Читаем без скачивания Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин

• Графа 5 «Оценка» – данную графу заполняет оценивающий (например, руководитель проекта). Для этого используется шкала от 0 до 5:

0 – степень достижения цели не оценивается на данном проекте;

1 – фатальная ошибка. Другими словами, аудитор не только не справился с заданием, но и нанес значительный урон репутации как команды, так и ПВА в целом. Кроме того, он не приобрел никакого полезного опыта и знаний;

2 – требуется приложить усилия. Аудитор допустил множество ошибок при выполнении своей части работы. Для исправления этих ошибок потребовались существенные затраты ресурсов, в первую очередь времени, а также вмешательство других участников команды. Репутация ПВА существенно не пострадала. Аудитор получил минимум полезного опыта и знаний;

3 – необходимо слегка подшлифовать. При выполнении работы аудитор допустил некоторые ошибки. Негативное влияние на репутацию ПВА отсутствовало. Получен некоторый полезный опыт и знания;

4 – хорошая работа. Аудитор допустил незначительные ошибки. Его действия способствовали созданию позитивного отношения к действиям команды и ПВА в целом. При выполнении работы приобретен полезный опыт и получены полезные знания;

5 – может учить других. При достижении цели аудитор превзошел стандартные ожидания, привнес что-то новое и полезное в практику ПВА, например использовал новую и эффективную методологию выполнения теста или вызвал прилив энтузиазма у сотрудников объекта аудита в отношении результатов проекта.

• Графа 6 «Итоговая оценка» – показатели этой графы получают расчетным путем в зависимости от показателей граф 4 и 5. Значение графы 5 показывает, какая часть значения графы 4 переносится в графу 6. Например, если в графе 4 стоит 4 %, а в графе 5–5 %, то в графу 6 перейдет 4 % (полное значение графы 4). Однако если в графе 5 стоит значение 4, то в графу 6 перейдет только 80 % (4 балла из 5 возможных) значения 4 % (т. е. 3,2 %). Соответственно, оценка 3 обеспечивает перенос 60 % значения графы 4 и т. д. Таким образом, оценки по отдельным целям складываются в общие оценки по направлению, а оценки по направлению в итоговую оценку (строка «Всего»).

Итоговая оценка индексируется на вес проекта (графа 3) и сравнивается с установленными интервалами качества. Например, могут использоваться четыре интервала: 1) отличная работа (85 % и выше), 2) хорошая работа (75–85 %), 3) удовлетворительная работа (60–75 %) и 4) плохая работа (меньше 60 %). Итоговую оценку можно использовать для различных целей – от определения задач аудитора в следующем проекте до определения бонуса по итогам периода.

При использовании описанной методики оценки, а также в целом при проведении оценки работы аудиторов целесообразно придерживаться следующих принципов:

• Принцип 1. Очень важно придерживаться унифицированного подхода к эталону оценки. Это означает, что при оценке аудитора на проекте необходимо сопоставлять его работу с работой эталонного аудитора. Например, при оценке своих сотрудников в качестве эталона я использовал абстрактного старшего аудитора, обладающего квалификацией выше средней. Другими словами, при оценке я представлял, как конкретную цель в условиях проекта выполнил бы старший аудитор с подготовкой выше среднего. Такая оценка сотрудников показывает, сколько и чего им не хватает до достижения такого уровня.

• Принцип 2. Независимо от того, какую методику вы выберете, она должна использоваться в течение продолжительного времени. В этом случае эффективность ее применения возрастает, т. к. накапливается статистика по результатам ее использования.

• Принцип 3. В приведенном примере (см. табл. 12) есть графы 7–9. Они используются для того, чтобы сотрудник сам оценил свою работу на проекте. Предоставление возможности самооценки – хорошая практика. Она обеспечивает обратную связь, а также позволяет руководителю ПВА оценить объективность руководителя проекта.

• Принцип 4. Методики, подобные описанной выше, предназначены для того, чтобы максимально снизить субъективность оценки действий сотрудников, участвующих в проекте. Целесообразно стремиться к устранению субъективных факторов, мешающих адекватной оценке, в том числе за счет математизации методологии оценки.

Глава 8.

Аналитические процедуры

Основное предназначение аналитических процедур заключается в выявлении закономерностей в динамике однородных данных и в выявлении закономерностей в динамике взаимодействия разнородных данных. Под данными понимается широкое разнообразие как элементов процессов, так и результатов функционирования и взаимодействия процессов. Термин «данные» используется в универсальном смысле еще и по той причине, что в большинстве аналитических процедур используются цифры.

Аналитические процедуры (далее АП) – это один из видов тестирования. При выполнении АП активно применяется графическое представление результатов анализа, например диаграммы и графики. В отличие от детального тестирования результаты выполнения АП не дают однозначного вывода об объекте тестирования. Скорее это результаты, которые можно интерпретировать различным образом в зависимости от контекста. Например, сам по себе рост цен на продукцию предприятия – это положительное явление. Он повышает вероятность увеличения прибыли и стоимости предприятия. Однако одновременное падение продаж указывает на повышение риска недостижения этих целей.

Существует несколько ситуаций, в которых целесообразно применение АП:

1) выявление возможных рисков на этапе планирования;

2) определение перспективности направлений (процессов) для результативного детального тестирования, выделение узких мест;

3) выявление тенденций;

4) анализ общего состояния процесса;

5) усиление позиции в отношении выявленных недостатков.

Использование АП на этапе планирования для выявления возможных рисков. Во многих случаях на этапе планирования аудитор имеет весьма ограниченную информацию об объекте аудита, особенно если этот объект прежде не попадал в поле зрения ПВА. Возможности по проведению АП напрямую зависят от характеристик информации, имеющейся на этапе планирования. Во многих случаях наиболее доступной оказывается информация из системы бухгалтерского учета объекта аудита. Некоторые крупные компании пользуются ERP-системами, что дает возможность не только анализировать бухгалтерские данные, но и обеспечивает доступ к количественным и прочим данным процессов. Ряд данных можно получить на основании первоначального запроса информации (см. главу 7). Вернемся к примеру запроса по процессу «Управление запасами», проанализированному в главе 7 (см. табл. 13).

Таблица 13. Пример запроса информации для целей аудита процесса «Управление запасами»

Остановимся на нескольких примерах того, как данные первичного запроса могут использоваться для определения рисков посредством проведения АП.

• Строки 3 и 4 – на основании данных о территориальном расположении МХ можно определить, какие группы ТМЦ хранятся на территории предприятия, а какие нет. При наличии групп ТМЦ вне территории предприятия могут существовать риски, связанные с обеспечением сохранности, а также своевременного оборота ТМЦ (перемещение на производство и возврат из производства). Также можно сопоставить количество МОЛ и количество МХ. Например, если МХ существенно больше, чем МОЛ, это может означать больше проблем с обеспечением сохранности, поскольку возрастает вероятность формального назначения и функционирования МОЛ. Кроме того, можно немного расширить запрос по строке 4 в части номенклатуры, цены, количества и стоимости – запросить эти данные по состоянию на разные даты в хронологическом порядке. На их основании можно, например, рассчитать динамику оборачиваемости. Если прослеживается тренд снижения оборачиваемости, это может указывать на наличие рисков в процессе управления запасами и во взаимодействующих процессах, например риск необоснованных закупок. Также можно рассчитать динамику неликвидных ТМЦ, особенно в пропорции к остальным запасам. Если наметится тренд увеличения доли неликвидных ТМЦ в общем объеме запасов, это также указывает на повышенную вероятность рисков, например риска порчи при хранении или риска несоответствия между данными учета и фактическими данными.

• Строка 6 – можно сформировать динамику запасов, находящихся на забалансовых счетах, за определенный период (например, 1–3 года). Предположим, что объем ТМЦ, принятых на хранение от сторонних организаций, растет. Если при этом предприятие испытывает дефицит в складских площадях, налицо определенный перекос, особенно когда растет доля неликвидных ТМЦ в общем объеме ТМЦ (см. предыдущий пункт). Таким образом, такая ситуация может указывать на повышенную вероятность риска порчи собственных ТМЦ на хранении.