Факторы успеха в использовании системы хранения информации
Я настоятельно рекомендую вам иметь персональную систему хранения информации, которая всегда была бы под рукой, как в физическом, так и в цифровом форматах. Вам понадобится не больше минуты, чтобы достать документ из лотка для входящих документов или распечатать электронное письмо, понять, что оно не требует никаких действий, но может в будущем пригодиться, и поместить его на хранение в надежную систему. То же самое верно в отношении сканирования документов или копирования информации в электронных файлах. Даже если вы работаете преимущественно с бумажными документами (или, наоборот, с цифровыми), без эффективной системы для работы с обоими форматами вам будет неудобно хранить потенциально полезную информацию либо же вы будете делать это в неподходящих местах. Если для того, чтобы воспользоваться системой хранения информации, вам потребуется больше одной минуты, велика вероятность, что вместо этого вы просто положите этот документ обратно. Кроме того, что к системе хранения необходим быстрый доступ, она должна быть простой, актуальной и цельной. В противном случае, когда вам придется разбирать корзину «Входящие», у вас появится подсознательное отторжение, потому что вы знаете, что там, скорее всего, будут документы, которые нужно сохранить, а вы даже думать не хотите о своих архивных папках или переполненном ящике электронной почты. Не падайте духом: я знаю людей, которые изначально испытывали подобное отвращение к систематизации своих документов, а когда мы разработали и внедрили их персональную систему хранения информации, начали получать искреннее удовольствие от этого процесса.
Вам должно быть в равной степени удобно сохранить один лист по теме нового проекта, написанный от руки, и официальный объемный документ. Поскольку, чтобы создавать файлы для хранения и поддерживать систему, требуются определенные усилия, люди либо не делают этого вовсе, либо их ящики забиты огромным количеством однотипных вещей, например меню из всех близлежащих кафе с едой на вынос или расписанием поездов. Если вы уверены, что всю подобную информацию быстро и легко найти в интернете и вам никогда не понадобятся бумажные копии, то не стоит напрасно дублировать системы. Системы, которые вы выбрали и используете, должны быть взаимодополняющими.
Сделайте все что угодно, чтобы ваша система стала быстрой и простой в использовании. Моя система отлично подходит для меня и для многих других людей, которые попробовали ее в действии. Настоятельно рекомендую вам подумать о внедрении всех перечисленных далее принципов, чтобы довести процесс организации хранения документов до автоматизма.
Система хранения общей информации всегда должна быть у вас под рукой. Если вам приходится вставать с места каждый раз, когда вы хотите положить документ в папку на хранение, или потратить время, чтобы найти местечко на забитом жестком диске компьютера, вы, скорее всего, просто махнете на это рукой и не станете ничего сохранять. Более того, вы будете с неохотой браться за свою корзину «Входящие», потому что знаете, что там точно есть документы, которые нужно будет сохранить. Многие мои клиенты в результате изменили свое офисное пространство и разместили достаточно ящиков для хранения документов в пределах досягаемости с рабочего места, чтобы к ним не нужно было идти через всю комнату.
Алфавитная система. Для хранения общей информации я пользуюсь всего одной системой, проиндексированной в алфавитном порядке. Папки в моей электронной почте организованы так же. Люди склонны использовать файлы для хранения как свою персональную систему управления, поэтому стараются сгруппировать их по проектам или сферам интересов. Это в геометрической прогрессии увеличивает количество мест, где может лежать какой-то документ, если вы случайно забыли, куда его положили. Как только вы перенесли все напоминания о действиях в ваш список следующих шагов, эта информация становится не более чем содержанием вашей личной библиотеки. У вас должна быть возможность копить столько информации, сколько вам хочется. Единственный вопрос, сколько это займет места и насколько доступной она будет, когда понадобится вам. Если вы систематизировали информацию в алфавитном порядке, это включает и тему, и людей, и проекты, и компании, и вам нужно просмотреть всего три или четыре места, чтобы найти потерянный документ. Обычно можно добавлять одну тему для каждого ярлыка, например «Садоводство – горшки» и «Садоводство – идеи». В любом случае храниться эта информация будет под буквой «С».
Использование эффективной, простой, легкодоступной системы хранения предоставляет возможность хранить столько информации, сколько вам нужно.
Цифровой формат обеспечивает возможность поиска по всему объему информации, а также возможность отмечать контент с помощью ключевых слов. Тем не менее, когда вариантов для хранения информации слишком много, это создает неразбериху и ненужные сложности. Большинство людей, которых я знаю и которые хотя бы немного заняты, не тратят время и силы на применение этих инструментов для каталогизации всей своей информации во всех возможных приложениях. Поэтому, хотя компьютер дает огромную мощность и гибкость и возможность для организации библиотеки со справочными материалами, для нас становится не меньшей проблемой создать собственные простые и эффективные форматы для справочной информации. Даже в цифровом формате очень полезно иметь логически систематизированную визуальную карту. Например, чтобы найти рестораны в Лондоне, которые мне нравятся, я обращаюсь к своему приложению для хранения общей информации, где я нахожу вкладку «Место», затем «Лондон», затем «Рестораны» – все в алфавитном порядке на каждом уровне абстракции.
Самой серьезной проблемой для поклонников высоких технологий становится легкость сбора и хранения информации. Это приводит к тому, что они просто собирают информацию, не оценивая ее и не используя. Необходимо приложить сознательные усилия, чтобы поддерживать функциональность своей обширной цифровой библиотеки нажатием пары компьютерных клавиш, чтобы информация не отправлялась туда, словно в черную дыру. Некоторые считают, что им не нужно систематизировать свою информацию, раз есть функция поиска. Однако мой опыт показывает, что это не самый эффективный подход. У нас должна быть возможность проводить обзор всей массы собранной информации, для чего нужна определенная форма успешной категоризации.
Время от времени по какому-то проекту или теме собирается большой массив сопутствующих материалов, требующий отдельного ящика, шкафа или цифровой директории. Тем не менее, если материал занимает меньше половины ящика, я рекомендую включать его в общую систему хранения, организованную в алфавитном порядке. Если же вы группируете цифровые файлы, возможно, для них стоит выделить место в качестве субдиректории.
Создать новую папку должно быть просто. У меня всегда под рукой есть запас новых канцелярских папок, дотянуться до которых я могу с легкостью с того места, где сижу, когда разбираю документы из корзины «Входящие». Нет ничего хуже, когда вам нужно сохранить информацию, а под рукой ни одной свободной папки, что усложняет весь процесс. Всегда держите запас новых папок в зоне досягаемости. При хранении цифровой информации вам должно быть удобно быстро создавать новые директории там, где вы храните данные.
Места для хранения должно быть много. Старайтесь, чтобы ваши ящики были заполнены не больше чем на три четверти. Если ящики и шкафы переполнены, у вас возникнет подсознательное нежелание пользоваться этой системой для хранения информации, и нужные вам справочные материалы, скорее всего, будут просто лежать по всему кабинету. Когда какой-то из моих ящиков начинает переполняться, я просто разбираю и фильтрую хранящуюся там информацию, пока жду соединения с кем-нибудь по телефону. Время от времени стоит чистить место для хранения и в своих мобильных устройствах.
Я не знаю практически ни одного человека, у которого не было бы хотя бы одного переполненного ящика. Но если вы бережете свой маникюр и хотите избавиться от подсознательного неприятия системы хранения, нужно позаботиться о том, чтобы ящики и шкафы были достаточно пустыми: так вы сможете доставать оттуда папки и класть их на место без особых усилий. Если речь идет о цифровых документах, следите за тем, чтобы у вас было достаточно места для хранения на компьютере или в сервисе облачных технологий. При этом вы постоянно должны задаваться вопросом, сколько места сами себе готовы выделить, чтобы информация по-прежнему оставалась полезной и легкодоступной, а ваша система не превратилась в черную дыру из огромного объема беспорядочных данных. Время от времени, когда я жду соединения по телефону, я чищу папки в своей электронной почте и старые директории с документами.
