Ведение записей о расходовании времени само по себе требует времени, и многие руководители скажут, что у них и без того нет ни секунды лишней, а тут еще какой-то дневник. Да и вообще (еще большой вопрос), будет ли польза от этих детских забав? Что можно ответить на это? Да, изучение времени требует времени, но, не узнав, как вы расходуете свое время сейчас, вы никогда не сможете узнать, как же расходовать его эффективнее.
Поэтому, не отвлекаясь на эмоции, лучше попытаться определить, не найдутся ли в течение дня 10—15 минут, когда вас не будут беспокоить и вы спокойно сможете подвести итоги проделанной работы и зафиксировать их письменно. Это может быть время перед уходом с работы домой, когда подчиненные уже разошлись, все дела переделаны, в кабинете тихо и атмосфера вполне подходит для того, чтобы ненадолго сосредоточиться и вспомнить, как прошел день.
Вполне подойдет также вечернее время дома перед отходом ко сну. Даже в самых шумных семьях в эти минуты обычно все стихает и можно уделить некоторое время самому себе. Припоминая все, что произошло за день, и отражая письменно эти события, необходимо помнить, что записи ведутся только для личного пользования с целью наиболее точного отражения собственных трудовых привычек, поэтому не стоит ни приукрашивать свои поступки, ни стараться щегольнуть скромностью.
Что записывать
Чтобы ваш профессиональный дневник содержал как можно больше полезной информации и был максимально конкретным и лаконичным, необходимо каждую запись разбить на три позиции.
1. Что именно вы сегодня делали на работе?
2. Как вы осуществляли эти действия?
3. Почему вы выполнили эту работу именно так, а не иначе?
Как увеличить полезность записей
Чтобы провести анализ и оценку эффективности использования времени, совсем не обязательно погружаться в длительные размышления относительно того, что записано в вашем дневнике. Такую оценку можно сделать тут же, в этих же самых записях. Для этого нужно просто придумать для себя несколько символов, которые будут показывать вам, насколько хорошо или плохо выполнена та или иная задача и есть ли у вас какие-то замечания по поводу способа ее выполнения.
…
Подходя к каждой из операций, выполненных за -ч..день, с этих трех точек зрения, вы ч сможете не только дать себе полный отчет об использовании своего рабочего времени, но и создать предпосылки для анализа и оценки эффективности этого использования.
…
Система условных знаков быстро войдет в привычку и не будет требовать особых усилий.
Условные знаки
Чтобы не слишком забивать себе голову, символы лучше использовать самые простые. Например, восклицательный знак, поставленный в скобках после указанной задачи, может означать, что она, по вашему мнению, выполнена на «отлично». А если запись подчеркнута прямой линией, значит, при выполнении возникли проблемы, над которыми следует поразмыслить.
Польза от применения системы условных знаков очевидна. Просмотрев свои записи за несколько недель, вы получите ясную картину, отражающую ваши индивидуальные трудовые привычки, а также достоинства и недостатки именно ваших приемов в работе.
Результаты
Определившись с тем, как и когда вы будете делать записи, необходимо запастись терпением и в течение нескольких недель аккуратно заполнять свой дневник, не пропуская ни дня, не делая себе поблажек и не пытаясь объяснить свою лень недомоганием. Если вы сделаете все как надо, то через относительно короткий период времени будете вознаграждены сторицей, поскольку ваши записи позволят определить:
• долю времени из общего бюджета, которая затрачена на каждый вид работ;
• пропорцию, отражающую относительный расход времени на основные функции, связанные с управлением;
• расход времени на повторяющиеся операции, связанные с повседневной практикой;
• расход времени на разовые управленческие действия.
…
Отслеживая на протяжении всего периода своих записей способы выполнения ежедневных повторяющихся операций, вы увидите, что есть очень много возможностей экономии времени на эти операции.
Кроме этих чисто математических расчетов, ваш дневник даст вам массу полезной информации, не поддающейся цифровому исчислению, но носящей качественный характер. Наверняка половину выполняемой вами работы без ущерба для дела удастся перепоручить другим сотрудникам, а это масса свободного времени, которое можно будет потратить с гораздо большей пользой, повышая, например, свою квалификацию.
Анализ рабочего дня по дневнику
Внимательно рассмотрев те дела, которые приходится делать в течение дня, можно столкнуться с удивительными открытиями. Например, может оказаться, что многие функции вы выполняете просто по привычке, соблюдая некий ритуал, но никакой практической полезности выполнение этих функций не приносит.
…
Анализируя записи в дневнике, можно мысленно нарисовать себе типичную схему своего рабочего дня и выявить все ее недостатки и узкие места.
Иногда выясняется, что руководитель затратил время на решение определенных задач, не подумав о том, что результаты этих задач могут понадобиться еще не скоро. Например, вместо того чтобы в начале рабочего дня просматривать всю корреспонденцию, гораздо эффективнее поручить секретарю рассортировать письма и документы и предоставлять информацию по тому или иному вопросу именно в тот момент, когда этот вопрос становится актуальным.
…
Руководитель в первую очередь должен выполнять самую важную работу и тратить свое время на решение приоритетных задач.
Схема анализа
Составив на основе записей в дневнике примерный перечень ежедневно выполняемых работ, можно приступить к их рационализации. Выполнение работ, перечисленных в вашем списке, можно сделать намного более эффективным, если четко ответить на следующие вопросы:
• в чем заключается действительная цель данной работы, нужна ли она на самом деле, какими должны быть ее результаты, нельзя ли выполнять ее более простым способом;
• каков уровень приоритетности данной работы, является ли она обязательной или ее можно вообще исключить из перечня ежедневных работ;
• можно ли делегировать данную работу.
Если каждая из ежедневно выполняемых работ будет скорректирована с учетом всех перечисленных позиций, планирование рабочего дня будет происходить гораздо эффективнее. Именно исходя из этого нужно составлять обновленное, более оптимальное расписание своего рабочего дня.
…
Чтобы новый план был по-настоящему эффективным, он должен быть гибким.
Гибкость плана
Планирование рабочего времени не означает, что нужно составить жесткое расписание, в котором поминутно будут расписаны все ваши движения, и придерживаться его во что бы то ни стало. Более того, такая политика скорее всего приведет к непроизводительному расходованию времени, поскольку какая-нибудь запланированная, но неожиданно сорвавшаяся встреча может поставить руководителя в тупик, и он не будет знать, чем же ему занять этот непредвиденный перерыв.
Реальный план эффективного использования своего времени должен, кроме основных, изначально намеченных целей, предусматривать и дополнительные. В этом случае, если случится непредвиденная отмена каких-либо мероприятий, руководителю достаточно будет просмотреть список намеченных дополнительных работ, чтобы понять, как с наибольшей пользой можно использовать образовавшийся временной промежуток.
Время на работу с подчиненными
Кроме гибкости, при составлении нового оптимизированного плана использования рабочего времени следует более четко регламентировать время на работу с подчиненными. Для этого необходимо:
• установить четко определенные часы, в которые подчиненные могут обращаться к руководителю, и объяснить, что в другое время они могут его побеспокоить только в том случае, если речь идет об экстренной проблеме;
• требовать от подчиненных как можно более четкого и конкретного изложения сути вопроса, по которому они обращаются к руководителю;
• принять за правило, что, обращаясь к руководителю с какой-либо проблемой, подчиненный должен вместе с этим предложить и возможные пути ее решения.
Составляя обновленный бюджет своего рабочего времени, необходимо проанализировать, сколько времени в прошлом уходило на оценку всевозможных фактов, не имеющих непосредственного отношения к делу, а также на принятие управленческих решений, в которых не было необходимости. В новом бюджете таких непроизводительных временных затрат необходимо избегать.
