У всех должников независимо от категории, к которой они относятся, возникают проблемы. Поэтому необходимо установить лимит отсрочки для каждого должника, имеющего тот или иной рейтинг. Для предприятия из рейтинга А возможна отсрочка до 90 дней, поскольку у него есть активы, чтобы рассчитаться, если вдруг возникнет такая необходимость. Для предприятия из рейтинга В возможна отсрочка на срок менее 60 дней. Предприятию из рейтинга С давать отсрочку более чем на месяц не рекомендую. С предприятием из рейтинга D работать нужно только по предоплате либо с максимальным сроком отсрочки одна неделя.
Сумма лимита долга – это ваше личное понимание того, какой максимальный долг может накопиться у вашего контрагента, чтобы вы еще продолжали с ним работать. Поэтому я предлагаю определить максимальный размер задолженности в процентном выражении и за 100 % принять то максимальное значение, которое допустимо по отношению к должнику рейтинга А. Лимит для должника из рейтинга В может составить половину лимита должника из рейтинга А, для должника из рейтинга С – не более 30 %, а у предприятия из рейтинга D вообще не должно быть долгов перед вами.
Что касается обеспечения долга, то предприятию из рейтинга А оно не требуется, должнику из рейтинга В я бы порекомендовал иметь обеспечение. Если, например, предприятие относится к типу «Манипулятор», то вы сможете обратить взыскание на обеспечение. Для предприятий из рейтинга С и D наличие обеспечения является обязательным условием, поскольку у них нет своего имущества.
В случае возникновения сомнений в правильности отнесения контрагента к группе используется консервативный подход – присваивается более низкий рейтинг.
С периодичностью не реже одного раза в квартал (а может быть, и раз в месяц) рейтинг контрагентов должен пересматриваться. Для этого используются сведения из открытых и закрытых источников. При обнаружении в ходе работы сведений, свидетельствующих об ухудшении рейтинга, последний должен быть пересмотрен незамедлительно.
Основания для пересмотра рейтинга следующие.
• Мониторинг внешних данных о контрагенте.
• Анализ показателей контрагента в динамике (средняя просрочка в днях, размер дебиторской задолженности, темп роста долга).
• Анализ финансовой устойчивости контрагента:
• информация о сокращениях в компании;
• потеря ключевых контрагентов;
• сокращение объемов продаж;
• снижение деловой активности на рынке;
• внимание контролирующих органов.
Регламент взыскания дебиторской задолженности – ключ к резкому повышению эффективности возврата дебиторки
Каждой компании, которая заботится о том, чтобы ее контрагенты рассчитывались вовремя, я рекомендую разработать четкий регламент взыскания задолженности. Далее приведены преимущества применения четкого регламента.
1. Снижение рисков невозврата дебиторской задолженности и ограничение возможных убытков, которые могут быть этим причинены. При наличии четкого регламента работы с дебиторами у вас не будут теряться документы по контрагентам и в дальнейшем не возникнут проблемы при взыскании долга.
2. Контроль деятельности служб и исключение субъективного подхода к работе с дебиторами. Любой регламент предопределяет контроль, то есть необходимо не просто издать регламент, но и контролировать деятельность, придерживаясь его. Также наличие четких правил исключает возможность субъективных суждений при выборе мер, необходимых для скорейшего взыскания долга.
3. Своевременное принятие мер по взысканию дебиторской задолженности. Очень важное преимущество, ведь благодаря регламенту будет четко определено, когда вам нужно позвонить контрагенту, направить претензию, обратиться в суд и перейти к дальнейшим наступательным действиям.
При внедрении и применении регламента работы с дебиторской задолженностью могут возникнуть следующие проблемы.
1. Морально-этические моменты. Если вы видите, что при дальнейшей работе с контрагентом могут возникнуть сложности, необходимо попросить предоставить обеспечение долга. При этом не стоит обращать внимание на то, что этого человека вам порекомендовали или он чей-то хороший знакомый.
2. Внутренние сложности при внедрении системы управления дебиторской задолженностью. Подразделения, взаимодействующие с дебиторами, могут противодействовать необходимости выполнять новые требования.
3. Необходимость правильного позиционирования по отношению к контрагентам. Поскольку у нас имеются какие-то личные отношения с любым контрагентом, каждый из них считает, что к нему должен применяться индивидуальный подход. Поэтому необходимо объяснить, что вводится новая система, согласно которой работа с ним будет строиться по определенным правилам.
Если у вас еще нет регламента взыскания задолженности, далее приведен пример его содержания.
• Раздел 1. Общие положения, термины.
• Раздел 2. Оценка контрагента и присвоение рейтинга лояльности.
• Раздел 3. Система мониторинга состояния контрагента.
• Раздел 4. Порядок действий сотрудников по взысканию дебиторской задолженности.
• Раздел 5. Ответственность сотрудников за неисполнение регламента и неудовлетворительную работу с дебитором.
• Приложения.
Я уверен, что в случае внедрения не просто формального, а реально работающего регламента эффективность работы с дебиторской задолженностью вырастет минимум в два раза.
КОММЕНТАРИИ ЭКСПЕРТОВАлександр Федоров, генеральный директор 000 «Быстрые судебные решения»: «Работа должна быть регламентирована, чтобы компания в итоге не обанкротилась. Должны быть ответственные люди, у которых должен быть расписан KPI. Мы часто работаем по регламенту, который не то что согласован с клиентом, а разработан клиентом».
Вадим Балдин, член совета директоров крупнейших компаний России: «Регламент работы с должниками должен быть априори. Бизнес только тогда работоспособен, когда есть результат в виде средств на банковском счете. Только системная работа с дебиторами может обеспечить приход заработанных средств на расчетный счет».
Денис Макаров, руководитель юридической службы дочернего предприятия госкорпорации «Росатом»: «Работа с должниками в компании должна быть системной, потому что рано или поздно долги должников становятся твоими долгами. Поэтому я считаю, что всегда в работе компании необходимо уделять внимание просроченной дебиторской задолженности и вырабатывать какой-то локальный нормативный акт, который будет регулировать порядок востребования задолженности.
