Читаем без скачивания Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом - Сергей Владимирович Бехтерев

Совещания проходят с участием и под руководством людей. А восприятие людей подчиняется очень интересным законам: законам композиции.

Один из законов композиции гласит, что для эффективного восприятия материала процесс передачи этого материала должен включать в себя: вступление, основную часть, кульминацию и завершение.

Эти составляющие, если присмотреться, есть почти у всех событий, связанных с человеком. У фильма, рассказа, шоу, спортивного боксерского матча, рабочего дня и даже целой жизни. Люди едят по законам композиции, спят по законам композиции, влюбляются и ссорятся по законам композиции и даже занимаются по этим законам любовью.

Увы, процесс подготовки и проведения многих совещаний нарушает этот закон.

Давайте разберемся, каким образом применим закон композиции к совещаниям.

Процесс эффективного управления совещаниями, исходя из законов композиции, состоит из следующих этапов:

1. Подготовка совещания. Цель этого этапа заключается в том, чтобы все участники одинаково поняли цели совещания, поработали со всей необходимой информацией, чтобы быть в едином информационном поле, которое даст возможность понимать контекст дискуссии без переспрашиваний и уточнений. Совещание – это не лучшее место для уточнения информации. Совещание – это место, где принимаются решения на основе информации. Если цель этапа подготовки не выполнена, то совещание точно не будет эффективным, так как участники не будут понимать контекст и будут тратить время на уточнение информации вместо того, чтобы принимать решение на ее основе.

2. Старт совещания. Этот этап может занимать от 2 до 10 % времени совещания. Цель его – сфокусировать участников на достижении целей совещания, а также дать им дополнительный энергетический импульс для дальнейшего проведения совещания. Конечно же, это время должно быть посвящено обсуждению общих и единых для всех участников вопросов. Желательно, позитивных и эмоциональных. И это тоже важный этап, как и все составляющие композиции. На многих совещаниях нам приходилось наблюдать очень грустное начало, вроде слов председателя: «Всем добрый день, начинаем с первого вопроса повестки…». Нет, так не годится. Начинайте с драйва.

3. Основная часть совещания. Этап может занимать до 90 % времени совещания. Его цель – обязательно ответить на все запланированные вопросы. Это так же обязательно и важно для команды, как выполнить план дня для человека. Повестка совещания выполнена, команда стала чуточку сильнее.

4. Кульминация совещания – это всего одно предложение, после которого участники понимают: цель совещания достигнута, все собравшиеся – молодцы! Обычно это предложение произносит председатель. Желательно, чтобы после этого оставалось еще около 10 % от запланированного бюджета времени. Ибо следующая составляющая часть также очень важна.

5. Завершение, подведение итогов совещания. Этот этап может занимать до 10 % времени совещания. Его цель – закрепить достигнутые договоренности, сфокусировать участников на обязательном их достижении. Перефразируя Сократа, если хочешь, чтобы тебя поняли, сначала расскажи, о чем ты хочешь рассказать, потом, собственно, расскажи, а потом расскажи, о чем ты только что рассказал.

6. Обязательное сопровождение достижения результатов, выполнения договоренностей совещания. Увы, но мы в своей практике встречали немного сильных корпоративных культур, в которых договоренности выполняются без контроля, с первого раза. В большинстве организаций необходима поддержка на этапе выполнения договоренностей.

Если договоренности на совещании достигнуты, то они должны быть реализованы. Ибо тогда команда и культура станут чуточку сильнее. А если договоренности не будут достигнуты, то и команда, и культура станут чуточку слабее.

Итак, все эти 6 этапов формируют полный бизнес-процесс создания ценности с помощью совещаний. И на каждом из этих этапов могут быть ответственные за их результативность. Но почему-то в большинстве компаний за все эти этапы отвечает только один человек – председатель. Мы считаем, что это неправильно.

Мы рекомендуем обязательно выбрать ответственных за выполнение следующих ролей на соответствующих этапах подготовки, проведения и отслеживания договоренностей совещаний:

• Председатель совещания. Отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Если правил нет – то за все отвечает он. Если правила есть – то часть своей ответственности он может переложить на команду, введя нижеприведенные роли для каждого типа совещаний. Но финальная ответственность за результативность остается на нем. Выигрывает всегда команда, проигрывает только тренер.

• Организатор совещания. Отвечает за этап подготовки совещания: приглашение всех участников на встречу, бронирование ресурсов, информационную подготовку участников совещания.

• Участник совещания. Отвечает за свою личную заблаговременную подготовку и ознакомление с информацией, а также за продуктивное обсуждение на самом совещании. Если принятых правил нет, то участники почему-то предпочитают знакомиться с информацией на самом совещании.

• Секретарь совещания. Отвечает за эффективное онлайн-протоколирование совещания. Также он может отвечать за соблюдение контекста совещания. Но мы рекомендуем разделить эти роли между участниками.

• Хранитель темы. Отвечает за соблюдение повестки совещания. Он должен сигналить всем в случае нарушения повестки совещания. Например, поднимать руку и произносить: «Контекст» или «Мы ушли от темы, возвращаемся».

• Хранитель времени. Отвечает за соблюдение временных границ совещания. Например, он может за 2 минуты до окончания выделенного времени обсуждения вопроса сигнализировать о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

• Хранитель знаний. Отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать в виде решения, задачи или вопроса, которые можно обсудить позже. Для этого достаточно сказать: «Предлагаю это зафиксировать».

• Хранитель энергии. Отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то он должен приостановить совещание и провести повышающее энергию мероприятие. Для этого ему достаточно произнести одно слово: «Перезагрузка».

• Драйвер достижения результатов. Этот человек поддерживает достижение результатов совещания. Он отвечает за актуализацию информации о выполнении результатов совещания и регулярное информирование участников об этом. В слабых корпоративных культурах этот сотрудник также отвечает за напоминание участникам о выполнении решений совещаний. Как правило, эту роль выполняет секретарь совещания.

Эти роли подходят для каждого из четырех выделенных нами ранее основных видов совещаний. Однако каждое из этих видов совещаний готовится, проводится и отслеживается по-разному. Давайте разберем каждый этап более подробно.

Скажите, пожалуйста, чего на ваших оперативных совещаниях больше – информирования или обсуждения и принятия решений? Удивительно, но часто преобладает именно информирование. А вы в курсе, что человек воспринимает информацию, когда он читает, примерно в 7–10 раз быстрее, чем аудиальную, когда он слушает? Поэтому старайтесь минимизировать информирование на совещании, оставляя только самые грандиозные и позитивные новости и вставляя