Приклеить этикетки на папки, а не на крючки, на которых они висят. Это позволит вам взять папку на встречу или в поездку и не тащить при этом за собой крючок.
На каждый крючок вешайте только одну папку. Тогда шкаф будет визуально аккуратным. Необходимость перекалибровать алфавитную систему каждый раз, когда какая-нибудь папка заполняется — это слишком хлопотно.
Пусть у вас будет несколько свободных крючков и пустых папок в запасе, так чтобы вы могли быстро управляться с новыми приходящими папками.
Прочищайте ваши хранилища хотя бы раз в год
Регулярная прочистка вашего архива не даст ему зарости плесенью, это также потакает вашей прихоти держать все на видном месте «на случай, если понадобится». Вы знаете, что через несколько месяцев в любом случае все это будет пересмотрено, и вы можете принять повторное решение, что стоит хранить, а что можно и выкинуть. Как я уже говорил, я прочищаю мою систему, когда я жду, когда мне ответят по телефону.
Я рекомендую всем организациям учредить День Разгребания Мусора, когда все сотрудники буду приходить на работу в драных джинсах, отключать свои телефоны и разгребать весь накопленный материал.[5] У всех будет официальное разрешение потратить целый день на уборку. Здорово было бы поставить в план и Индивидуальный День Разгребания мусора где-нибудь на выходных или когда вы в отпуске, в конце года, или ранней весной, или прямо перед сдачей бухгалтерской документации, когда вы хотите завершить все финансовые дела уходящего года..
И напоследок…
Вы выделили время, организовали рабочее место, озаботились необходимыми инструментами и принадлежностями — словом, всем, чтобы начать внедрять технологию.
Что теперь?.
Если вы решились выделить определенное время на организацию рабочего места, тогда вам надо сделать кое-что ещё, чтобы эта организация была эффективной — на время процесса обустройства избавьтесь от всех иных обязанностей. Если вам нужно-таки сделать супер-важный звонок или что-то забрать у секретаря, или поговорить с супругой — сделайте это сейчас. Или же решите, когда вы этим займетесь и поставьте напоминание, чтобы не забыть. Совершенно необходимо, чтобы все ваше физическое внимание было уделено процессу реорганизации.
Почти без исключений, когда я начинаю тренировать людей, даже если они выделили время и деньги, они все равно не разделались с делами для того, чтобы выпасть из жизни на пару дней и заняться своим рабочим местом. «Ах, да, мне надо перезвонить этому заказчику на днях», говорят они, или «Я должен связаться с женой, спросить, купила ли она билеты на сегодня». Я полагаю, что если такое количество далеко не самых простых людей игнорируют ответственность перед собой, это явный показатель определенной нехватки зрелости нашей культуры.
Разобрались? Отлично. Теперь самое время все ваше «разное» в одном месте.
Глава 5. Сбор информации: собираем «разное»
Я уже говорил об основной процедуре сбора информации во второй главе. Эта глава более подробно повествует о том, как собрать все «разное», все незавершенные дела в одном месте. Это первый необходимый шаг на пути к «кристально чистому сознанию». Соберите хотя бы несколько дел помимо проектов, над которыми вы сейчас работаете, и вы уже сможете почувствовать себя лучше. Когда же вы соберете все, абсолютно все 100 %, у вас появится новая точка, из которой вы и будете двигаться к вершинам личной эффективности.
Над этой частью организационного процесса я работаю с клиентом, как правило, часов шесть, правда, однажды мне попался такой, который ковырялся все 20 (я ему потом уже сказал «Ладно, вы общую идею поняли уже»). Сбор может занять больше времени, чем вы рассчитываете, но это при условии, что вы вознамерились сделать полный обзор, как рабочих, так и личных дел. Это ведь значит, что вам придется все облазить и все обшарить, в каждый угол заглянуть, и в машине проверить, и в лодке и ещё, где вы там обитаете.
Если у вас в распоряжении наверняка есть часа два, то вы легко справитесь со сбором того, что на поверхности. А для остальных дел — для них напишите напоминания, что-нибудь вроде «Проверить в гараже» или «Заглянуть в ванную комнату».
На самом деле, вам вряд ли удастся собрать 100 % дел за раз и потом это все удерживать. Скорее всего, в течение недели вы будете слишком заняты и не сможете зафиксировать все ваши идеи и обязанности где-то в одно месте (только не в голове). Однако, пусть это будет вашим эталоном для подражания, который и будет вас мотивировать поддерживать «чистоту в домике» ваших дел и обязанностей, будь они связаны с бизнесом или с личной жизнью.
Готовы? Поехали…
Вот несколько веских причин того, чтобы сначала все дела собрать, а уж потом начинать их обрабатывать.
1. Вы сможете осознать и оценить объем ваших дел и обязанностей.
2. Вы сможете увидеть «свет в конце туннеля», ну или хотя бы, какой длины этот туннель.
3. Когда вы заняты обработкой и организацией, крайне нежелательно, чтобы бесформенная сущность «разного», рассредоточенного невесть где, вас тревожила некая.
Как только все дела, занимающие ваше внимание, сосредоточены в одном месте, вы получаете все карты в руки — можете сконцентрироваться на цели и целиком контролировать ситуацию.
Собрать разбросанные, где придется, предметы в одну кучу может оказаться не такой уж простой задачей. Большая часть этого «разного» не является жизненно необходимым, поэтому-то и валяется, где попало. Дело изначально не было срочным, да и до сих пор никак о себе не заявило, поэтому-то за него никто и не брался. Типа визитки, которую вы кладете в бумажник, чтобы потом связаться с этим человеком как-нибудь при случае; это модуль памяти от компа, завалявшийся в дальнем ящике; принтер, который вы вот уже полгода намереваетесь передвинуть в более подходящее для него место. Словом, это те вещи, которые висят над вами, но вы все ещё не решили, браться за них или же вовсе вычеркнуть их из всех списков. Но до тех пор, пока вы будете думать, что это могло бы пригодиться, они будут держать вас в своей власти и отнимать гораздо больше физической энергии, чем стоило бы на них потратить. Запомните: ощущение комфорта при незаконченном деле возможно только если точно знать, что именно вы не делаете. Самое время начать. Выгребите все из корзины с вновь приходящими документами, возьмите стопку чистых листов и давайте….
…начнём!
Физический сбор
Первое, что надо сделать, так это осмотреть окрестности на предмет наличия каких-либо неоконченных дел или предметов, которые лежат не там где надо или не так, как надо, и сложить все это к вам в корзинку с приходящей информацией. Среди прочего встретятся и неоконченные дела и дела, требующие принятия решения для дальнейшего продвижения. Они тоже должны отправиться в корзинку — потом вы разберетесь и с ними.
Тренируйтесь замечать все, что лежит не на своем месте.
Что должно оставаться неприкосновенным.
Самый лучший способ определить, что именно должно попасть в вашу корзинку — это определить, чего там быть не должно. Вот четыре категории вещей, которые должны остаться на своих местах именно в таком виде, в каком они сейчас и находятся.
Канцелярские принадлежности
Сопутствующие материалы
Элементы декора
Оборудование
Канцелярские принадлежности … это все то, чем вы часто пользуетесь. Визитки, марки, стэплеры, желтые клейкие листки, блокноты, скрепки, стержни для ручек, шаблоны документов, ластики — все в таком роде. У многих людей на работе есть личный ящичек с освежающими мятными конфетками, салфетками и так далее.
Сопутствующие материалы … это все, что вы храните, «на всякий случай», например, мануалки по софту, меню их ближайшего ресторана, расписание уроков вашего ребенка. В эту категорию попадает телефонная и адресная книга, любой материал по проектам, тем, справочники, словари, энциклопедии и альманахи.
Элементы декора … это фотографии ваших близких, картинки на стенах, смешные магниты на доске, это могут быть и plaques, mementos и комнатные растения.
Оборудование … это, очевидно, телефон, компьютер, факс, принтер, мусорная корзина, мебель и видеомагнитофон.
Наверняка у вас найдутся вещи, которые попадают в эти категории — в основном все ваши канцелярские принадлежности не требуют по отношению к себе каких-то отдельных действий. Все остальное должно оказаться в корзинке. Случается, однако, что некоторые вещи, которые вы отнесли бы к одной из перечисленных категорий, все-таки нуждаются в особом внимании потому, что они до сих пор не настроены так как положено.
