5. Проверяем логику: от промежуточных результатов к общей цели. Достижение промежуточных результатов должно гарантировать достижение цели проекта (о них мы поговорим в описании следующего этапа).
Начнем строить логико-структурную схему для нашего примера. Вот как она будет выглядеть после занесения в ее матрицу целей:
Рисунок 14. Пример логико-структурной схемы – шаг 1
ЭТАП 5: ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОПУЩЕНИЙ(ASSUMPTIONS)
Сразу заметим, что порядок, в котором определяются допущения и показатели, не является жестким. В зависимости от особенностей проекта первыми могут определяться какдопуще- ния, таки показатели, а в некоторый случаях процессы могут пересекаться. Повторимся еще раз: основным критерием, который определит результативность нашей работы, является создание эффективной стратегии достижения цели проекта.
КАК ОПРЕДЕЛИТЬ ДОПУЩЕНИЯ И ЧТО С НИМИ ДЕЛАТЬ?
Допущения – это те факторы, которые существенны для достижения цели проекта, но на которые мы, как исполнители, не можем по каким-то причинам повлиять. Обыино это те корни «дерева целей», которые расположены ниже цели проекта, но не входят в область наших действий.
Определяем допущения и факторы риска – отвечаем на вопросы:
• Какие факторы, конфликты интересов – внутренние и внешние – могут помешать, затруднить или прервать осуществление проекта?
• Опишите внешние риски (конфликты или другие разрушительные факторы) и то, каким образом они могут помешать осуществлению проекта. Как мы можем повлиять на них?
• Существуют ли определяющие для успеха проекта факторы? Каковы соображения ваших партнеров касательно этих факторов?
• Какие негативные эффекты может вызвать реализация проекта?
• Каковы альтернативные стратегии по достижению цели проекта, в которых можно избежать факторов риска?
На Рисунке 11 при выбранной в качестве цели проекта Цели 2, любая из целей 2.1, 2.2, 2.3 или нижележащих целей может стать допущением.
Как определить, является обозначенная в дереве цель допущением или нет? Сначала мы должны определить, в состоянии ли мы повлиять на реализацию этой цели. Если нет – то она становится кандидатом на место допущения. После мы должны определить, существенна ли она для нашего проекта: если нет, то мы просто не включаем ее в план действий. Если же без этого условия нам не обойтись, следует оценить вероятность его возникновения: если вероятность возникновения допущения, отрицательно влияющего на нашу деятельность, очень мала, то мы также не учитываем его в разработке плана действий. Если же имеется почти 100% уверенности в том, что предположение реализуется на практике, то его также не следует включать в список допущений. Оно опасно для нашего проекта, и надо либо искать такие пути достижения цели, в которых этот фактор будет играть минимальную роль, либо включить действия по его предотвращению в концепцию проекта, изменив состав заинтересованных сторон и т.п. Если же вероятность возникновения фактора лежит где-то посередине между «никогда не сбудется» и «сбудется почти наверняка», то он включается в нашу логико-структурную схему в качестве допущения.
Часто колонку «Допущения» в логико-структурной схеме формулируют как «Допущения и факторы риска», при этом допущения путают или смешивают с факторами риска. Методологически это не до конца правильно. Попробуем разобраться, в чем здесь проблема.
Риск [греч. risikon – утес] – это возможная опасность какого-либо неблагоприятного исхода. Риск в широком смысле слова – это характеристика ситуации, имеющей неопределенный исход, при обязательном наличии неблагоприятных последствий. Риск предполагает неуверенность либо невозможность получения достоверного знания о благоприятном исходе в заданных внешних обстоятельствах; риск в узком смысле – это измеряемая или рассчитываемая вероятность неблагоприятного исхода.
Действительно, описанные выше допущения и факторы риска, как следует из определения, близки по смыслу. Однако имеются некоторые принципиальные отличия. Если допущение – это фактор, оказывающий существенное влияние на проект, то риск – это вероятностная характеристика тех или иных изменений, которые могут повлечь за собой изменения в ходе проекта.
Поясним на примере. Деятельность в рамках проекта осуществляется в помещении, в котором находятся горючие вещества. Таким образом, существует риск возгорания. На этапе построения дерева проблем этот риск может быть обозначен как проблема «в подобные помещениях часто возникают пожары». В процессе построения логики деятельности мы должны обозначить два аспекта по работе над проблемой: внутренний – комплекс мероприятий по обеспечению соблюдений правил пожарной безопасности (инструктажи, наличие инвентаря, заключение договора страхования от пожара и установка пожарной сигнализации), и внешний – указываем допущение о том, что в случае срабатывания пожарной сигнализации пожарная служба прибудет в течение 4минут.
Таким образом, с одной стороны наличие рисков порождает допущения, с другой – наличие допущений в проекте указывает на наличие рисков.
В любом случае на этапе планирования мы должны:
• определить те риски, которые могут помешать реализации нашего проекта;
• определить стратегию работы по их предотвращению: она либо входит в проект в виде деятельности или промежуточного результата, либо появляется в виде одного или нескольких допущений (об этом мы поговорим чуть ниже);
• определить систему мониторинга факторов риска и допущений;
• определить алгоритм действий в случае, когда допущение срабатывает или риск становится реальностью.
Практически, формулировки рисков должны находиться за пределами логикоструктурной схемы, а в ней должны присутствовать действия и допущения по их предотвращению. В некоторых случаях стоит в описательной части документации отдельно обозначить имеющиеся риски и сослаться на соответствующие места ЛСС, построенные на их основе. В этом случае у вас также появится возможность пояснить контекст факторов риска (некоторые экономические, социальные, политические, географические риски могут быть неочевидны для вашего зарубежного партнера) и описать ваши действия в случае их наступления.
К сожалению, даже опытные организации путают риски и допущения. Поэтому внимательно изучите формат заявки, которую вам предстоит заполнить, и попробуйте разобраться, что именно ваши партнеры понимают под рисками, а что – под допущениями.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
