Требования к организации хранения
Элементы обеспечения хранения:
– набор оптимально необходимых объемов для хранения и проездов для погрузчиков и штабелеров;
– комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для укладки, хранения и отбора товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;
– условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;
– технология грузообработки;
– технологические инструкции для процессов укладки, хранения и отбора различных товаров;
– структура и алгоритмы бизнес-процессов управления хранением и инвентаризацией;
– периодический контроль количества товаров, подверженных испарению, усушке и т. п. естественной убыли;
– периодический контроль качества требующих этого товаров;
– методики проверки качества товаров;
– предупреждение повреждений товаров;
– отбраковка в случае повреждений;
– ремонт поврежденных товаров при возможности;
– перелопачивание требующих этого товаров;
– проветривание требующих этого товаров;
– защита от грызунов и других вредителей требующих этого товаров;
– возврат ошибочно отобранных товаров на места хранения;
– должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в хранении;
– формы документов, получаемых в результате инвентаризации и периодического контроля качества;
– положения о подразделениях, участвующих в хранении;
– управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;
– планирование: планы товарооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.
При организации хранения необходимо выполнение следующих операций и процессов:
– заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;
– контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);
– определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;
– планирование сроков завоза товаров на склад;
– резервирование площадей для хранения;
– планирование сроков, технических средств и рабочей силы для размещения и укладки товаров;
– размещение и укладка товаров по местам хранения;
– приходование товаров, ввод информации в базу данных в день приемки.
При проектировании технологии хранения необходимо предусматривать:
– обеспечение возможности ведения произвольной номенклатуры хранилищ и складских мест с типизацией мест хранения по видам хранимой продукции;
– ведение полной истории структуры мест хранения, а также истории размещения и движения товаров по складу;
– обеспечение автоматического расчета заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массо-габаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровни штабелирования и т. п.);
– определение мер, необходимых для обеспечения требуемых условий хранения товаров в отношении размещения, сохранности их физических, химических и товарных качеств, температуры, влажности, вентиляции;
– разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.;
– обеспечение компьютеризации процессов контроля условий хранения (температуры, влажности, вентиляции), состояния товаров, сроков хранения, сохранности особо ценных товаров, учета и анализа изменений.
Организация хранения должна обеспечивать:
– сохранность количества товаров, их потребительских качеств и выполнение необходимых погрузочно-разгрузочных работ;
– условия для осмотра и измерения товаров, отбора проб и образцов товаров соответствующими контролирующими органами, исправления поврежденной упаковки, выполнения погрузочно-разгрузочных работ.
Обеспечение сохранности свойств товаров достигается созданием надлежащего гидротермического режима хранения товаров, удобной системой их укладки и размещения, организацией постоянного контроля в процессе хранения. За товарами, хранящимися на складах, необходимы наблюдение и уход, регулярные проверки состояния, контроль появления признаков порчи, следов грызунов или насекомых.
При хорошей организации хранения:
– не размещают товары в проходах, не загораживают ими огнетушители и розетки;
– не складывают поддоны или товары в слишком высокие штабели;
– самые верхние полки используют как резервные для товаров, которым не хватает места на нижних полках;
– если товары высовываются из ячеек, поправляют их, а если товары не умещаются в ячейках, размещают их в более глубоких стеллажах;
– обеспечивают постоянное место для хранения подъемнотранспортного оборудования и перегоняют его туда, если оно не занято при размещении и отборе;
– поддерживают оптимальные режимы хранения товаров – температуру и влажность воздуха, контролируют температуру воздуха посредством термометров или систем дистанционного контроля, а для измерения влажности воздуха на складах применяют гигрометры;
– регулируют температуру и влажность воздуха при помощи регулирования отопления и вентиляции, а также применения влагопоглощающих веществ;
– товары, уложенные в штабеля, периодически перекладывают: верхние – вниз, нижние – вверх;
– сыпучие товары перелопачивают;
– меховые и шерстяные товары предохраняют от моли;
– отсыревшие товары просушивают и проветривают;
– для поддержания необходимого санитарно-гигиенического режима регулярно производят тщательную уборку помещения, а также его дератизацию, дезинсекцию, дезинфекцию и дезодорацию.
Разработка технологии хранения включает этапы:
– обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;
– определение параметров территории и зон склада для размещения, порядка движения товаров и потребности в оборудовании;
– определение режима работы, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами;
– разработка системы ведения учета и порядка документооборота;
– описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.
При долговременном сотрудничестве с поставщиком и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие оптимизировать процесс хранения:
