Читаем без скачивания Искусство управления IT-проектами - Скотт Беркун

Составной частью этого процесса должна стать презентация всей команде (на так называемом общем совещании) ключевых идей и чернового варианта концепции, которую следует провести не слишком поздно, чтобы не превратить все в пустую формальность, но и не слишком рано, чтобы можно было уже вести разговор по существу. Несмотря на то что новых руководителей часто охватывает чувство страха перед подобным мероприятием, если совещание проводится в тот момент, когда основные идеи уже сформированы, но вопросы еще остаются, каждому участнику проекта представится возможность воспринять концепцию как нечто живое и доступное. Они не станут отвергать концепцию, если в ней еще есть что-то, на что они могут повлиять или по поводу чего могут задать вопросы. Если концепция создается с проведением многократных обсуждений и предоставлением благоприятных возможностей для высказывания критических замечаний, то ее представление команде будет выглядеть естественным событием для всех присутствующих.

Рис. 4.3. Основной график рассмотрения и корректировки концептуального документа

Как только концептуальный документ будет готов, стадия планирования завершится (см. рис. 4.3). Команда должна располагать информацией, необходимой для успешного проектирования в соответствии с поставленными целями. Если работа над концепцией велась в той последовательности, которая показана на рис. 4.2, команда должна приступить к проектированию, поскольку основные направления ей были известны заранее.

Перечень неудачных положений концепции (которых следует избегать)

За свою профессиональную карьеру мне приходилось читать десятки концептуальных документов и самые плохие из них содержали одни и те же стереотипы. Плохо составленные концепции не имеют целостности, не предлагают никакого плана и не выражают совокупности мнений. Вместо этого в них излагаются размышления и прописные истины. Если в концепции нет четкого взгляда на то, что должно быть сделано, руководители команд никогда не станут работать с душой, обрекая проект на провал. Герой фильма «Бойцовский клуб» («Fight club») Тайлер Дурден (Tyler Durden) говорит: «Если вы воткнете себе сзади перья, то все равно не станете курицей». Если вы создаете документ с надписью «концепция» на титульном листе, это еще не означает, что в результате вы получите именно концепцию. Можно делать все по правилам, проводить совещания, пользоваться формализованными документами и все же упустить всю суть, ради которой и создается концептуальный документ. Точно так же, как титул «руководитель проекта» не означает волшебного превращения всего, что вы делаете в действии руководителя, присваивание какому-нибудь документу название концептуального не означает, что он возымеет описанный выше эффект.

В табл. 4.1 представлено несколько типичных формулировок, встретившихся мне во внушительно выглядевших концептуальных документах, которые обесценивали их в глазах руководства проектом.

Таблица 4.1. Типичные примеры неудачных концептуальных положений

Примеры концептуальных положений и целей проекта

В данном разделе я приведу несколько примеров удачных концептуальных положений и целей проекта, исходя из собственного опыта. Кое-что в деталях я изменил, но это не помешает составить представление о том, на что направлен проект и какие цели могут преследоваться на основе предложенной концепции.

Вот примеры вполне удачных концептуальных положений:

• SuperEdit 3.0 – это инструмент редактирования, предназначенный для опытных литературных редакторов, позволяющий облегчить их работу, ведущуюся по пяти самым распространенным сценариям, более надежный и быстродействующий по сравнению с SuperEdit 2.0.

• Superwidgets.com станет ведущим веб-сайтом Интернета, предназначенным для приобретения разного рода небольших приспособлений и устройств снабженцами средних по величине компаний. Он сделает весь процесс приобретения простым, легким и надежным.

• В версии 5.5 Helpdesk Automated Services Site (HASS) будут учтены десять самых распространенных претензий, предъявленных пользователями из числа преподавателей и студентов университета, при этом исключаются любые негативные влияния на среднюю производительность, надежность или на время отклика системы.

В качестве примера удачных целей проекта приводится перечень, использовавшийся разработчиками наладонного органайзера Palm Pilot:[25]

1. Габариты. Устройство должно помещаться в карман рубашки, быть достаточно легким, чтобы не выглядеть громоздким.

2. Стоимость. Устройство должно стоить меньше, чем органайзер элитного класса (около 300 долларов США).

3. Простота. Устройство должно быть в обращении не сложнее бумажного листка, готово к работе сразу после включения и иметь простые элементы управления.

4. Синхронизация с персональным компьютером. Компьютер должен стать основным средством взаимодействия с пользователем.

Удачно сформулированные цели проекта, подобные перечисленным, отличаются простотой и ясностью и описывают порядок вещей, который должен сложиться по завершении работы. Следует помнить, что простота является обратной стороной сложности. Было весьма не просто конструктивно и технологически создать устройство, удовлетворяющее всем обозначенным целям. Представленные ранее примеры удачных концептуальных положений могут оказаться трудновыполнимыми для подобных проектов. В зависимости от того, что именно означают понятия «ведущий», «более простой в использовании» и «самые важные претензии», они могут обернуться немалыми трудностями в реализации проекта.

Обоснование концептуальных положений и целей

Требования, изложенные в концептуальных положениях или в целях проекта, должны быть раскрыты или объяснены в других разделах документа. Значение этих положений для пользовательских нужд, облегчения работы, надежности или учета наиболее распространенных претензий должно быть в достаточной степени разъяснено, чтобы можно было принять вполне обоснованные решения. Если важность данных положений позволяет им стать частью концепции, стало быть, их целесообразно сопроводить конкретными разъяснениями специалистов с такой же степенью детализации и определенности, с которой формулируются технологические цели. Если поставлена цель добиться «простоты использования», но по этому поводу никем не предоставлено никаких разъяснений, команда не будет настроена на достижение этой цели. При выработке концепции руководство должно оценивать потребности в ресурсах для успешной реализации проекта и определять способы заполнения пробелов, имеющихся в ресурсах и мастерстве разработчиков (можно выбрать обучение персонала, поднаем специалистов, корректировку самой концепции или скрещивание пальцев на удачу).

Концепции должны быть наглядными

Указывая пальцем на Луну, не перепутайте палец с Луной.

Концепции, или по-иному, системы взглядов, названы именно так потому, что они предполагают обращение к нашей способности сформировать визуальное представление какого-то конечного результата. Разглядывая какую-нибудь картину, мы одновременно воспринимаем несколько уровней заложенной в ней информации. Многим самым сложным концептуальным положениям и идеям изображения придают наглядность – изображения воспринимаются намного быстрее и понятнее, чем словесные описания. Я десятки раз в своем офисе вел переговоры с программистами или с разработчиками архитектуры компьютерных систем, которые настойчиво пытались докопаться до сути приводимых аргументов, и все заканчивалось лишь тогда, когда кто-нибудь из нас, в конце концов, подходил к доске, воплощал идею в эскизе и спрашивал: «Вы именно это имели в виду?» После чего обычно раздавался взрыв хохота, вызванный осознанием того факта, что мы затратили впустую уйму времени, пытаясь объяснить суть объектной модели или конструктивных особенностей на словах или на пальцах, в то время как сделать это с помощью доски и фломастера было намного проще и быстрее. Думаю, что в американской культуре основной упор делается на развитие навыков устной речи и умение производить математические выкладки, а не на развитие артистических и изобразительных способностей, поэтому многим профессионалам для приобретения соответствующих навыков требуется некоторая практика. Я убежден, что мы многое теряем, забывая об эффективности выражения идей изобразительными средствами.

Все лучшие образцы концептуальных документов включали элементы визуализации в виде набросков, макетов или прототипов конечного вида продукта, получаемого при условии следования предложенной концепции. Все они сопровождались пояснительными материалами и предварительными прикидками, которые позволяли получить достаточное представление о сути идеи и помогали целям, изложенным в концепции, укрепиться в сознании изучающих ее людей. Благодаря этому становилось понятным, что макеты далеки от конечной версии создаваемого продукта. Слишком далеки. Зато они являются ранней попыткой наполнить содержанием идеи, заложенные в концепцию, и являются своеобразным предположением, позволяющим обсуждать саму работу, а не только представление о ней, предложенное концепцией.