Договорная схема работы турагента при реализации туров выглядит примерно следующим образом:
♦ туроператор заключает с турагентом агентский (комиссионный) договор, согласно которому агенту поручается реализовывать (продавать) туры, сформированные туроператором, за вознаграждение;
♦ турагент привлекает клиента (туриста) и заключает с ним договор о реализации туристского продукта, получает документы, необходимые для оформления тура;
♦ турагент направляет туроператору заявку на бронирование конкретных туруслуг для клиента (туриста), – указав даты, количество и данные туристов, отель, уровень перевозки, экскурсии и прочие составляющие тура;
♦ туроператор подтверждает заявку турагента и выставляет счет на оплату;
♦ турагент передает туроператору документы (или сведения), необходимые для оформления тура (например, на визу);
♦ турагент принимает окончательную оплату от туриста (при наличном расчете выдает кассовый чек или бланк строгой отчетности);
♦ турагент производит оплату туроператору за вычетом причитающегося ему вознаграждения (безналичным банковским переводом или наличными в кассу туроператора);
♦ туроператор выдает турагенту документы по туру, необходимые туристу для совершения путешествия;
♦ турагент выдает туристу документы по туру и всю необходимую информацию туристу;
♦ турагент отчитывается перед туроператором – направляет отчет агента (акт) с указанием суммы продажи тура и суммы вознаграждения;
♦ туроператор подписывает отчет агента и выписывает счет-фактуру на услуги, оказанные по агентскому договору.
Но следует учитывать, что изложенная схема отражает лишь идеальный вариант документооборота.
На практике турагента могут ждать различные неожиданности; во-первых, туроператор может отказаться заключать с вами агентский договор и предложит договор купли-продажи, в результате изменится ваш правовой статус, необходимо будет приспосабливать учет и документооборот;
во-вторых, проводя оплату по договору туроператора, вы вдруг обнаружите, что счет выставлен для оплаты в адрес другой фирмы или, проводя оплату через кассу туроператора, вам выдадут приходный кассовый ордер на физическое лицо со штампом «оплачено» без печати организации. Далее, турист, внесший предоплату по туру, может отказаться от поездки и вам придется платить туроператору штраф за аннуляцию брони и т. д.
Кроме отношений с туроператором существуют различные варианты договоров и взаимоотношений с поставщиками отдельных услуг – с санаториями, гостиницами, зарубежными отелями, авиакомпаниями, автобусными и железнодорожными перевозчиками, круизными компаниями и экскурсионными бюро. Например, турагентства достаточно часто продают размещение в санаториях российского Черноморского побережья – санаторно-курортные путевки по агентским договорам. В этом случае также следует обратить внимание на содержание договора с санаторием, учет проводимых операций и порядок расчетов с покупателями (туристами).
Постановку документооборота рекомендуем делать с помощью профессионального бухгалтера, в противном случае «самодеятельность» может привести к серьезным налоговым последствиям – штрафам и недоимке по уплате налогов.
Наличные расчеты. Туристская путевка как бланк строгой отчетности
При наличных расчетах с населением, т. е. когда вы получаете деньги от туриста, необходимо выдать документ, подтверждающий факт приема денежных средств. Законом допускаются два варианта: выдача кассового чека или выдача бланка строгой отчетности по утвержденной форме. Выдача иных документов, например «корешка» от приходно-кассового ордера или товарного чека, законом не предусмотрена и не является легальным отражением прихода наличных денежных средств.
БСО «Туристская путевка» – это документ, отражающий условия путешествия и факт оплаты туристского продукта. Закон указывает, что туристская путевка является неотъемлемой частью договора о реализации туристского продукта и используется как бланк строгой отчетности, т. е. заменяет кассовый чек при наличных расчетах с населением.
Возможность применения бланка строгой отчетности вместо кассового аппарата установлена Федеральным законом № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Порядок изготовления, применения, хранения и учета бланков строгой отчетности установлен Постановлением Правительства РФ № 359 от 6 мая 2008 г.
Для реализации туристского продукта предусмотрен специальный бланк, форма которого утверждена Приказом Министерства финансов РФ № 60н от 9 июля 2007 г. Бланк называется «Туристская путевка» (см. приложение 3), печатается типографским способом с использованием специальных средств защиты от подделки и с обязательным слоем самокопирующейся бумаги. Разъяснения по порядку применения туристской путевки дал Ростуризм (Федеральное агентство по туризму) (см. приложение 4).
Многие туристические агентства, особенно начинающие, пользуются правом применения бланка строгой отчетности «Туристская путевка» вместо кассового аппарата и печатают тираж путевок на сезон вперед. Заказать печать можно в типографии, в туристических ассоциациях или воспользоваться формой онлайн-заказа на сайте www.travelexpert.ru.
Новая форма туристской путевки и установленный порядок ее применения вызвали массу споров и привели к противоречиям, многие из которых не разрешены и на сегодняшний день. Ситуация даже рассматривалась Верховным судом РФ, который принял решение об отмене формы путевки как не соответствующей закону, а затем, уже в кассационной инстанции, отменил это решение и оставил БСО «Туристская путевка» в силе.
Дополнительную сложность в применении турпутевки как бланка строгой отчетности прибавил Минфин РФ, который запрещает выписывать турпутевку на предоплату, указав на обязательную выдачу в этом случае кассового чека. Поскольку специфика туристической деятельности почти всегда предполагает внесение предоплаты по туру, получается абсурдная ситуация: закон позволяет применять бланк турпутевки вместо кассового чека, но в то же время контролирующий орган требует на предоплату кассовый чек – таким образом, предпринимателю необходимо иметь и кассу и бланки.
Кроме того, туристская путевка применяется только для комплексного туристского продукта, для отдельных услуг она неприменима. Поэтому многопрофильные туристические агентства приобретают кассовый аппарат для отражения наличного прихода по отдельным услугам (например, за экскурсию и услугу по бронированию гостиницы).
Документооборот турагент – турист
Турист, покупая тур, должен получить на руки договор о реализации туристского продукта и туристскую путевку. Прежде чем турист получит окончательное подтверждение услуг, необходимо их заказать. Для этого применяется заявка или лист на бронирование – назвать этот документ можно по-разному, но главное – его смысл, это предварительный заказ тех услуг, которые выбирает турист, но которые еще не получили подтверждения со стороны туроператора. Заявка может считаться приложением к договору о реализации туристского продукта или самостоятельным предварительным договором. Условия, отраженные в заявке, могут изменяться, поскольку желаемый отель может не иметь мест на нужную дату или не будет авиабилетов. Любые изменения должны быть отражены письменно; в заявку вносятся соответствующие поправки за подписью туриста или первая заявка аннулируется и оформляется новая. Никогда не допускайте сохранения в договоре или в его приложениях условий, которые устарели или не могут быть предоставлены.
Особое внимание следует уделить договору с туристом. Его содержание определено Федеральным законом «Об основах туристской деятельности в РФ», где перечислены существенные условия, которые в обязательном порядке должны содержаться в договоре с туристом. Отсутствие существенных условий в договоре дает юридические основания для признания такого договора незаключенным, что влечет за собой возврат денежных средств туристу.
В договоре с туристом должны быть отражены следующие условия:
♦ полное и сокращенное наименования, адрес (место нахождения), почтовый адрес и реестровый номер туроператора;
♦ полное и сокращенное наименования, адрес (место нахождения) и почтовый адрес турагента;
♦ информация о том, что лицом (исполнителем), оказывающим туристу и (или) иному заказчику услуги по договору о реализации туристского продукта, является туроператор;
♦ размер финансового обеспечения, номер, дата и срок действия договора страхования ответственности туроператора или банковской гарантии, наименование, адрес (место нахождения) и почтовый адрес организации, предоставившей финансовое обеспечение;
