Читаем без скачивания Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Маккензи Алек

На протяжении последующих десятилетий высказывания Парето остаются верными. Принцип 20/80 по-прежнему применим в отношении большинства вопросов – в бизнесе, промышленности и политике. Двадцать процентов жертвователей в рамках какой-либо благотворительной кампании дают восемьдесят процентов средств. Двадцать процентов действий водителей приводят к восьмидесяти процентам автомобильных аварий. (Введите в интернет-поисковик «закон Парето» и найдете сотни других примеров.) Вы можете извлечь из этого следующее:

20 ПРОЦЕНТОВ ВАШИХ ЗАДАЧ ПРИНОСЯТ 80 ПРОЦЕНТОВ РЕЗУЛЬТАТОВ.

Эврика! Это ваши главные приоритеты!

Ваши восемь всеохватывающих задач

Если вы уже написали и вывесили ваш список из восьми задач этого года (смотрите главу 3), то вам будет проще оценить соперничающие сегодня приоритеты. Так вы зарезервируете лучшие (самые надежные) отрезки времени для 20 процентов важнейших дел – тех, что больше всего способствуют выполнению ваших задач.

Что представляет собой «лучший» отрезок? Он характеризуется тем, что у вас превосходная концентрация, много энергии, имеется личное пространство и доступ к данным. Помните, что «лучший» не значит «самый ранний».

Почему ранние часы могут не быть лучшими

Во многих местах первый час рабочего дня – самый хаотичный, когда друзья, коллеги и клиенты уже стоят в очереди за вашими услугами. (Они верят в принцип «сделай это сейчас».) Однако важным 20 процентам задач зачастую нужна от вас лучшая концентрация и энергичность, то есть лучшие часы дня.

Второстепенные пункты, включая срочные, должны получать второстепенные отрезки времени. И на самом деле они могут находиться в начале рабочего дня. Вы поступите разумно, если выделите «время для срочных дел» в те дни, когда ожидается суматоха. К тому же совершенно нормально заниматься множеством мелочей в разных пунктах вашего расписания, и нельзя делать этого в «периоды наилучшей концентрации». Чем бы вы ни занимались, необходимо гарантировать, что ни одно менее важное требование не посягнет на те отрезки времени, которые уже отведены под более важное и более рискованное задание!

Владелец задания-нарушителя может считать его очень срочным, но позволить ему украсть приоритетный отрезок времени можно, только если оно больше и лучше ваших приоритетов сегодняшнего дня.

Парето опровергает заблуждение «сделай это сейчас»

Научившись использовать закон Парето, вы можете серьезно противостоять распространенным предписаниям «Сделай это сейчас!» или «Работай с документом только один раз!».

Конечно, эти правила хорошо звучат, но они имели бы смысл, будь у всех входящих заданий одинаково большое влияние. Парето прав, поэтому лишь 20 процентов ваших дел заслуживают внимания в лучшее время вашего расписания. Более того, из 80 процентов пунктов, настойчиво требующих от вас заботы, только 60 процентов могут рассчитывать на это.

А наименее приоритетные 20 процентов вовсе не стоят вашего внимания! Уж точно не стоят по сравнению с главными 20 процентами! Отсюда следует новое правило.

НЕ ДЕЛАЙ ЭТО СЕЙЧАС – СЕЙЧАС ОПРЕДЕЛИ ВАЖНОСТЬ ЭТОГО!

Процесс определения важности

Сравните новые требования с теми, что имеются в вашей нынешней нагрузке. Если вопрос действительно конкурентоспособен по серьезности и важности, тогда разберитесь с ним. Но не «сейчас», а в тот отрезок времени, который обеспечит выполнение этой задачи в срок.

Если у задачи средняя важность, тогда отведите ей такое время в расписании, которое не вторгнется ни в один отрезок времени, посвященный вашим главным 20 процентам. Или не спешите выделять делу какое-либо время, а вместо этого поместите его в «зону ожидания», чтобы определиться позднее.

(В списке дел, состоящем из двух колонок (глава 2), поместите его в колонку «Запрос» и не перемещайте в «Обязательство», пока не оцените важность задания.)

ПРЕДЛОЖЕНИЕ: прямо сейчас уделите немного времени созданию списка главных 20 процентов текущих заданий, которые вероятнее всего принесут 80 процентов результатов. Сравните их с восемью задачами этого года. Посмотрите, насколько ваши текущие приоритеты стоят на службе ваших задач.

Смотрите, какова картина

Если за ваше время соревнуются слишком много запросов и при этом они имеют к списку ваших задач слабое отношение или вовсе никакого, то спросите себя:

• Действительно ли они связаны с чьими-то задачами? Кто выигрывает?

• Если они связаны с задачами моего руководителя, то мне нужно быть внимательным. Если с моими, то что еще должно войти в мой список задач?

• Какую задачу вытеснит этот новый пункт?

• Меня повысили, понизили или мне просто навязывают это?

Увидев, какова картина, вы оцените важность запросов, сможете подвергнуть сомнению «чужеродные» приоритеты, принять вашу новую задачу (а также все приоритеты, вытекающие из нее) или отказаться от нее в результате переговоров.

Как графические карты содействуют командному мышлению

Вот как выдающиеся авиационные инженеры проиллюстрировали приоритеты по закону Парето. Это было сделано на одном из множества наших семинаров с участием правительственных, военных и частных подрядчиков в сфере бизнеса, связанного со спутниками и ракетной техникой.

А.-Авиационнный инженеры и инженеры по контролю качества определилили 20 процентов заданий, которые дадут 80 процентов результатов, и определили риски, которые необходимо преодолеть в отношении текущих и последующих полетов. На этом они сосредоточились больше всего.

Б.-Совокупность заданий средней важности (60 процентов) даст оставшиеся 20 процентов результатов. Им было уделено второстепенное внимание.

В.-Задачи низкой важности были сокращены, переоценены или удалены из-за их невысокой отдачи. Да, дело нешуточное.

У этих инженеров потом состоялись серьезные обсуждения критериев, которым должны соответствовать задачи/риски, чтобы заслужить лучшие промежутки их времени, самое пристальное внимание с их стороны, а также готовность принести что-либо в жертву.

Критерии как основание для приоритетов

Не важно, готовите вы сегодня пилотируемый космический полет или нет, вам нужно выбрать главные задания, которые составят 20 процентов, а также устранить риски, угрожающие 20 процентам результатов. По этой причине ракетостроители поставили знак равенства между определением важности задания и устранением рисков как главным процессом в работе по расстановке приоритетов, ведущей к получению результатов.

Чтобы определить приоритеты и придерживаться их, нужно основывать свой выбор на наборе критериев, которые будут признаны и уважаемы другими. Вот некоторые примеры, взятые из множества различных ситуаций в промышленной сфере и сфере услуг.

Отбор критерия риск/ценность

Найдите подходящие критерии

Чтобы избежать споров при нехватке времени, решите, какие особые признаки или условия оправдают «вытеснение» ранее важных заданий в пользу новых приоритетов. Уделите время определению этих критериев. Упорядочите их по силе воздействия. В результате вы существенно сэкономите время и избежите стресса, исключив «незапланированные споры».

Объедините свою команду вокруг целей

Когда осуществление задач отдела опирается на разные специальности или дисциплины, ежедневные приоритеты команды неизбежно будут бороться между собой за ограниченные ресурсы – рабочую силу, бюджет, данные, материалы и время. Ваши соревнующиеся задания и результаты должны быть понятны не только вам, но начальнику и другим группам, а также всем сторонам, причастным к этому делу.