Как создать эффективную систему обработки информации
Контроль – это ключевое слово в управлении интеллектуальной энергией. Контролировать нужно и электронные гаджеты, и собственное внимание, и приоритеты, и потоки информации. Отсутствие собственной системы обработки информации и неспособность быстро и грамотно работать с ней приводят к сильнейшим дистрессам и низкой результативности.
Такая система обязательно должна быть. Ее ценность не только в том, что она позволяет обрабатывать и контролировать большие потоки информации. Она дает важный психологический эффект, способствующий оптимальному восстановлению не только интеллектуальной, но и эмоциональной энергии.
Для этого нужно всегда стремиться достичь чувства завершенности процессов и сохранения «чистого пространства» к концу каждого трудового дня. Если в конце трудового дня вас не покидает чувство, что «работа никогда не кончается», значит, ваша система обработки информации либо отсутствует, либо нуждается в серьезной корректировке.
В современном деловом мире объем входящей информации и скорость ее поступления всегда больше, чем мы в состоянии «переварить», упорядочить и грамотно использовать. Поэтому суть моего подхода к обработке информации в том, чтобы быстро систематизировать входящий поток информации и перерабатывать ее в план первоочередных шагов. Нужно уметь делать это регулярно, с возможными перерывами, но при этом быстро «находить концы», т. е. возвращаться к тому, от чего нас оторвали, с минимальными потерями времени.
Чтобы не терять работоспособность в долгосрочном плане, важно уметь «держать голову свободной» от текущих дел, когда мы непосредственно не занимаемся ими, и в то же время полностью контролируем их выполнение. Для достижения этой цели система предполагает следующий алгоритм работы.
Первый шаг – сбор, фиксация и упорядочивание информации – позволяет нам взять под контроль входящий информационный поток. Нужно выработать привычку записывать все, что приходит в голову, в специальную бумажную или электронную записную книжку. Быстрая фиксация ценной информации позволяет снять нагрузку с нашего мозга, давая ему возможность концентрировать интеллектуальную энергию на приоритетных вещах, не растрачивая ее на удержание в памяти больших объемов информации.
Записывая любую ценную мысль, где бы мы ни находились и что бы ни делали, мы сохраняем ее на бумаге или в файле и разгружаем мозг. Кратковременная память – ключ к усилению внимания и фокусировки. Не заставляйте себя постоянно держать что-то в голове и напоминать себе о том, что что-то еще необходимо сделать. Но одной записной книжки еще недостаточно. Часто записывать информацию нет необходимости, так как она уже записана, и ее носитель нужно просто взять с собой.
Для этого существует еще один важный инструмент системы сбора, фиксации и упорядочивания информации – это корзина «Входящие». Она должна быть на офисном и домашнем рабочих столах, в электронной почте вашего компьютера (ноутбука, планшета, смартфона), а также в личном рабочем портфеле (специальный отдел). В эти корзины должна поступать вся собираемая информация, в том числе и из записной книжки.
Наша система обработки информации должна иметь стационарные места и иметь мобильную и компактную форму. Стационарных рабочих места должно быть два: в офисе и дома. Это не обязательно кабинет, но рабочий стол должен быть, иначе нам просто негде будет обрабатывать информацию. Свое рабочее пространство лучше ни с кем не делить. Именно в стационарных рабочих местах мы можем взять под контроль ежедневный поток рутины, которая аккумулируется у нас в корзине «Входящие».
Под рутиной я понимаю все дела, которые занимают наше физическое, интеллектуальное и эмоциональное пространство, требуют выполнения, но для которых мы еще не сформулировали желаемый результат и план первоочередных шагов. Пока мы рассортируем эту рутину в совокупность ясных и подконтрольных задач и не поймем, чем нам следует заниматься в любой момент времени, она будет создавать дистресс и «пожирать» нашу энергию.
«Дистресс вызывает не столько большой объем входящей информации или нехватка времени на его обработку, а недостаток ясности и определенности в таких вопросах, как истинная суть проекта и требуемые первоочередные шаги на пути его внедрения. Именно решение первоочередных задач в момент их появления на горизонте, а не попытки разобраться во второстепенных проблемах после того, как неприятности уже начались, позволяет нам эффективно обрабатывать информацию», – справедливо считает Дэвид Аллен[59].
Это очень результативный подход, который позволяет освободить мозг для работы над приоритетом в данный момент и при этом не оставить без контроля ни одной мысли, идеи или сообщения. Если какой-то проект занимает наши мысли в тот момент, когда мы сконцентрировались на приоритете, это значит, он является «незамкнутым циклом». Это значит, что мыслительный процесс над этим проектом не закончен, нет плана действий, и он представляет для нашего мозга «горячий» вопрос.
Например, мы захотели организовать совещание, но еще не спланировали его детали на бумаге или в файле, и оно засело в нашей голове, потому что мы не додумали все до конца. Мыслительный цикл не замкнут, и, чтобы его замкнуть, нужно еще что-то спланировать. Даже один такой незаконченный цикл мешает свободному и качественному интеллектуальному труду. А когда их десятки? До тех пор, пока мы не замкнем все эти циклы, мы будем постоянно чувствовать дистресс и впустую терять энергию, нужную для тех дел, которые мы должны еще сделать.
С большинством деловых людей именно так и происходит. Если вы относитесь к их числу, то лучше выполнить очень простое, но в то же время очень эффективное задание, которое я называю «Замыкание незаконченных циклов». Его цель – собрать и замкнуть все незаконченные циклы, т. е. абсолютно все дела, занимающие наши мысли, в единый список первоочередных шагов по каждому делу и поместить их в рабочую или домашнюю корзину «Входящие».
Начать имеет смысл с физического сбора материалов. Осмотрите все ваше личное пространство (включая рабочее место) в поисках чего-либо, что лежит не так и не там. Сформулируйте на листе бумаги каждое найденное «дело», обозначьте датой, запишите первый шаг и положите в корзину «Входящие». Этот процесс может занять несколько часов, а возможно, и дней. Очистить нужно все: рабочие поверхности, шкафы, полки, ящики и т. д.
Далее следует перейти ко всем незаконченным циклам, которые пока существуют только в нашей памяти или зафиксированы на материальных носителях, но еще не попали в корзину «Входящие». Нужно записать каждую идею, мысль, смутное желание, замысел, проект и сделать это желательно на отдельном листе бумаги или в файле. Чтобы полностью освободить свой мозг и нечего не пропустить, можно использовать тематический список (Приложение № 8).
В результате не должно остаться ни одного дела, которое бы представляло собой незаконченный цикл и не было зафиксировано и внесено в корзину «Входящие». Как показывает опыт, после этого мероприятия корзина «Входящие» оказывается переполненной. Эта корзина предназначена для временного складирования информации в целях ее дальнейшей обработки и сортировки. Этот процесс я называю организацией информации, которая осуществляется с учетом трех правил: по одной, по порядку, и ничто никогда не возвращать обратно в корзину (Приложение № 9).
Процесс организации информации лучше проводить в специально выделенное для этого время, в конце дня или недели, чтобы рассортировать все бумаги, которые накопились, закрыть трудовой гештальт (цикл) и переключиться на отдых и восстановление. Процедура организации осуществляется с участием инструмента, который по своей эффективности не уступает корзине «Входящие», – это мусорная корзина.
Итак, начинаем! Берем первый бумажный носитель с зафиксированной на ней задачей и задаем вопросы: «Что это такое? С этим можно что-то сделать? Взять в работу или нет?» Если ответ твердо отрицательный, то документ отправляется в мусорную корзину. Если мы понимаем, что когда-нибудь этот документ пригодится, мы отправляем его в архив справочных материалов либо в библиотеку идей, которая может быть в шкафу или в ежедневнике.
Если ответ «Да», мы задаем себе новые вопросы: «Каково следующее действие? Исполнитель это я?» Если ответ отрицательный, мы вносим документ в список «Делегировать» и складируем его в корзине «На контроле». Сам процесс делегирования можно осуществить как сразу, так и позже, обозначив в списке «Делегировать» срок передачи дела и инициалы другого человека. Если же ответ «Да», и дело можно сделать в течение двух минут, нужно сразу сделать его. Если дело потребует больше времени, то у нас есть три варианта.
