Нормальное расписание предполагает формулу 3/4 к 1/4, где четверть времени уделяется перерывам или смене вида деятельности. Вспомните школу: 45 минут урок и 15 минут перемена. В значительной степени то же касается и любых других мероприятий.
При составлении расписания помните, что наиболее запоминающимися становятся первое и последнее впечатления. Постарайтесь поставить именно в начало и конец мероприятия самых интересных и запоминающихся докладчиков, самые интересные выступления артистов и т. п.
Практические рекомендации
Короткие советы выступающим на мероприятиях.
– Помните, что презентация, сделанная вами в PowerPoint, не заменяет презентации, а лишь иллюстрирует ее. Поэтому не старайтесь разместить в ней все, что вы хотели сказать, – только основные идеи. Вы будете выглядеть как минимум странно, если будете читать все с экрана.
– Темные буквы на светлом фоне читаются гораздо лучше, чем светлые буквы на темном.
– Шрифт меньше чем 14 кегль скорее всего не будет читаться начиная с середины зала.
– Больше четырех строк на слайде не читается.
– Обязательно вышлите файл с презентацией организаторам заранее. Дату, когда его нужно прислать, называют не по звездам, а ориентируясь на сроки выхода тиража брошюр.
– Даже если вы выслали файл с презентацией, захватите с собой копию – так будет надежнее.
– Имейте с собой распечатку слайдов. Если компьютер или проектор сломается, вы все же сможете выступить.
– Если вы вставляете в презентацию звуковые или видеоматериалы, заранее перед выступлением проверьте, как это будет выглядеть на экране. Это не ваш компьютер, и вы не знаете наверняка, какие программы там установлены, хватит ли компьютеру памяти и т. д.
– Не заумствуйте. Лучше пошутите.
Перед первым публичным выступлением я очень волновался. Мне нужно было выступать около часа, а я боялся, что все расскажу за первые десять минут… и – упс – что же мы будем делать в оставшиеся пятьдесят? Справиться с этим страхом помогло то, что мы с коллегами несколько раз прорепетировали. Я точно знал, что при любом темпе выступления я буду говорить никак не меньше сорока пяти минут, а остальное время можно будет занять либо вопросами, либо демонстрацией небольшого фильма.
Когда вы что-нибудь говорите, убедитесь, что вы сказали именно это. Шансы на то, что вы сказали именно то, что хотели, более чем относительны.[2]
И.Б.Уайт
Рекомендации для модератора (ведущего заседания)
Перед заседанием (конференцией) модератору следует:
– предварительно ознакомиться с текстами докладчиков заседания и тематикой их выступления;
– узнать немного о докладчиках;
– познакомиться с ними;
– подготовить к ним 3–4 вопроса – для общего обсуждения;
– подготовить 2–3 вопроса к аудитории на случай, если она будет пассивна во время запланированной дискуссии;
– в случае необходимости или по просьбе докладчиков дать задания для технического персонала организаторов;
– предупредить докладчиков о сигналах к завершению выступления и о том, что доклад будет прерван при серьезном превышении времени выступления.
Во время заседания модератор должен:
– поздороваться с аудиторией, представиться;
– представить выступающего;
– сказать несколько слов о теме заседания или о чем-нибудь еще, если во время подготовки к выступлению докладчика возникла пауза;
– во время выступления следить за реакцией зала, другими выступающими, в случае необходимости известить организаторов о возникновении проблемы;
– поблагодарить выступающего;
– в случае если выступление длится дольше запланированного, подать об этом сигнал докладчику;
– в случае если докладчик серьезно превышает время, отведенное ему на выступление, тактично прервать его, поблагодарить и представить следующего докладчика;
– после окончания всех выступлений предложить задавать вопросы докладчикам;
– указывая на желающих, дать возможность задать вопрос;
– в случае если вопрос был задан тихо или неясно, повторить вопрос для зала и для переводчиков;
– в случае если вопросов из зала нет, задать докладчикам или аудитории свои подготовленные вопросы;
– по окончании заседания еще раз поблагодарить всех докладчиков за выступление, аудиторию – за внимание, объявить перерыв и пригласить всех на обед (кофе).
После заседания модератору рекомендуется:
– ненадолго остаться в президиуме или рядом с ним, чтобы ответить на вопросы подошедших участников;
– поделиться своими замечаниями с организаторами.
Подведем итоги этого раздела. Обязательными составляющими великолепного мероприятия являются:
– внятная цель;
– правильное время;
– правильное место;
– подготовленные люди;
– грамотное руководство;
– техническое оснащение;
– атмосфера, задействующая все пять чувств;
– хороший сценарий.
Все это важно в совокупности: плохая проработка любого из этих пунктов сведет на нет все ваши усилия. Чтобы этого не произошло, необходимо четкое планирование, о котором сейчас и пойдет речь.
Планирование
Составление плана работ
Внимание!
Существует мнение, что время, отведенное на реализацию некоего проекта, – фиксированная величина. Разница в том, сколько времени вы тратите на подготовку и планирование. Попробуем представить это графически.
Вопрос: какой вариант лучше?
Очевидно, что второй: он обходится дешевле, и ошибок в этом случае будет меньше. Постарайтесь уделить достаточно времени планированию и подготовке.
Особый фокус состоит в том, что необходимо уделять особое внимание аккуратности исполнения плана – иначе зачем его составлять? Если вы подготовили его, то нужно обязательно его осуществить.
Основные элементы планирования:
– цели и задачи мероприятия;
– концепция мероприятия;
– время и место проведения;
– время и темп исполнения;
– пути достижения целей;
– необходимые ресурсы и распределение работ:
а) персонала;
б) техники и оборудования;
в) бюджета;
– работа с поставщиками и субподрядчиками.
Дальше мы рассмотрим некоторые из элементов подробнее, а работе с поставщиками, управлению персоналом и выбору места проведения будут посвящены отдельные главы.
Формулирование целей и задач мероприятия для его участников
При подготовке плана продумайте, как будут звучать цели мероприятия для его участников. Они должны быть понятны, должны отвечать интересам выбранной аудитории, решать их проблемы или делать жизнь лучше, удобнее.
