Читаем без скачивания Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

• напишите все свои контактные данные;

• дайте инструкции, когда вам можно звонить, а когда нет;

• сообщайте о любых изменениях в ваших договоренностях по ходу дела;

• заранее обговорите рабочую нагрузку, которую вы передаете другим и объясните срочность таких задач;

• составьте план на случай чрезвычайных ситуаций. Например, оставьте копии своего паспорта, кредитных карт и тому подобного в офисе – любые беды можно решить одним телефонным звонком (но проверьте свою страховку, прежде чем отправиться в путь!).

Эта мера нужна не для того, чтобы сэкономить время, а для того, чтобы оно не растрачивалось зря, если вдруг понадобится такая информация. Подумайте также, что можно сделать в офисе за время вашего отсутствия (даже такие варианты, как генеральная уборка).

Хотя области потенциальной экономии времени растут по мере продвижения книги, и это само по себе полезно, всегда следует помнить, зачем нам нужно время. Просто чтобы выполнить задачи, которые диктует работа, – это слишком упрощенный ответ на этот вопрос, ведь в большинстве случаев, если не во всех, некоторые задачи важнее других.

Резюме

• Опять-таки было напоминание о том, что мелочи важны и что освоение одной тактики за другой составляют общую картину.

• Никогда не думайте, что время теряется «просто так» и что с этим нельзя ничего поделать.

• Рассматривайте проблемы вовремя и ищите практические решения, которые если не устранят проблему, то хотя бы минимизируют ее.

05

Электронные письма: удобства или черная дыра времени?

Ей пользуются все. Все мы тратим время на нее. Электронная почта – один из самых быстрых способов связаться с другими людьми, мгновенно отправляя письма, записки, изображения или музыку с одного компьютера на другой по всему миру через Интернет. В крупных организациях тоже есть внутренние сети. Технические особенности не должны нас здесь беспокоить, в отличие от проблем с коммуникацией и их влиянием на производительность и рациональное использование времени. Подобные проблемы настолько важны, что заслуживают отдельной главы (хотя, безусловно, здесь будут пункты, которые применяются к более широкому кругу тем). Частое использование электронной почты экономит время на составление писем, и вы получаете желаемый ответ чаще, что также эффективно сказывается на времени.

Поскольку принципы использования напрямую влияют на производительность, некоторые приемы о наиболее подходящих вариантах изложены более детально.

Примечание. Язык и качество письма важны, и недолжное отношение к ним может вызвать путаницу или двусмысленность и, следовательно, потерю времени: пропустив всего одну запятую, можно вызвать недопонимание у читателя. Хотя одним из важных факторов здесь значится язык, данная книга не является исчерпывающим писательским руководством (хотя я писал на эту тему в книге «Как писать отчеты и предложения» (How to write reports and proposals), вышедшей в одной серии с этой и недавно заново переизданной).

В рабочей среде электронная почта часто используется в качестве аналога для других видов связи и полезна для уменьшения количества личных встреч или, к примеру, телефонных переговоров, что также экономит время.

Но использование электронной почты может быть чрезмерным, если личные встречи сокращаются в ущерб отношениям или деловому сотрудничеству. Важно найти баланс в использовании разных форм коммуникации. В некоторых крупных организациях есть правила, позволяющие устранить любые негативные последствия (например, в четверг не следует отправлять внутренние электронные письма), тем самым давая людям возможность общаться лицом к лицу. Слабо развитые отношения также могут тратить время, затрудняя сотрудничество.

Из-за того что отправить электронное сообщение – дело пяти секунд, люди находятся под давлением: необходимо единоразово отправить сообщение с четким посылом. Люди также быстро отвечают на электронные письма, «набрасывая» ответ и не придавая особого значения словам. С подобной практикой нужно что-то делать, так как любая путаница или двусмысленность влияет на количество потраченного на объяснения времени.

Привлекательность электронной почты, несомненно, заключается в ее скорости. Письмо отправляется практически сразу же после нажатия кнопки «Отправить». Ваше сообщение будет молниеносно получено после его отправки. Скорость любого ответа зависит только от того, как регулярно проверяется электронная почта и сколько времени тратится на ответ. Такая система «туда-сюда» при общении по электронной почте имеет свои плюсы: быстрая реакция и повышение эффективности.

Электронная почта против обычной почты

Сообщения по электронной почте могут быть и, как правило, являются менее формальными, чем написанные от руки письма. Важное напоминание: уровень формальности при общении должен быть выбран мудро.

Есть те, кому вы можете писать очень неформально (включая столько аббревиатур, грамматических сокращений, минимальных знаков препинания и причудливого написания, сколько пожелаете), если смысл вашего сообщения ясен. Но другие (клиенты, старшие коллеги) могут обижаться на вас или даже осуждать за подобное. Иногда (часто? обычно?) электронное письмо должно быть написано так же, как и любое важное письмо. Безопаснее всего принять довольно формальный стиль и, конечно, ясный и оказаться на стороне большей, а не меньшей формальности, если вы не уверены. Вас предупредили! Корректура и проверка орфографии здесь так же важны, как и в любых других документах.

Основная цель электронной почты – не длительная переписка, а обычно краткий диалог для прямой передачи или сбора информации. Длинные электронные письма трудно читать и воспринимать на экране. По этой и другим причинам иногда лучше выбирать другие средства связи (или ту же информацию, что и по электронной почте, можно отправить вдобавок обычным письмом). Более детальную информацию можно добавить в виде вордовского документа, прикрепленного к электронному письму, но вы должны быть уверены, что кто-то потратит время на ознакомление с ней и посчитает ее достаточно важной для этого. Тем более для распечатывания.

Никогда не забывайте, как легко игнорировать электронную почту. Один щелчок – и за секунду письмо ушло навсегда.

При ответе на электронное письмо вам не нужно тратить время на поиск имени отправителя, адреса и должности. Достаточно просто нажать кнопку ответа, и их адрес отображается в верхнем левом углу страницы. Можно сохранить копию отправленного сообщения на странице, чтобы вы могли ссылаться на нее, что облегчает и ускоряет процесс составления ответа.

Электронная почта: возможные недостатки

Электронная почта не всегда прекрасна. Рассмотрим несколько примеров.

• Очевидно, что невозможно общаться с кем-то в электронном виде, если у получателя не настроен компьютер для получения электронной почты или если он не находится рядом с ним или рядом с другим устройством, у которого есть доступ в Интернет.

• Соглашение по электронной почте имеет такую же юридическую силу, как и официальный документ; воспринимая его иначе, можно напороться на проблемы.