Ниже приведены современные стандартные обращения.
Обращаться Mrs принято к замужней даме.
Ms – более нейтральное и современное обращение к даме, семейное положение которой Вам не известно.
Окончание, подписьПри подготовке письма необходимо принять во внимание, что в английском языке обращение обязательно подразумевает вполне определенное окончание письма.
Ниже приведены стандартные пары обращение-подпись.
Золотое правило:
Если Вы в начале письма обращаетесь к адресату по имени, то закончить письмо нужно обязательно словами Yours sincerely (GB)/Sincerely yours (US). Если Вы не знаете имени адресата и обращаетесь нейтрально Dear Sir/Madam и т.д., то в конце письма должно стоять Yours faithfully (US/GB).
Если это Ваше не первое письмо к корреспонденту, и за время переписки у вас установились отношения более, чем просто формальные, допустимо в конце написать
Тема письма (сообщения)
Subject line
Эта строка информирует получателя письма о содержании последнего.
Re: Your application for the General Manager Position
Subject: Your order of June 2, 2004
Приложение
Encl
Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например, брошюра, рекламный проспект, схема общественного транспорта, Ваше резюме и т.п., то в последней строчке должно быть указано
Encl.
Можно встретить также сообщение о приложении с точкой в конце
Encl. или как Encls. Все три возможности считаются допустимыми.
Если Вы обязательно хотите непременно указать, какие именно дополнительные материалы приложены к письму, то в этом случае строчка приложения выглядит так:
Encl: Resume
Encl: Curriculum Vitae
Encl: Current Price List
Отправить копию
Сс:
Команда Сс: Ms Ann Smith после строчки приложение Encl означает, что копия письма будет послана Ms Ann Smith.
Таким образом, в самом полном виде образцовое письмо должно выглядеть следующим образом:
Cambridge School of Languages
2119 Mill Road *Cambridge *CB1 2AZ *UK
British School Publishing Ltd.
2 Inner Park Road Wimbledon
London 123 45ED UK
Our ref: XY 011 Your ref:
10 July 2004
Dear Ms Higgins
Subject: Your request for New Cambridge English Language Course
ТЕКСТ ПИСЬМА
Yours sincerely,
Подпись
Ivan Petrov
License Manager
Encl
Cc: Ms Mary Tailor
Безусловно, в Вашем письме могут не понадобиться некоторые частности, как, например, входящий и исходящий номера, копия или приложение. В таком случае вы безболезненно выбрасываете все ненужное из плана оформления письма с сохранением порядка и пунктуации оставшихся частей. Рассмотрите приведенные ниже примеры различных деловых писем. Обратите внимание, что каждое письмо составлено применительно к каждому конкретному случаю.
Пример 1.
Cambridge School of Languages
119 Mill Road
Cambridge CB1 2AZ UK
British School Publishing Ltd.
2 Inner Park Road Wimbledon
London 123 45ED UK
10 July 2004
Dear Ms Higgins
Subject: Your request for New Cambridge English Language Course
ТЕКСТ ПИСЬМА
Yours sincerely,
Подпись
Ann Smith
License Manager
Пример 2.
Mr A. Abrahamson
Head of the Recruitment Department
The Great Windsor Consulting
175 Abbey Road, London,
SF12 BU 34, UK
Maria Fetisova
10 Fifth Avenue
KL89, New York
09678 USA
August 15, 2004
Dear Mr Abrahams
Re: Chief Technology Officer Position ref. CTO/003
ТЕКСТ ПИСЬМА
Yours sincerely,
Подпись
Maria Fetisova
Encl: Resume
Пример 3.
Mr W.A. Mozart
Managing Director
Green Brienner Records, Ltd
54 Beetle Brook Road
Fansbury, CN 07896
USA
Maria Fetisova
2 Strawberry Hill
CA 09876, USA
August 19, 2004
Dear Mr Mozart
Agency Agreement
ТЕКСТ ПИСЬМА
Sincerely yours,
M.Fetisova
Подпись
Encl: Agency Agreement, 2 pages.
Некоторые специальные почтовые отправления
Ниже приведены знаки специальных почтовых отправлений. Это полезно знать, чтобы понять, какой почтой Вам пришло, письмо и какой почтой посылать ответ.
Air mail – отправить авиа почтой.
EXPRESS – срочная доставка... Для таких целей пользуются услугами как государственных экспресс – компаний, так и частных. В этом случае на почтовом отправлении указана компания, осуществляющая доставку... Обычно для доставки срочных материалов существуют гарантированные сроки.
В случае невыполнения сроков доставки почтовая компания, в принципе, обязана оплатить стоимость пересылки и издержки, вызванные неполучением почтового отправления в гарантированные сроки.
Printed matter – печатные материалы, которые обычно отправляются по низким тарифам.
Registered mail – заказное письмо.
Special delivery– доставка курьером от почтового отделения.
Zip code = Postcode – номер почтового отделения.
2. Цель письма. Текст письма. Общие правила
В самом общем случае деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениями продать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на работу и пр.) и письма с предложениями купить (продукты, услуги и пр.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и пр.) можно отнести к производным или результатам писем первых двух категорий.
Поэтому и стратегия, и стиль таких писем различны. Наиболее трудным делом, конечно, является категория писем о продаже, т.к. продать что-то всегда намного труднее, чем купить.
Золотое правило:
Никогда не делайте дословного перевода писем! Неважно, с какого языка на какой. Стандарты везде разные. Лучше всего – создать собственную базу данных, основой для которой послужат письма, приведенные в этой книге. Адаптируя образцы под свои нужды и пользуясь вначале Конструктором, Вы скоро получите свою уникальную базу данных и сможете самостоятельно писать письма любой сложности и назначения.
2.1. Представление компании
План письма с предложением сотрудничества, продуктов и услуг компании и пр. можно представить в следующем виде.
План письма
1. В первой вводной фразе сообщите о цели Вашего письма-представлении Вашей компании, продукта, услуг.
I am writing to you to introduce our company.
Я пишу Вам, чтобы представить нашу компанию.
I am very pleased to introduce our company.
Я рад представить нашу компанию.
Further to our telephone conversation I am very pleased to write you more about our company and its products.
Продолжая наш телефонный разговор, я очень рад сообщить Вам больше о нашей компании и продуктах, которые она производит.
With reference to our telephone conversation of May 19 regarding the educational software, I am very pleased to inform you.
В соответствии с нашим телефонным разговором от 19 мая, по поводу обучающих программ я очень рад сообщить Вам.
I am writing to you in connection with...
Я пишу Вам по поводу...
With reference to our telephone conversation this morning I am writing you to confirm...
Согласно нашему телефонному разговору сегодня утром, я пишу Вам, чтобы подтвердить...
I am writing to you regarding...
Я пишу Вам относительно...
You may remember we met and exchanged addresses at the CeBIT’2004 in Hannover.
Вы, возможно, помните, что мы встречались на выставке CeBIT’2004 в Ганновере и обменялись адресами.
We are a company which imports tools for the industrial and do-it-yourself markets.
Наша компания импортирует инструменты для промышленности и «Сделай сам» потребителей рынка.
2. Перечислите основные достоинства, новшества, преимущества предлагаемого продукта, услуг.
This is a new reviewed edition including more than 20 new pictures.
Это новое, исправленное издание, которое включает более 20 новых картинок.
3. Определите сегмент рынка, на котором Вы предлагаете представить Ваш продукт. Определите потенциальных потребителей.
