Цель анализа работы – дать объективное описание самой работы, т. е. ее содержания, требований к ней и ее окружения или контекста. Существует много методов анализа работы, помогающих руководителям определить эти три составляющих любой работы.
Содержание работы охватывает действия, которые должны быть выполнены в рамках данной работы. В зависимости от выбранного метода анализа работы описание ее содержания может быть широким или узким, т. е. может быть простым заявлением о том, что надо делать, или детальным разъяснением каждой отдельной операции, каждого движения руки или тела. Данный подход к отношению содержания работы называется функциональным анализом работы. Он включает в себя описание того:
1) что работник делает по отношению к другим работникам и другим работам;
2-3) какие машины и оборудование используются при выполнении данной работы;
4) какой продукт (услуга) производится в процессе выполнения работы.
Функциональный анализ работы обеспечивает описание работы, основанное на классификации работ по каждой из четырех позиций. Данный метод широко используется на практике для подготовки т. н. штатных расписаний.
Требования к работе отражают необходимые для ее выполнения качества индивида, такие как навыки, способности, образование, опыт, здоровье, воспитание и другие индивидуальные качества. Для составления списка этих требований в условиях конкретной организации используется метод должностного аналитического вопросника. Этот метод предполагает описание указанных характеристик индивида путем анализа следующих параметров работы:
1) информационные источники, важные для выполнения работы;
2) обрабатываемая информация и принимаемые решения, необходимые для выполнения работы;
3) физические действия и умения, требуемые для выполнения работы;
4) характер межличностных отношений, желательных для работы;
5) характер реакции индивида на условия работы.
Данный метод применяется для всех видов работ, в т. ч. и для управленческой. Он служит базой при подготовке квалификационных справочников.
Внешние по отношению к работе факторы физического, социального и другого характера, описывающие условия, в которых она должна выполняться, а также права и ответственность составляют контекст работ. Существует ряд методов анализа под углом зрения среды, в которой работа осуществляется. С помощью этих методов можно получить ответ на вопрос о том, что значит данная работа для организации, каких условий она требует для выполнения.
Люди выполняют свою работу в различных местах. Но все их можно свести к двум типам:
1) фабрика или завод;
2) контора или офис.
Попытки анализа работы последовали за идеей объективного анализа фактов и данных, собираемых на месте работы, для определения единственно лучшего пути проектирования работы, выдвинутой в конце ХХ в. основателями научного управления.
27. Сущность проектирования организационных структур
Проектирование работы — процесс создания как формальной, так и неформальной спецификации выполнения задачи, поставленной перед работником, включающей ожидаемые межличностные отношения и взаимозависимость данной задачи с другими задачами, решаемыми как внутри, так и вне организации.
Организационное проектирование – процесс разработки проектов организации производственных систем и систем управления. Организационное проектирование позволяет формировать системы с заранее заданными характеристиками, содержащимися в проектной документации. Целью организационного проектирования является придание процессу создания новых систем или развитию действующих целенаправленности, научной обоснованности.
При комплексном проектировании предполагается использовать системный функционально-целевой подход, который предусматривает решение организационных вопросов одновременно для производственной системы и системы управления проектируемой организации, для каждой составляющей их подсистемы и элемента.
Проектирование системы управления персоналом нельзя отделить от проектирования системы управления организацией, т. к. первая включает не только функциональные подразделения, занимающиеся работой с персоналом, но и всех линейных руководителей – от директора до бригадира, а также руководителей функциональных подразделений, выполняющих функции научно-технического, производственного, экономического руководства, руководства внешними хозяйственными связями.
Системный функционально-целевой подход к разработке проектов систем управления всех уровней иерархии позволяет комплексно подойти к решению данной проблемы.
Проектируются все подсистемы:
1) подсистема линейного руководства;
2) все функциональные и целевые подсистемы;
3) подсистемы обеспечения управления.
Подсистема линейного руководства включает:
1) директора организации;
2) начальников цехов и участков;
3) мастеров, бригадиров;
4) линейных руководителей непроизводственных подразделений;
5) соответствующих линейных руководителей научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических организаций и их заместителей. Факторы проектирования организации — параметры внешней и внутренней среды, которые необходимо учитывать при создании проекта организационной структуры.
Выделяют 4 группы факторов.
1. Внешняя среда, т. е. все то, что окружает организацию: сложность и динамизм среды.
2. Технология работы в организации:
1) неопределенность в сроках начала работы;
2) неопределенность в способе выполнения работы.
3. Стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей:
1) идеология управления;
2) типы потребителей;
3) типы рынков сбыта и территориальное размещение производства.
4. Поведение работников:
1) потребности;
2) квалификация;
3) мотивированность.
Элементы организации – подструктуры, части, составляющие организации, задающие ее неповторимость, отличие от всех других.
Элементы проектирования организации:
1) разделение труда и специализация;
2) департаментизация и кооперация;
3) связи в организации и координация;
4) масштаб управляемости и контроля;
5) иерархия в организации и ее звенность;
6) распределение прав и ответственности;
7) централизация и децентрализация.
Этапы проектирования кадровой политики – последовательность шагов по формулированию целей кадровой работы, оценке способов их достижения, соотнесению с корпоративной культурой и закреплению в специфических кадровых инструментах.
28. Стадии организационного проектирования
В общем виде проект системы управления организации состоит из технико-экономического обоснования (ТЭО) целесообразности и необходимости совершенствования системы управления, задания на организационное проектирование (ЗО), организационного общего проекта (ООП), организационного рабочего проекта (ОРП).
1. Стадия предпроектной подготовки. Включает 2 этапа:
1) технико-экономическое обоснование целесообразности и необходимости совершенствования системы управления (ТЭО) предназначено для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности совершенствования системы управления организацией. ТЭО включает следующие разделы: введение, характеристика существующей производственной системы и системы управления, цели и критерии совершенствования системы управления. Основным разделом ТЭО является «Характеристика существующей производственной системы и системы управления», которая включает:
а) результаты анализа производственной системы;
б) результаты анализа системы управления организацией;
в) перечень и характеристику недостатков, резервов в системе управления;
г) оценку производственных потерь, возникающих из-за недостатков в производственной системе и системе управления.
2) задание на оргпроектирование системы управления (ЗО) является исходным документом для разработки проекта совершенствования системы управления организацией.
Разделы в составе ЗО:
1) основание разработки проекта совершенствования системы управления;
2) цель разработки проекта;
3) результаты анализа состояния производства и управления организацией;
4) требования к построению системы управления организацией;
5) предложения по совершенствованию производственной системы и системы управления;
6) технико-экономические результаты разработки и внедрения проекта;
