Таким образом, контроль – это процесс формирования информации об отклонениях в состоянии наблюдаемого объекта от установленного эталона при условии возможности регулировать, изменять или блокировать функционирование объекта для устранения выявленных отклонений и ограничения возможности негативных событий или предупреждения их.
Наряду со структурной целостностью контроль должен проводиться как целенаправленный процесс, состоящий из серии непрерывных взаимосвязанных действий по получению объективных данных об экономических действиях и событиях, для определения уровня их соответствия определенному критерию или эталону.
На первом этапе процесса контроля определяются ориентиры функционирования и развития, относительно которых будет оцениваться контролируемый объект. Они определяются как эталоны и конкретизации нормативов для использования при оценке фактической деятельности. Однако установление эталонов для контроля нельзя однозначно отнести только к процессу контроля. Разработка эталонов является прерогативой субъектов контроля или субъекта разрабатывающего нормативные документы и законы и составляет элемент контрольной деятельности.
Вторым этапом является получение информации о состоянии и результатах функционирования объекта. Получение достоверной информации наиболее важный, трудоемкий и дорогостоящий этап контролирования. Источниками информации могут являться бухгалтерская и иная отчетность, специальные аналитические обзоры и отчеты, текущие статистические данные, целевые наблюдения, оперативные сообщения, устные сообщения, опросы и др. Важным моментом, определяющим качество информации, является периодичность и точность производимых замеров и оценок, которые зависят от характера контролируемых процессов. Важным условием эффективности контроля является сопоставимость временных рамок эталонов и контролируемого объекта.
После измерения фактически достигнутых результатов осуществляется их сопоставление с контрольными эталонами, которое сопровождается анализом и проверкой эффективности, правильности, обоснованности ранее принятых решений, или выявлением реальной, фактической базы, которая позволяет осуществить корректировку ранее принятых планов и решений или выработать новые и откорректировать контрольные эталоны.
Эта деятельность является содержанием третьего этапа. Особенность третьего этапа состоящего в выявлении отклонений фактических результатов функционирования объекта от установленных стандартов и их анализ, состоит в том, что на этом этапе необходимо создать базу для принятия решения относительно возможных действий по доведению фактических показателей до уровня стандартов или скорректировать стандарты, или не предпринимать никаких действий. Завершающим этапом процесса контролирования является документирование полученных результатов, а также формирование заключения и доведение его до субъектов уполномоченных осуществлять управленческие действия по корректировке ситуации. На этом этапе необходимо четко определить форму документа по результатам контролирования (это может быть акт, протокол, справка и др.), схему документооборота, оперативность и обязательность контроля над исполнением принимаемых решений по документу, содержащему результаты контролирования. Кроме того, особенность заключительного этапа процесса контролирования состоит в том, что указание об устранении отклонений или нарушений может быть сделано и субъектом, осуществляющим контроль и субъектом управления, при этом мы предполагаем наличие нескольких вариантов развития событий. Например, контроль осуществляет менеджер, в этом случае субъект управления является и субъектом контроля, поэтому он принимает управленческое решение, то есть на четвертом этапе не только оформляется результат проведенного контроля, но и принимается решение относительно полученного результата. Кроме того, выработка указания об устранении выявленных отклонений, т. е. корректирующие воздействия в процессе контроля, возможны субъектом контроля, не являющимся менеджером, в том случае если, выявленные отклонения являются безусловными нарушениями, например законодательства или нормативных документов. Таким образом, можно отметить, что заключительный этап процесса контроля имеет двойственную обратную связь, как с предыдущим этапом процесса контроля, так и с этапами управления, определяющую наряду с обязательностью поставки информации для управленческого воздействия, и необходимость в ряде ситуаций выполнения корректирующего воздействия в процессе контроля. Вместе с тем, применение корректирующего воздействия в процессе контроля не исключает полностью необходимости управленческого воздействия на контролируемый объект, где выявлены отклонения от установленных желаемых стандартов, так как для совершенствования деятельности следует проанализировать выявленные отклонения и устранить возможные причины их возникновения. Суть контролирования состоит в том, чтобы оценить позволяют или нет, предпринимаемые управленческие действия устранить проблему.
В общем виде схема проведения процесса контроля может быть представлена следующими функциональными этапами:
1. установление эталонов и индикаторов – допустимого уровня отклонения от них;
2. получение информации о состоянии и результатах функционирования объекта;
3. выявление отклонений фактических результатов функционирования объекта от установленных стандартов и нормативов, их анализ и оценка;
4. документирование полученных результатов, формирование заключения и доведение его до субъектов уполномоченных осуществлять управленческие действия по корректировке ситуации или приведение их в соответствие со стандартами.
Проведенный анализ позволяет разграничить и определить процесс контроля и контрольный процесс.
«Процесс контроля» – это устойчивая совокупность последовательных действий (цикл контроля: наблюдение, фиксирование, сравнение, расчет отклонений, передача информации или блокировка функционирования) повторяющихся независимо от целей, субъектов, объектов и видов деятельности по его проведению.
Контрольный процесс можно определить как ход проведения циклов контроля над работающим объектом или деятельностью, направленный на то, чтобы гарантировать, что она ведется в запланированном порядке. Контрольный процесс связан с достижением целей осуществления контроля и контролируемой деятельности. Контрольный процесс можно определить как контролирование.
Важной характеристикой контрольного процесса является наличие обратной связи, объединяющей циклы контроля, которые могут осуществляться эффективно только при условии их взаимосвязи посредством обмена информацией. Контрольный процесс, воспроизводящий циклы (процессы) контроля, характеризуется протяженностью во времени и адекватностью управленческим функциям и технологическим процессам, при этом должна обеспечиваться его функциональность, формирующая условия для достижения целей деятельности при соблюдении нормативно-законодательных актов и оптимальности рисков.
При формировании контрольного процесса устойчивость цикла процесса контроля по количеству и составу этапов должна иметь различия в содержании этапов, определяемых выбранными для применения методами, средствами и приемами, а так же спецификой обстоятельств их оценки субъектом контроля. Все это определяет ситуационность в технологии контроля или искусство его проведения.
В системе управления функции контроля способны не только обеспечить обратную связь и поддержать управление, но и подменить отдельные функции управления при их неэффективном исполнении, избыточное повышение роли функций контроля свидетельствует о неэффективном исполнении функций управления. При этом превалирование функций контроля над функциями управлением, или замещение функций управления контролированием неизбежно вызывает снижение эффективности управления и всей деятельности.
Сплошной контроль снижает мотивированность к самоконтролю и ответственности у исполнителей, перекладывая ее на контролера выявляющего ошибки. При этом он тоже несет ответственность за их выявление.
Необходимо четко определить административный ресурс контроля и его влияние на проводимую деятельность, и не допускать подмены управленческих функций функциями контроля.
Таким образом, в процессе осуществления рационально организованного контроля можно добиться не только выявления нежелательных и негативных отклонений в деятельности контролируемого объекта, но за счет обеспечения реализации спектра функций контроля, достичь повышения эффективности всей управленческой деятельности.
