и потраченное время. Там же фиксирую все смежные вопросы по работе. Таким образом, все текущие вопросы у меня в ежедневнике. Если под рукой нет ежедневника, то они попадают сначала в «EVERNOTE», но при появлении рядом ежедневника обязательно попадают в него. Ежедневник для меня удо- бен еще и потому, что когда пишешь – запоминаешь. А когда нужно, можешь отмотать и посмотреть свою «фотографию рабочего дня» и выявить, кто или что съедает время больше всего, и принять меры по данному вопросу.
«Mind map» (интеллект-карта). Существует софт для электронного отобра-
жения, но я «визуал», и мне удобнее поработать именно с ручным (рукопис- ным) вариантом интеллект-карты. Хороший инструмент для анализа нового проекта, тренинга, новой вводной, с которой ранее «глубоко» не сталкивался.
Рекомендации по управлению органайзерами.
•
Не перегружайте свой план на
день.
•
Формируя
архив
информации,
группируйте
задачи
максимум
по
деся- ти
ключевым
категориям,
не
больше.
Большим
количеством
корневых папок управлять сложно. Всем известна ситуация, когда на рабочем столе более 20 папок, и куда именно спрятал информацию, конечно, не упомнить. Хорошо, что есть «поиск» – вспомнить бы только, как на- звал документ. Если в компании нет стандарта названия – это тоже трудность.
