SMS-сообщения не требуют представления и часто допустимы без вежливого прощания, если только вы не пишете собеседнику в первый раз. В этом случае рекомендуется представиться или поставить подпись.
Если вы уверены, что собеседник занес ваш номер в список контактов, в дальнейшем ваше имя подскажет ему сам телефон. Если же вы поздравляете кого-то с праздником или днем рождения, то подпись не помешает, чтобы ваше сообщение не пропало среди других. Также представиться следует, если вы отправляете сообщение с чужого номера.
Стиль общения с помощью SMS не требует лишних слов, в переписке с друзьями и родственниками активно применяются смайлы, выражающие эмоции и чувства. Однако, если вы используете SMS в деловом общении, продолжайте общаться с собеседником на «вы» и в том же стиле, как в жизни, не забывайте написать имя и отчество. Начинать деловое общение с SMS не рекомендуется, о возможности такого общения следует сначала договориться. В виде SMS часто пересылается такая информация как номера телефонов, адреса.
Для удобства использования изучите язык SMS: принятые сокращения и замены букв и цифр, так вы сможете быстрее отправить короткое сообщение и понять полученное. Однако стоит учитывать, что чрезмерные и придуманные самостоятельно сокращения могут исказить смысл, также как лишние или отсутствующие знаки препинания.
Не рекомендуется приглашать на праздники, а также сообщать неприятную информацию с помощью SMS. Допустимо поздравить близкого друга или родственника или уточнить время начала праздника после того, как вы договорились по телефону. Официальное приглашение, ответ на приглашение, а также сообщение для руководства или важного партнера также не отправляются в виде SMS.
С помощью коротких сообщений не выражают соболезнования; если вы не можете прибыть на церемонию прощания или позвонить, лучше пришлите письмо или открытку.
Быстрота ответа на полученное сообщение диктуется ситуацией и здравым смыслом, однако если вы не можете ответить быстро, оповестите собеседника о том, что его сообщение получено и укажите примерное время ответа.
Если вы не можете дозвониться до собеседника или не получаете ответа, не стоит закидывать его или ее ежеминутными вопросами: «Ты где?», «Когда ответишь?» Лучше отправить сообщение, что вы ждете ответ и набраться терпения.
Если информация слишком важна, лучше сообщить ее по телефону. Выключив, забыв или отложив мобильный телефон, человек может не заметить пришедшее сообщение.
В целях безопасности отвечать на SMS с неизвестных номеров не стоит. Угроза по SMS воспринимается также негативно, как и личная.
В связи с тем что сообщение может быть случайно или по желанию получателя прочитано третьим лицом, следует следить за его лексикой и содержанием.
В театре, во время траурной церемонии, на свадьбе, банкете, юбилее и на совещании желательно отключить звук и не отвлекаться на написание сообщений. Если вы получили сообщение во время разговора, подождите с ответом, пока не закончите беседу, или, извинившись перед собеседником, ответьте кратко.
Конфиденциальность SMS важна так же, как и в личной переписке, читать чужие сообщения без разрешения неприлично.
Вступив в длительную переписку, сообщите собеседнику, если вы вынуждены прервать разговор.
Телефон (мобильный телефон)
Общение по телефону, тем более мобильному, не должно доставлять неудобств окружающим. Рекомендуется выключить звук телефона в театре, на презентации и конференции, принимая участие в свадебном торжестве, на банкете, траурной церемонии.
Приоритет телефонного звонка во время личной беседы определяется статусом собеседников и необходимостью. Согласно общему правилу телефон не должен надолго прерывать личную беседу. Извинившись перед собеседником, снимите трубку и назначьте другое время звонка.
Если звонок более важен, чем текущая беседа, то извинитесь и сообщите, что на звонок обязательно должны ответить: «Извини, это займет несколько минут, затем мы продолжим наш разговор».
Руководителю допустимо попросить сотрудника зайти к нему немного позднее: «Извините, мы продолжим позже». Подобной фразы должно быть достаточно, чтобы сотрудник покинул кабинет. Выпроваживать жестами из кабинета позволительно лишь друзей-коллег, равных по рангу.
Если важный звонок застал вас во время совещания, придется, извинившись, выйти из кабинета самому. Прерывать совещание позволительно лишь руководителям высокого ранга.
В домашней обстановке позволительно покинуть комнату для ведения разговора, если в ней шумно или там находятся гости или дети, однако если вы не хотите вести разговор при партнере, следует извиниться и найти повод, иначе разговор может вызвать лишние подозрения.
Использование мобильного телефона в общественном транспорте не должно доставлять неудобство окружающим. Не говорите слишком громко, обсуждайте лишь важные вопросы – место и время встречи, срочные покупки.
Не стоит превращать разговоры по телефону в развлечение, особенно в маршрутном такси. Нетактично обсуждать личные и интимные, финансовые и политические темы.
На время свидания телефон по возможности следует отключить. Если вы ждете важный звонок, разговор должен быть кратким, иначе он отвлечет вас от партнерши.
Если звонок застал вас в лифте, извиняться перед другими пассажирами не требуется, но учтите, что ваш разговор будет услышан. В общественном месте прервать разговор лучше вежливо, даже если вы рассержены на звонящего. Возле кассы разговор лучше прервать, а не собирать покупки в корзину одной рукой.
Стоит учитывать, что если вы разговариваете по гарнитуре в магазине, общественном транспорте или на улице, не исключено, что прохожие воспримут реплики на свой счет.
Интонация
Особенность телефонного общения состоит в том, что вы не видите собеседника, в связи c чем на результат разговора влияют тон, тембр, громкость и четкость голоса. Эмоциональную окраску и настроение передает интонация.
Поза говорящего, его действия во время разговора и манера говорить играют решающую роль. Из практики известно, что голос человека, развалившегося на диване или в кресле, звучит иначе, чем у сидящего прямо. Зевки передадут скуку и незаинтересованность собеседника. Не рекомендуется совмещать деловой и важный разговор с чашечкой кофе.
Разговор с набитым ртом – моветон. Редким исключением может стать краткое общение «на бегу» с близким, понимающим ситуацию человеком. Во время разговора не рекомендуется курить и жевать жвачку, все это слышит собеседник.
Удары по клавишам слышны в трубке и демонстрируют собеседнику вашу занятость чем-то другим, так что печатать при разговоре допустимо лишь в случае, если это необходимо.
Следите за дыханием: учащенное дыхание сбивает ритм и меняет тембр голоса. Известно, что сознание человека лучше воспринимает низкие тона, в связи с чем не рекомендуется повышать голос. Нежелательные высокие тона возникают в момент рассерженности и возмущения. Повышению тона голоса также способствует быстрота разговора.
Следите за четкостью и скоростью произнесения слов, особенно имен, адресов и другой важной информации. Если вас переспросили, спокойно продиктуйте слово по буквам. Немного медленнее следует говорить с детьми и пожилыми людьми, так они лучше вас поймут.
Не кричите, крик дополнительно искажается при разговоре по телефону. В случае необходимости откашляться, извинитесь. Смягчить горло поможет глоток воды, сделайте его незаметно, во время реплики собеседника.
Разговор
Набирая чей-либо номер, оцените, насколько удобно будет разговаривать вашему собеседнику. Если вы позвоните в момент, когда он занят или собирается уходить, обсудить тему подробно не удастся. Будет правильно уточнить, есть ли у собеседника время для разговора. Если он занят, уточните, когда вам стоит перезвонить или предложите связаться с вами в удобное время.
Приветствие и прощание важны в каждом разговоре, даже коротком. Психологи советуют заменить приветствие «Здравствуйте» на «Добрый день» и «Доброе утро».
Не обижайтесь, если секретарь спросит ваше имя, это его обязанность. Подобное уточнение в частном разговоре считается нетактичным, словно желаемого собеседника могут и не пригласить, однако спорить не стоит, лучше назвать свое имя, если вы еще не представились сами.
Представиться следует в случае делового звонка, а также приветствуя знакомых людей. Обращаясь к незнакомым людям представляться не обязательно, лучше действовать по ситуации.
Рекомендуется записывать важные моменты – адреса, имена, даты. Ведению конструктивного разговора помогают уточняющие и подводящие итог вопросы.
Перед началом делового разговора рекомендуется записать имя собеседника, обозначить в нескольких словах цель разговора.
