Два раза в неделю просматриваются карточки заданий, не отнесенных к определенным датам, и определяются даты выполнения некоторых из них с размещением карточек за соответствующие разделители. Карточки дел, для которых пока не удалось определить время выполнения, помещаются обратно.
В первом разделе картотеки можно помещать карточки регулярных дел, а после очередного выполнения переставлять их за разделитель. Каждый раз целесообразно ставить пометку об их выполнении. Регулярный просмотр карточек второго раздела тоже может быть зафиксирован на отдельной карточке, два раза в неделю переставляемой за последующий разделитель. Тем самым вы никогда не будете забывать о необходимости такого регулярного просмотра. Если запланированное дело имеет определенный временной диапазон выполнения, то карточка с соответствующей пометкой помещается за разделитель с датой начала данного диапазона. Целесообразно на карточках выполнения дел указывать время, потребовавшееся на их выполнение, что послужит основой для вашего анализа удельной загруженности различными делами, для оценки времени, требующегося на выполнение дел конкретного типа. Карточки истекшего месяца целесообразно не выбрасывать, а накапливать в своем архиве.
Такая картотека имеет один недостаток — малую обзорность. Устранить его поможет вспомогательное использование планов-графиков. Достоинство работы с любыми средствами планирования и собственно самого планирования личных дел состоит в том, что затраты времени на них оборачиваются его существенной экономией. Надеемся, что и ваши затраты на чтение этой главы помогут вам в сбережении времени и его эффективном использовании.
ГЛАВНОЕ – ПОРЯДОК ВО ВСЕМ
Спланировав предстоящий день или неделю, вы постарались учесть важность дел, их очередность, постарались учесть резервы времени. Но вы совершите большую ошибку, если будете всецело полагаться только на план. Наполеон говорил, что полководец, который перед началом сражения имеет его детальный план, битвы не выиграет. Противник – активная сила со своим неизвестным замыслом.
Каждый из нас в своей жизни сталкивается с непредвиденными обстоятельствами. Решительный человек знает, что успех в делах состоит в том, чтобы правильно поступать в 51% случаев. Разумеется, это образное выражение, но передающее правильно суть дела. 50% - это ситуация равенства случаев успеха и неудачи. Значит, нужен еще один процент удачи, чтобы быть в выигрыше. Ожидая, обычно стремятся получить исчерпывающую информацию, хотя в окружающих человека ситуациях неопределенности полнота сведений достигается часто тогда, когда все сроки прошли, между тем, как для успеха дела вполне хватило бы части информации, т.е. нужна лишь достаточная информация.
Достаточную информацию целесообразно получить заранее, чтобы в ответственный момент принятия решения судорожно не искать необходимые сведения. Для эффективности использования стоит приучить себя обращаться к определенной информации однократно. Также важно умение слушать, получать сведения с первого раза, исключив перерасспросы, повторные обращения, и умение быть самому кратким, понятным.
При принятии оперативных решений уходите от стремления к совершенству и принимайте то решение, на которое вы способны в данный момент.
Иные люди в силу своей осторожности, нерешительности боятся неожиданно возникающих ситуаций, которые могут помешать выполнению намеченного. В подобных случаях лучший выход — заранее сформулировать все предполагаемые трудности и наметить возможные пути их обхода или устранения.
Если дело не дается с первого раза и требуется его обдумать, лучше сделать что-то для его продвижения, чем просто отложить в сторону. Можно обсудить его с друзьями, со старшими товарищами. Можно записать свои соображения или, на крайний случай, хотя бы твердо решить, когда вернуться к нему вновь.
Решение принято, дело намечено. Быть решительным в его реализации означает приступить к ней без раскачки. У человека существует инерция покоя, причем не только как у физического тела, обладающего определенной массой, но и как у деятельного существа. Продолжать работу легче, чем ее начинать. Существует известный прием, помогающий справиться с этим. Надо выделить в деле, за которое вы беретесь, ряд шагов и начинать его с самого легкого шага. Дальше скажется эффект втягивания в работу, и дело пойдет легче.
Один из хороших способов быть решительным на протяжении всего дня — задавать ему тон. Существует мнение, что первый час дня определяет весь день. Можно также попробовать начинать день на 15—20 минут раньше, чем обычно. Однако организованный человек не хватается сразу за дела, лишь только встав с кровати. Он всегда найдет время и для зарядки, и для плотного завтрака, не ограничивая себя одним бутербродом. В целом, решительный человек не «бросается в огонь», не действует под влиянием импульсов, необдуманно, но энергичен и умеет задать тон всему дню.
Другой способ быть решительным — приучить себя заканчивать всякое дело с первого раза. Но не смешивайте это с многоэтапностью сложных дел. В данном случае речь идет о многократных попытках приступить делу. Более того, сверхорганизованный человек даже неприятное дело не отложит в сторону ради развлечения, хотя бы обстоятельства и позволяли это сделать.
В процессе решения задачи все внимание должно быть сосредоточено на выполняемом деле. Только так можно эффективно справиться с побочными, отвлекающими вас и разрушающими дело обстоятельствами и занятиями. Непросто научиться говорить «нет» бесцельным обязательствам, избыточным сведениям, пустим разговорам.
Полезно овладеть навыками рационального, динамического чтения, или, как его еще называют, скорочтения, для поиска в текстах и усвоения содержащихся в них главных мыслей и выводов. Мощное средство решения оперативных задач, получения справочной информации — телефон. Им тоже нужно овладеть, ибо он одновременно — могущественный расхититель времени. Стремитесь не увязать в телефонных разговорах.
Если в комнате, где вы занимаетесь, часто бывают другие люди — расположите стол так, чтобы сидеть лицом к стене. Вы тем самым психологически несколько понизите для себя уровень шума, меньше будете отвлекаться и меньше втягиваться в ненужные разговоры. И в то же время дадите другим понять, что вы заняты.
Что делать, когда к вам зашел болтливый приятель, а вам надо заниматься? Если сказать прямо о том, что он не вовремя появился, может возникнуть холодок в отношениях. Один выход — тактично намекнуть ему, что вы в цейтноте. Другой способ — попросить его вам помочь в срочном деле. Он или сделает это, или постарается ретироваться. Главное — стремиться к действенному общению, повышать его эффективность, — словом, правильно общаться, вместо того чтобы занимать болтовней.
Помогает в борьбе с расхитителями времени анализ видов своего отдыха и анализ потерь времени по ходу выполнения дел. Вот сейчас, например, попытайтесь, не отрывая взгляда от книги, ответить, который в данный момент час. Ответив, сравните с тем, что показывают ваши часы. Если результат вас не удовлетворил, попробуйте провести без часов один будний день и один выходной. Это окажется своеобразной тренировкой. В круг анализа можно включить и собственные привычки, наклонности. Не исключено, что некоторые из них вошли в противодействие с делом, мешают вам быть собранным, из-за них растрачивается зря время.
Решительность многогранна. Она должна быть рядом с вами и в пору неудач. Из них вы извлекаете уроки, но будьте решительны в том, чтобы не тратить время на сетования из-за того, что они постигли вас.
Заводу для эффективной работы нужны не только достаточные ресурсы, в том числе и время, не только оптимальный план. Если технология устарела, оборудование рационально не размещено, связи между цехами не скоординированы, то ни отличный план, ни полная обеспеченность ресурсами не спасут. Заводу нужна организация производства, а вам — организация дела, шире — организованность в делах.
Организовать свои дела можно как во времени, вырабатывая их правильную последовательность и регулярность, так и в пространстве, рационально организуя свое место для занятий, транспортные маршруты своих поездок и т. п. Говоря коротко, первое — режим, второе — порядок.
Чем хороша регулярность в занятиях и делах? О первом преимуществе уже говорилось в предыдущей главе: сокращаются затраты сил на планирование, поскольку дело в конце концов как бы автоматизируется в своем выполнении. Если, например, у вас есть определенная последовательность утренних сборов, то вы избавлены от волнений, лишних трат времени на поиск необходимых вещей. Регулярность дел дает возможность ничего не упустить.
