Если этопозволяют условия вашей работы, то вы можете попытаться составить список необходимых дел к концу каждого дня. Если это возможно, обязательно сделайте так. Я очень часто так делаю, передавая часть дел своим поверенным, особенно это касается брокеров на бирже. Лучше, пускай я заработаю немного меньше, но у меня нет необходимости каждый день бывать на бирже.
Не исключено, что вы заранее знаете о невозможности выполнить все намеченные дела. Когда у вас в списке слишком много дел, то лучше заранее выбрать дела, которые можно выполнить, и дела, которые вы не сможете сделать, что лучше делать, (а что не делать), чем положиться на волю случая.
Я хочу особо подчеркнуть: вы должны определить приоритеты. Некоторые люди хотят включить в списки как можно больше разных дел. В результате у них высок процент выполнения их планов, но эффективность их деятельности низка, потому что задания, которые они выполняют, относятся к группе "В".
Другие люди любят начинать выполнять дела по порядку в строгом соответствии с их очередностью в списке, не зависимо от значимости этих дел. Самое лучшее - это взять ваш список и поставить возле каждого дела "А", "Б" или "В" в зависимости от их важности для вас.
Выделяйте главное
Постарайтесь внимательнейшим образом отнестись к распределению приоритетов. Мой богатый папа любил повторять фразу: "Боже, дай мне силы сделать то, что я могу сделать, терпимость, чтобы смириться с тем, что я не могу сделать и мудрость, чтобы отличить одно от другого".
Лично я люблю раскрашивать записи в списке и помечаю менее значимые дела черным цветом, а более значимые - красным. Для людей, которым нелегко придерживаться приоритетного распределения дел, я рекомендовал разделять список на три листка: на первом записывались дела "А", на втором - дела "Б", а на третьем - многочисленные дела из группы "В". При этом, чтобы списки "А" и "Б" помещались поверх списка "В".
Поэтому всякий раз, если вы обращались к списку "В" прежде, чем дела из первых списков не были завершены, вы осознавали, что используете свое время не самым лучшим образом.
Дела, упомянутые в списке "Что надо сделать", можно группировать по-разному. Их можно распределить в зависимости от характера дел: "поговорить по телефону", "написать", "подумать", "принять решение", "продиктовать". Вы можете объединить ваши дела по сходству содержания дел (допустим, "инвестирование, бизнес") или по общему месторасположению (несколько ваших клиентов, проживающих в одном и том же месте). Можно объединить вместе дела, относящиеся к одному и тому же лицу (несколько дел, требующих внимания вашего банкира).
Не переживайте, если вы не смогли выполнить все в вашем списке
А теперь начинайте работать по списку, выполняя задания "А" до того, как приступили к делам "Б", а дела из категории "Б" исполняйте до того, как сделаете дела "В". Возможно, что иногда вы выполните все дела из вашего списка, но, скорее всего, у вас не хватит времени, чтобы справиться со всеми. Если вы делаете их в порядке их значимости, то и в этом случае может так получиться, что вы не сделаете все дела "А". Иногда вы сможете сделать дела "А" и "Б". Другой раз - все дела "А", "Б" и лишь несколько дел "В". Лишь редко вы сможете добраться до конца вашего списка.
При выполнении списка важна не сокрушительная победа над ним, а ваше активное участие в правильном использовании времени. Если вы справились с выполнением дел из группы "А", не спешите переходить к делам "Б" и "В", а подумайте: не включить ли в список другие дела "А", о которых вы думали, но не включили.
Раз уж у вас появилось дополнительное время, почему бы не начать эти дела сегодня? Многие служащие, домашние хозяйки и научные работники приходили на мои семинары, не только потому, что хотели обучиться инвестированию, но и для того, чтобы "их организовали". Через пару месяцев большинство из них сообщало, что они "стали более организованными" благодаря тому, что они регулярно определяли задания на день и распределяли их в порядке важности.
Правильное использование времени пригодится не только на работе, но и дома. Нет необходимости внедрять трудовой ритм в домашнюю жизнь, но вы сможете лучше организовать выполнение необходимых дел с помощью списка "Что надо сделать" и, избавившись от них, сумеете лучше расслабиться.
Если вы будете делать больше дел "А" и меньше дел "В", то ваши ценности постепенно изменятся. Старые дела из категории "А" будут давать стимул для появления новых дел "А" и "Б", а старые дела "Б" уходить на второй план и превращаться в дела "В". Некоторые же дела "В" вы будете постепенно удалять из вашего списка.
Как делать больше наиболее значительных дел
Изменения в иерархии ваших ценностей отражают не только перемены в ваших вкусах, но и ваше самосовершенствование. Допустим, год назад выполнение дома не сделанных на работе дел было для вас делом "А". Но сейчас у вас изменились вкусы, и курсы по инвестированию, которые были для вас год назад делом "Б", переместились в группу "А". Еще полгода назад передача своих капиталов менеджеру взаимного фонда было для вас делом "А". Однако с тех пор вы изменили свое отношение к инвестированию, и придерживаться приоритетов полугодовой давности означало просто замедлить процесс продвижения к своей цели, и попросту терять свои деньги, недополучая возможного дохода.
Если вы уже инвестор, который постоянно повышает объем инвестирования, в нынешнем году уже не будете считать сделки в 100000 долларов делами из группы "А". Теперь вашей главной целью будут контракты в 250000 долларов и выше, сделки менее 250000 долларов перейдут в категорию "Б", а сделки менее 100000 долларов будут делами "В". При этом, если вы будете постепенно отказываться от ряда дел из категории "В", то он сможет больше усилий посвятить наиболее выгодным сделкам из группы "А".
Мой опыт свидетельствует о том, что большинство инвесторов только выиграют, если они на 20 процентов сократят число своих сделок, сосредоточившись на наиболее прибыльных и перспективных.
Упражнения перейдут в привычку
Возможно, осваивая контроль над временем, вашим делом "А", на первых порах, станет изучение того, как вы тратите каждые пять минут. Только так вы сможете разобраться, куда у вас уходит время. Однако по мере того, как вы добьетесь совершенства в анализе ваших расходов, постоянное самонаблюдение за расходом времени станет для вас делом "В", а потом будет осуществляться автоматически.
Правда, если вы снова пожелаете проверить или усовершенствовать ваш контроль над временем, то наблюдение за расходованием вами драгоценных минут снова может стать делом "А". Человек, который научился правильно расходовать время, не будет тратить его попусту, придерживаясь устаревших целей или пытаясь довести до абсолютного совершенства одно из дел "А". Он будет стремиться осуществить каждое дело "А" и будет помнить, что как только он решил, каким образом ему стоит использовать время, он должен немедленно воплотить в жизнь свое решение
Глава 11
Дела, которые лучше оставить несделанными
Вероятно, многие из вас не раз с энергией занимались пустяковыми делами (чтобы получить удовлетворение оттого, что вы хорошо с ними справляетесь), в то время как гораздо более важные дела простаивали, потому что вы боялись приступить к ним, не справиться с ними или сделать их плохо.
