Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).
Однако следует отметить, что не все реквизиты, необходимые отдельным работодателем, включены в формы Т-1 и Т-1а. Естественно, что в рамках целой страны не всегда получается удовлетворить запросы всех и каждого. Но непосредственно работодателя это не всегда устраивает. Например, в унифицированных формах не предусмотрена графа для указания сведения об образовании
Поэтому Постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 организациям разрешено в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, при необходимости вносить дополнительные реквизиты.
При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
15.1. Приказ о переводе работников на другую работу
Приказы такого рода применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией. Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку.
В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 6 октября 1992 г.) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.). При этом реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется.
На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки:
1) в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС);
2) лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а);
3) вносится соответствующая запись в трудовую книжку.
15.2. Приказ о направлении в командировку
Приказ о направлении в командировку применяется для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
15.3. Приказ о предоставлении отпуска
Приказ о предоставлении отпуска применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.
Оформляется этот приказ работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки:
1) в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС);
2) в лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а);
3) производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка – расчет о предоставлении отпуска работнику».
15.4. Приказ об увольнении
Приказ об увольнении применяется для оформления и учета увольнения работника(ов). Составляется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
15.5. Приказ о поощрении
Приказ о поощрении применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику(ам) под расписку.
На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС) и трудовую книжку работника.
При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита "в сумме ________________ руб. ________________ коп.".
16. Ошибки при составлении и использовании графика отпусков
Статья 123 ТК РФ устанавливает обязательность утверждения в каждой организации графика отпусков, в соответствии с которым определяется очередность предоставления отпусков работникам организации. При утверждении графика отпусков должно быть учтено мнение профсоюзного органа (если он есть на предприятии).
График отпусков составляется ежегодно. Как правило, организациями при составлении отпуска допускается одна и та же ошибка: график на текущий год составляется в январе этого года. Однако это неправильно: п. 2 ст. 123 ТК РФ четко закрепляет, что график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т.е. на следующий год график составляется не позднее 17 декабря года предыдущего.
Не всегда выполняется и требования п. 3 ст. 123 ТК РФ предоставлять отдельным категориям работников отпуск в любое удобное для них время. Так, например, если в организации есть несовершеннолетние работники, обладающие таким правом, при составлении графика отпусков на очередной год необходимо затребовать от работника до 18 лет заявление, где должно быть указано, в какое время ему удобно идти в отпуск. И уже на основании этого заявления закреплять время отпуска несовершеннолетнего в графике. Но при этом следует помнить, что в случае необходимости несовершеннолетний работник вполне может изменить свое решение и написать заявление о предоставлении отпуска совершенно в другое время, нежели записано в графике. В этом случае, работодатель будет вынужден исполнить заявление работника.
