Для замены запасных частей и осуществления текущего ремонта оформляются книга пробега автомашин, журнал выдачи запчастей, график ремонта автотранспортных средств, дефектные ведомости, акты по установке запчастей и ликвидации снятых.
При приобретении организациями горюче-смазочных материалов на автозаправочных станциях за наличный расчет приказом руководителя организации утверждается список лиц, имеющих право на получение авансовых сумм под отчет, и сроки предоставления авансовых отчетов.
К авансовому отчету прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж.
Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка ГСМ, оплаченное количество ГСМ и стоимость одного литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т. п.).
Заправка автотранспортных средств может также осуществляться на основании талонов, приобретенных по безналичному расчету. Учет таких талонов должен вестись в книге движения талонов, в которой регистрируются поступление талонов в организацию и их выдача водителям. Талоны на ГСМ хранятся вместе с денежными документами в сейфе организации.
Расходы на ремонт транспортных средств
Восстановление транспортных средств (возвращение объекту первоначальных качеств) может осуществляться посредством ремонта, модернизации либо реконструкции.
В зависимости от сложности и продолжительности работ различают текущий, средний и капитальный ремонт. Отнесение ремонтных работ к тому или иному виду должно быть подтверждено соответствующими документами – договором на проведение ремонта, сметной документацией, внутренними распорядительными документами организации.
Ремонт основных средств может осуществляться непосредственно самой организацией – это хозяйственный способ; с помощью специализированной строительной организации – подрядный способ; либо и хозяйственным, и подрядным способами одновременно.
В соответствии с ст. 260 НК РФ, налогоплательщик может ремонтировать как свои собственные автомобили, так и арендованные. Условия о ремонте арендованного автомобиля должны оговариваться в договоре аренды.
Расходы по ремонту арендованных основных средств можно относить на расходы для исчисления налога на прибыль только в том случае, если ремонт данного имущества предусмотрен договором аренды и если это имущество находится у арендодателя в составе амортизируемого. Причем в составе амортизируемого основное средство может быть только у организации; у индивидуального предпринимателя – в случае, если автомобиль служит для извлечения его дохода.
У физического лица автомобиль никогда не учитывается в составе амортизируемого имущества, следовательно, если налогоплательщик арендует автомобиль у физического лица, расходы по ремонту данного средства передвижения он не может отражать в составе расходов для исчисления налога на прибыль.
Расходы по ремонту автомобиля нельзя относить на расходы и в том случае, если данное имущество используется на условиях безвозмездного пользования, так как имущество, переданное по договору безвозмездного пользования, исключается из состава амортизируемого на все время его нахождения в пользовании по данному договору (п. 3 ст. 256 НК РФ).
В остальных случаях при каждом проведении ремонта следует запрашивать своего арендодателя о том, находится ли данное имущество в составе амортизируемого. При этом желательно иметь письменное подтверждение от арендодателя, которое будет являться одним из экономических обоснований понесенных расходов по ремонту автомобиля.
Если в поломке автомобиля виновен арендатор, то арендодатель, принявший на себя по договору компенсацию расходов на ремонт, может отказаться компенсировать затраты на ремонт. В этом случае они относятся к прочим расходам (п. 13 ПБУ 10/99) и, так как данные затраты не связаны с производственной деятельностью арендатора, не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п. 49 ст. 270 НК РФ).
Амортизация транспортных средств
Амортизация – это постепенное возмещение износа основных средств в стоимостном выражении. Для транспортных средств применяется общий порядок амортизации.
Объектами для начисления амортизации являются объекты основных средств, в том числе транспортные средства, переданные по договору аренды (за исключением случаев, предусмотренных законодательством).
Амортизационные отчисления по объекту основных средств начинаются с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и начисляются до полного погашения стоимости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета в связи с прекращением права собственности, аренды или иного вещного права.
2.8. Оптимизация налогообложения
Какой же способ использования автомобиля наиболее выгоден с точки зрения уменьшения налоговых расходов как для арендатора, так и для арендодателя?
Выплата компенсации за использование автомобиля достаточно легко оформляется, компенсация в пределах установленных норм не облагается никакими налогами. Вместе с тем официальные нормы компенсации не покрывают всех понесенных расходов, а суммы, выплаченные сверх нормы, налогооблагаемую прибыль не уменьшают.
Со сверхнормативной суммы компенсации нужно начислять взносы на обязательное страхование от несчастных случаев, а также удерживать налог на доходы физических лиц.
При заключении договора аренды транспортного средства, как с экипажем, так и без экипажа, организация имеет право уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму арендных платежей и должна удержать со всей суммы арендной платы налог на доходы физических лиц.
Кроме того, по договору аренды с экипажем организации придется дополнительно заплатить с суммы, выплачиваемой работнику, ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве. Из-за этого такой вариант договора становится невыгодным.
Поэтому, заключая договор аренды с работником, не нужно указывать в нем, что автомобилем будет управлять сам сотрудник-арендодатель. Кроме того, он не должен подписывать путевые листы и составлять авансовые отчеты. За него это может сделать любой другой работник, имеющий водительские права.
При безвозмездном использовании транспортных средств собственник автомашины не получает никакой платы. При этом все расходы на ГСМ и ремонт автомобиля несет фирма. Эти расходы она может списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли (подп. 5 п. 1 ст. 254 и п. 2 ст. 260 НК РФ).
Такой договор выгоден в том случае, когда никаких выплат, компенсирующих износ (использование) автомобиля, работник не требует (например, работник, использующий свой автомобиль в интересах фирмы, одновременно является ее учредителем).
В противном случае сумму, компенсирующую работнику использование его автомобиля, придется проводить, например, как зарплату, материальную помощь и т. п. Например, возможен такой вариант: по взаимной договоренности эту сумму проводят как оплату ГСМ, хотя на самом деле работник потратил это топливо при использовании автомобиля в личных целях. У такого договора есть еще один серьезный недостаток: фирма использует автомобиль безвозмездно, а, по мнению налоговиков, стоимость безвозмездно полученной услуги придется включить в доход фирмы исходя из рыночных цен. Кроме того, расходы на ремонт автомобиля не уменьшают налогооблагаемую прибыль, поскольку безвозмездное имущество не амортизируется, а согласно статье 260 НК РФ расходы на ремонт основных средств принимаются только в отношении расходов амортизируемых основных средств.
Таким образом, самый выгодный способ как для организации, так и для арендодателя – это договор аренды без экипажа. Все расходы, связанные с арендованным автомобилем, фирма может списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Никаких «зарплатных» налогов с арендной платы фирма не платит. Единственное, что необходимо заплатить, – это налог на доходы физических лиц, да и тот удерживают из дохода работника. Арендодатель же получает установленную в договоре плату за то, что его автомобиль эксплуатируется на условиях аренды.
Если же никаких выплат, компенсирующих использование автомобиля, работнику не требуется, арендную плату можно установить на минимальном уровне, тем самым минимизировав выплаты налога на доходы физических лиц. Это позволит избежать всех недостатков как договора аренды с экипажем, так и договора безвозмездного пользования.
