Между тем, если одна или две сферы практически «вышли из употребления», то другие начинают доминировать, при этом нарушение баланса приводит к дисгармонии как в личностной, так и в профессиональной сфере. Так, чрезмерно увлеченный достижениями и работой человек приносит свои производственные проблемы и дела домой, что мешает ему наслаждаться свободным временем и отдыхать. В результате – психосоматические заболевания вследствие перегрузок. Погружение в работу, отгораживание от мира книгами, второй компьютер дома – все это способствует изоляции и отчуждению в отношениях с другими людьми. Глубинное погружение в поиски смысла может привести к мрачному тупику или сомнительному сектантству. Вместо того чтобы переоценивать одну из сфер, лучше привести их к равновесию и гармонии. Так будет полезнее – как для физического и психического здоровья, так и для работы. А экономить лучше на потерях времени. Для этого нужно правильно спланировать свое время.
Долгосрочное планирование времени
Перед тем, как приступить к планированию рабочего дня, необходимо задать себе вопросы: «Как я собираюсь прожить сегодняшний день? Какую роль я придаю сегодняшнему дню по сравнению с завтрашним и вчерашним?» Ответить на эти вопросы важно, потому что сегодняшний день – это звено в цепочке вашей карьеры, вашего жизненного пути, следствие вашего «вчера» и прелюдия всех ваших «завтра». Не понимая логики своего жизненного пути, трудно что-либо планировать вообще. Поэтому начинать нужно с долгосрочного планирования.
Важным инструментом такого планирования времени является ежедневник. Приобретя «планировщик» на следующий год, отметьте праздники, семейные события, дела, не связанные с работой (например, собрание гаражного кооператива или общественной организации), – это время уже занято. Перенесите в новый ежедневник все ваши рабочие обязательства. Добавьте в него контрольные сроки, к которым должны быть выполнены основные дела.
Реалистичнее обходиться со временем помогают маркеры. К примеру, желтым цветом можно подчеркнуть в ежедневнике встречи вне офиса, для того чтобы напомнить себе: нужно время на дорогу. Красным можно подчеркнуть дела, которые требуют много подготовки. Рабочие совещания (на них нужно явиться в заранее оговоренное время) подчеркнем оранжевым. Зеленым обозначим паузы для отдыха и все, что связано с развлечениями.
При определении поэтапных целей на ближайший год доказала свою эффективность формула «МУДРО», согласно которой цель должна соответствовать пяти критериям.
● М – метко сформулирована. Цель должна быть сформулирована конкретно, однозначно и точно. Четкие цели сами по себе являются мотивирующим фактором.
● У – поддается учету. Цель и степень ее достижения должны поддаваться проверке («Если можно измерить, то можно сделать!»).
● Д – сориентирована на действия. Цель должна открывать путь к позитивным изменениям, а не указывать на то, что делать не следует.
● Р – является реалистичной. Цель должна быть отдаленной, но всегда – достижимой.
● О – ограничена по срокам. Цель должна быть привязана к достаточному и точному сроку исполнения [28, с. 180].
Рекомендуется определить «мудрые» цели для каждой из сфер: тело, достижения, общение и смысл. Для этого ответьте на вопросы:
● Что вы хотите сделать в сфере своего тела – для здоровья, питания и восстановления сил?
● Что вы хотите сделать в сфере достижений – для вашего развития?
● Что вы хотите сделать в сфере контактов – для вашей семьи, друзей, знакомых?
● Что конкретно вы хотите сделать в сфере смысла – для самореализации и индивидуального роста?
Залог успешного тайм-менеджмента заключается в том, чтобы планировать время для себя, для собственных жизненных радостей с той же увлеченностью, фантазией и самодисциплиной, с которыми вы отдаетесь работе.
Ежедневное планирование времени
Когда планировать день? Лучше в конце рабочего дня или вечером накануне. После ночного отдыха к вашему плану могут добавиться новые дела или измениться приоритеты (утро вечера мудренее, потому что ваше подсознание решает поставленные перед ним задачи, пока вы спите). Если же вы откладываете планирование до утра, то часто приходится заполнять ежедневник в спешке и небрежно. Срочные дела выходят на первый план, вытесняя важные.
Составить программу дел для одного дня непростая задача. Отметьте на листе ежедневника все дела, которые вы планируете на завтра, а также то, чем вы хотите заняться в свободное время. К делам, которые вы запланировали заблаговременно, добавьте текущие дела: рутинные и те, что появились в последние дни.
Возможно, вам предстоят деловые встречи. Весьма разумным является подход к планированию, при котором вы сами их назначаете. Если вам кто-либо предлагает встретиться, не обещайте ему этого, пока не убедитесь, что встреча необходима.
Установите пределы времени для выполнения каждой задачи. Помните о том, что дело имеет тенденцию занимать столько времени, сколько вы на него отводите при планировании. При этом вреден чрезмерный оптимизм по поводу сроков исполнения. «Чтобы определить, сколько времени потребует работа, возьмите время, которое, по-вашему, на нее необходимо, умножьте на два и замените единицы измерения на единицы более высокого порядка», – гласит правило Вестгеймера [11]. Это означает, что работа с предположительной продолжительностью в неделю будет на самом деле сделана не менее, чем через два месяца.
Затем установите приоритеты. Они состоят из двух компонентов: срочность и важность, которые представлены в различной пропорции. Примером срочного, но не важного дела является ремонт проколотой шины вашего автомобиля. К важным, но не срочным делам можно отнести разработку маркетинговой политики вашей компании. А вот если директор вашей фирмы пригласил вас к нему на совещание в 16.30 для обсуждения новой стратегии отбора персонала – это дело является и срочным и важным одновременно.
Некоторые задачи, которые не являются важными и срочными, тем не менее, приходится выполнять в первую очередь. В качестве критерия здесь можно использовать соотношение время / прибыль. Если прибыль (или польза) велика, а затраченное время мало, то не откладывайте это дело в долгий ящик. Например, перед тем, как вы приступите к написанию письма с деловым предложением вашему основному партнеру (важное дело), вы можете поручить выполнение нескольких второстепенных дел по его подготовке вашим сотрудникам. При этом несколько сэкономленных минут позволят вам более детально обосновать деловое предложение.
Систему приоритетов выполнения дел можно обозначать либо присвоением номера или буквы алфавита, либо использованием каких-либо других пометок. Например:
А – должно быть сделано сегодня
В – следовало бы сделать сегодня
С – возможно сделать сегодня
Дела, требующие уединения, концентрации и созидательного мышления, рекомендуется выполнять до 10 утра. Это самое высокопродуктивное время для большинства людей. Но если вы принадлежите к меньшинству, и вам лучше работается ночью или во второй половине дня, то планируйте наиболее сложные дела на продуктивное для вас время.
Возможно, вы и не сможете выполнить все дела, помещенные на завтрашний листок ежедневника. Однако если вы будете выполнять работу в соответствии с установленными вами приоритетами, то сделаете, по крайней мере, все важные дела.
Проверьте, есть ли в вашем расписании «окна», или небольшие промежутки времени, которые можно заполнить и эффективно использовать. «День имеет сотню карманов, но только в том случае, когда вы способны все эти карманы заполнить», – заметил Ф. Ницше (цит. по: [1, с. 265]). Если вы сможете подобрать для этих «карманов» соответствующие по времени задачи (например, написать письмо, позвонить по телефону), то вы, не торопясь, успеете сделать больше.
Однажды владелец крупной компании поставил сложную задачу перед консультантом в области менеджмента Чарльзом Ли: «Покажите мне, как я могу увеличить свою производительность труда, и я заплачу вам любую сумму в пределах разумного». Ли положил перед ним лист бумаги. «Каждый вечер записывайте все дела, которые вы собираетесь выполнить завтра, – сказал он, – и пронумеруйте их по степени важности. Начните следующее утро с выполнения дела под номером один и продолжайте его до тех пор, пока не закончите. Затем начинайте дело номер два, затем номер три, потом номер четыре… Не беспокойтесь, вы не успеете выполнить их все. Если вы не сможете выполнить ваши дела согласно этой системе, вы не сможете их выполнить ни в какой другой. Используйте эту систему каждый день».
Вскоре Чарльз Ли, вместе с чеком на 25 тысяч долларов, получил признание в том, что это был самый полезный урок, который его собеседник получил за всю свою карьеру бизнесмена.
