Читаем без скачивания Технологии эффективной работы - Джулия Моргенстен

• Получите сообщения по электронной почте, чтобы собрать идеи докладчиков.

• Разошлите по электронной почте информацию об идеях докладчиков.

Главное в том, чтобы сфокусироваться на завершении работы — что вы можете сделать до конца?

В этом случае вы сможете доложить руководству, какую часть работы вы закончили, а не просто сообщить, как часто делала Франсина, что «работаете над этим». У руководства складывается впечатление, что в вашей работе наблюдается прогресс и вы выдаете хорошие результаты. Это помогает планировать следующие шаги и расписание работы, а вы получаете стимул, уверенность и энергию от простого удовольствия — завершения трудного дела!

Одной из первоначальных причин многозадачности является беспокойство. При отсутствии плана вы попадаете в западню, как это случилось с Франсиной, распыляя свои усилия. Огромное количество времени теряется из-за нерешительности — размышлений о том, что делать дальше, вашей неспособности полностью сконцентрироваться на выполняемой задаче. Вы тратите массу энергии, беспокоясь и сомневаясь в том, что следует делать дальше. Это? Или то? Не имея плана, вы не можете этого знать, а страх и волнение заставляют вас использовать разбросанный подход, потому что если вы не сделаете что-то прямо сейчас, откуда вы можете знать, когда сможете вернуться к этому делу.

Независимо от того, чем вы занимаетесь, лучший способ выполнить дело — это иметь план на день или неделю, который определяет, когда вы будете делать и что. Дела, не связанные с когда, никогда не завершаются.

Люди, планирующие свой рабочий день, обнаруживают, что время как бы растягивается, неожиданно появляется возможность сделать гораздо больше, да и рабочий день кажется гораздо более спокойным. Вы можете уверенно сконцентрироваться в нужный момент, не сомневаясь, что у вас останется время для других обязанностей. Наличие плана освобождает вас от отчаяния и смущения по поводу того, что дальше делать, и беспокойства, что вы могли упустить что-то важное.

ГРУППИРУЙТЕ ПОХОЖИЕ ЗАДАЧИ

Хорошим способом минимизировать время, потерянное на переключение с одной задачи на другую, является группирование схожих задач. Эта модель может быть совсем простой, как канцелярская работа по утрам и звонки после обеда. Или вы можете разделить вашу модель на части дня, чтобы иметь возможность сконцентрироваться на каждой из ваших основных обязанностей — подготовка отчетов, электронная почта, собрания, потом поиск и сохранение данных. Если вы выделите час на то, чтобы сделать деловые звонки, даже если на каждый из них нужно всего по десять минут, вы сохраняете соответствующий настрой и справитесь с ними быстрее и, может быть, гораздо квалифицированнее. Что-то из того, о чем вы говорили во время первого звонка, может подсказать вам, что нужно изменить тактику во время второго звонка, и т. д. Сгруппированные звонки осуществляются быстрее, чем одиночные.

Конечно, так же как с выделением «спокойного» часа, вам следует попытаться спланировать ваш день в соответствии с энергетическими циклами… или с самотеком в вашей отрасли, или с расписанием ваших коллег/руководителя.

МОДЕЛИРУЙТЕ СТРУКТУРУ РАБОЧЕГО ДНЯ

Люди с разным уровнем организованности могут создать постоянный образ жизни, что позволит им оставаться сконцентрированными в нужный момент. Даже те сотрудники, чья работа базируется исключительно на поддержке других, например, представители службы по работе с клиентами, офисные работники или менеджеры, могут установить некий контроль над рабочим днем, чтобы успеть выполнить важную работу с документами, творческую работу и стратегическое планирование. Приведем несколько примеров разных уровней организации.

• Менеджер среднего звена. Расписание Франсины — это чередование тире и точек. Во время своего первого рабочего часа она проверяет электронную почту. Утром она полна энергии, поэтому до обеда ей лучше было бы заняться серией задач, требующих значительной концентрации. Время обеда она использует для развития контактов со СМИ и новыми клиентами, и к двум часам дня она уже опять за своим столом, опять проверяет электронную почту. В это время она отдает приоритет сообщениям от людей извне — поставщикам провизии, журналистам и т. д. Время после обеда зарезервировано для ежедневных кризисных ситуаций — четыре полных часа в ритме точки.

9:00–10:00 Чтение, стратегическое планирование (тире)

10:00–10:30 Электронная почта, внутренние сообщения (точки)

10:30–12:30 Письменная работа/задачи, связанные с концентрацией (тире)

12:30–14:00 Обед с представителями СМИ или клиентами (тире)

14:00–14:30 Электронная почта — внешние сообщения

14:30–17:00 Время для разрешения кризисных ситуаций (точки)

17:00–17:30 Электронная почта — все сообщения подряд

17:30–18:00 Завершение оставшихся дел (точки)

• Офисный работник. Анна является менеджером по информационным системам. В ее обязанности входит поддерживать атмосферу активности в офисе. Она отвечает также за входящие данные, за резервные копии, банковские депозиты, нормальную работу электронной почты и различные срочные вопросы, то и дело возникающие в течение рабочего дня. Каждый день приносит что-то новое, но, несмотря на эту непредсказуемость, Анна создала такой распорядок, что спокойно справляется с этим хаосом. Выполняя эти рутинные обязанности (в данном случае точки) по утрам, Анна потом более спокойно работает над проектными задачами (тире) днем. Но, может быть, ее руководитель периодически в чем-то нуждается в это время? Ради бога. Поскольку Анна создала модель своего рабочего дня, у нее есть возможность расслабиться, сконцентрироваться в нужный момент и, имея основную линию, вернуться к ней.

8:00–12:00 Рутинные задачи (точки)

12:00–13:00 Ланч (точки)

13:00–15:00 Работа над проектами (тире)

• Менеджер по антикризисному управлению. Коннор работал руководителем стационара в больнице для душевнобольных. В его обязанности входило помогать другим врачам-психиатрам, которыми он руководил, решать проблемные вопросы. Если Коннору звонили, он должен был немедленно реагировать. В первый час рабочего дня он писал отчеты, а остальное время занимался тем, что «тушил огонь». Его дверь была постоянно открыта для сотрудников, пациенты также обращались к нему с различными делами и вопросами. В каждую минуту затишья он возвращался к электронной почте и телефонным звонкам. В такой структуре рабочего дня важна простота. Выполнив основную работу, он освобождает время для остальных дел, никогда не тратя время впустую на размышления, что делать дальше. Задачи, требующие больше концентрации, чем телефонные звонки и электронная почта, вписаны в его расписание как встречи с самим собой. Поскольку он очень педантично относился к своему расписанию, самые важные, требующие размышлений задачи выполнялись в первую очередь, и он имел возможность ответить на каждый телефонный звонок и сообщение по электронной почте в тот день, когда он их получил.

8:00–10:00 Чтение, отчеты (тире)

10:00–17:00 Антикризисное управление (точки)

Все оставшееся время Ответные звонки (точки)

РАБОТАЙТЕ В СООТВЕТСТВИИ СО СВОИМИ ЭНЕРГЕТИЧЕСКИМИ ЦИКЛАМИ

Для максимальной продуктивности попытайтесь скоординировать модель дня с вашими естественными энергетическими циклами. Утро для многих людей является лучшим временем, но если ваша умственная активность включается днем, то это нужно учитывать. Попытки сконцентрироваться в то время рабочего дня, когда вы находитесь в пассивном состоянии, крайне неэффективны. Проект, на который у вас уйдет не больше часа, когда вы на пике энергии, может занять и два, и три часа в другое время. Помните: каждый, независимо от своего занятия, нуждается по крайней мере в одном часе для спокойной, сосредоточенной работы.

«Да, но… у меня ненормированный рабочий день»

Непостоянное расписание плохо вписывается в структуру рабочего времени. Если ваша работа сдвигается каждую неделю, или вы работаете неполный рабочий день, или вы продюсер, а может быть, внештатный работник, ваше расписание постоянно меняется. Каким же образом вам создать модель рабочего дня?

Решение. Планируйте каждый день накануне или взгляните на общую картину более широко и создайте модель, охватывающую недели или месяцы.

«Да, но… случаются дни, когда я не могу придерживаться своего плана»

Конечно, могут возникнуть обстоятельства, когда вы не сможете придерживаться своего расписания. Вот почему ваша модель является общей структурой, т. е. такой, которая отражает план вашей работы на большую часть времени.