Читаем без скачивания ОСТОРОЖНО HOT DOG! - Михаил Голденков

Yours truly…

Вариант второй:

Dear Ms Tompson,

I am pleased with the invitation to speak to the

National Association of Secretaries.

Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I will not have sufficient time to prepare, I received your invitation on June 5.

I will be happy to address your organization on another occasion if you give me a bit more notice. Best of luck wth your meeting.

Sincerely Yours

Выбрасывая из письма лишние слова и повторы, тем не менее будьте внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное. Так, некоторые из желания быть предельно краткими опускают артикли "the", "a", "an" и предлоги, а получается вот что: Please send order special delivery.

Единственное, чего здесь добился приверженец "телеграфного" стиля, опустивший артикль "the" и предлог "by" (что, увы, можно часто встретить в заголовках английских газет и журналов), так это резкого и безличного обращения. А правильнее было бы написать: Please send the order by special delivery.

Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь, чтобы оно уместилось в рамках экрана, полностью.было перед глазами клиента. Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой, где законы деловой переписки те же.

НИКОГДА не решайте в одном письме две проблемы сразу. Если ваше послание содержит "два ядра", то будьте уверены: на один из серьезных вопросов вы, скорее всего, либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, вам ответят частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче отвечать на них (но только не односложными "да"или "нет").

Итак, вы уже поняли: деловое письмо должно быть "одноядерным". Если вы только запрашиваете своего партнера о возможности покупки у него видео- или аудиоаппаратуры, то не следует тут же предлагать условия поставки оной. Лучше напишите позже еще одно письмо.

ОДНА ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ ТЕМ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ

Тут, конечно, ваше письмо имеет большое значение. От него многое зависит, и вам надо уметь себя преподнести.

На что следует обратить внимание? В первую очередь на резюме, которое еще называют "data sheet" или "vita", куда входит перечисление всех ваших достижений: когда и какую школу, институт и прочее учебное заведение вы закончили и какой и где имеете опыт работы. Перечисление учебных или рабочих мест, что вы увидите на примере, идет по убывающей: начинаете с последнего места работы и заканчиваете самым первым (с указанием дат). Второй важный момент - это ваше письмо-запрос, где вы - как бы и продавец, и товар одновременно. В вашем письме-applications, как и в резюме, но уже в более развернутой форме, вы доверительно рассказываете о себе, о своем опыте работы… Короче, стараетесь понравиться своему адресату. Applications бывают двух видов. Первый вид -это письмо-ходатайство. Его вы пишете, если отвечаете на объявление какой-нибудь фирмы. В нем обязательно должна присутствовать ссылка на объявление или на тот источник, где вы вычитали это самое объявление. Вот пример письма-ходатайства:

Rebecca Sprau

2544 South Fruitsnake Road

Land Haute,- Indiana 54267

May 4, 1996

Mr Robert T. Smith, Vice President

Indiana Petroleum and Electric Company

1143 Broad Street

Land Haute, Indiana 47786

April 25, 1996

Dear Mr. Smith,

Having served for the past several years as the sole secretary of a private business, I would like to apply for the position of executive secretary which you advertised in the Land Haute Journal, April 24, 1996.

As secretary to the Benlow Corporation here in Land Haute I was directly responsible to Mr Jordanson, the company's owner. My services were generally those of a 'gal Friday.' In addition to typing, filing, and taking dictation, I was responsible for scheduling all the Mr Jordanson's appointments and telephone-calls.

Essentially, I did everything I could to make Mr Jordanson's heavy responsibilities easier. Thus I am familiar with the duties of an executive secretary and believe I am prepared to anticipate and meet all your expectations.

I would appreciate your giving me the opportunity to discuss my qualifications in person. I would be happy to come for an interview at your convenience, and I can be reached after 5, P. M. at 772 1747.

Sincerely Yours

Rebecca Spraut

Вторая разновидность application - это "неходатайственное" письмо. Вы не откликаетесь на объявление, а сами ищете работу по совету или просто наудачу. В таком случае ваше письмо все равно должно содержать ссылку на источник информации, т.е. на того, кто посоветовал вам обратиться в данную компанию. К примеру:

Dear Sir,

This month I completed a three year course of study Tourism and Travel at the Bowker Business School, and my placement counselor, Mr. Robert Pliner, suggested I apply to you for a position as assistant travel agent.

Ну, а в остальном все, как и в первом письме. Теперь давайте рассмотрим, как составляется резюме.

Olga Smirnov

2300 West Fruitbridge Rd.

Send Terre, Indiana 47811

(521) 777 12 48

CAREER OBJECTIVE:

to obtain a position as an secretary with a large corporation.

WORK EXPERIENCE:

March 1995 Secretary, the Benlow Corporation.

to present 620 West Second street. Send Terre, Indiana.

Responsible for general running of the

office of small private firms.

October 1993 to Receptionist, Dr. Mark O' Roum,

March 1995 703 South Fulton Str., Bern, Indiana.

July 1991 to File Clerk, Ajax Insurance Company,

October 1993 277 Westgage Ave. Berne, Indiana.

EDUCATION:

September 1989 to Judson Secretary School, Berne, Indiana.

July 1991 Courses in typing,. Filing, Gregg

shorthand, and business machines operation.

Central High School, Berne, Indiana.

Diploma, July 1989.

SPECIAL SKILLS:

typing - 70 w. p.m.

shorthand - 120 w. p. m.

Languages - French, Russian

В подразделе CAREER OBJECTIVE вы пишете о своей цели, т.е. о том, какую работу и где хотели бы получить. Затем, как уже было сказано выше, в разделе WORK. EXPERIENCE, начиная с последнего и заканчивая самым первым, вы перечисляете места своих работ, т.е. кратко излагаете свою трудовую книжку с указанием в правом или, как здесь, в левом столбце, с какого по какое время трудились. Колонка EDUCATION - это, понятно, сведения о вашем образовании: укажите, что и когда вы в свое время с успехом закончили. Если служили в армии, то укажите и это под отдельным заголовком ARMY SERVICE. К примеру:

ARMY SERVICE

May 1981 to June 1983 private

Если не хотите выделять свою армейскую службу, то и не надо. Проверять все равно никто не будет. Ну, а под заголовком SPECIAL SKILLS указывайте все, что вы умеете делать и чем можете похвастаться: печатать, по-испански говорить, из спортивного лука стрелять… В конце резюме под заголовком REFERENCE можете приложить список тех, кто дал вам рекомендательные письма-характеристики с указанием имени, телефона или же адреса. Это вовсе не значит, что им тут же начнут названивать, спрашивая: "Кто вы и правда ли все, что написано?". Просто ваш «референс» будет выглядеть вполне убедительным. Вспомните то, что я вам уже говорил: все наши важные печати очень часто не имеют для американцев никакого значения. Хотя присутствие печати, может быть, и нелишне, особенно если печать стоит под документом из серьезного государственного учреждения, посольства, консульства…

ТЕПЕРЬ ВАША БИОГРАФИЯ

Ради Бога, не надо писать с канцелярской точностью, в каком году и месяце вы пошли в школу, вступили в пионеры, поступили в институт и так далее. Все эти сухие статистические данные уже есть в вашем резюме. Основная же цель биографии (если, конечно же, такая требуется) - это просто познакомиться с вами поближе как с личностью, проверить вашу речь… Вам же нужно всего лишь расслабиться и написать биографию в виде рассказа, изложить свою жизнь, возможно, даже с шутками. Не забывайте, что у BIOGRAPHY - те же цели и задачи, что и у "апликейшн форм",- расположить к себе того, кто будет читать вашу бумагу. Вот посмотрите:

I was born in a pretty cozy Bogodukhov town, that is out of Kharkov city, Ukraine.

As my father military officer we travelled a lot all of Soviet Union around. So I spent my green years first in East Germany that influenced,on me greatly (they say I look like a German, joke), then we moved to live in Siberia where I played an ice hockey, entered the Secondary School and fell in love with rock music.

After I finished the school, I failed my enter exams to the High School and joined the Army. Compulsary Army you know.

In two years my military service was over and I' ve been working at the plant for two years too, and then, in 1986, I've finally entered the Minsk State Pedagogical Institute(recently Linguistic University) for Foreign Languages where I have met my real friends, studied English and French, was going for Archery and founded a local student theater and paper…

Я вам привел пример из своей биографии, что очень понравилась ребятам из "Рейтера". Мы привыкли писать уж очень казенно и сухо, чего, как видите, в данном случае не требуется.

Теперь о характеристиках, или REFERENCE. И вновь забудьте обо всех наших советских штучках типа "Товарища Иванова я знаю как принципиального коммуниста, правильно понимающего политику партии и правительства…". Характеристика, как и иная документация, лучше воспринимается англичанами и американцами, будучи подана в несколько игривом, дружеском тоне. Не нужно быть многословным и скрупулезным в фактах. Следует подчеркнуть достоинства и позитивный опыт работы, выделить определенные черты человека. Короче, посмотрите сами.

REFERENCE June 21, 1994

Ms. Roberta Vasqez

The Vasqez Travel Agency

4765 Broadway

New York, NY 10032

Dear Ms. Vasqez,

I am happy to provide the information you requested regarding Jim Cash, with understanding that this information will be confidential.

Mr. Cash has been a stock clerk and then a sales assistant in my store since September 1992. He has always been willing to work odd hours, including weekends and holidays, and has proven to be a hardworking and trustworthy employee.

Sincerely Yours,

Brian Muller

Proprietor

Это, по-моему, очень удачный пример хорошего "референс". Сжато и вполне убедительно.

Следующий подраздел писем-характеристик - это рекомендательные письма. Они отличаются от "референс" тем, что если в первых вы просто сообщаете информацию о человеке, как о хорошем специалисте, то здесь вы, естественно, рекомендуете его: в конце письма добавляете или даете понять, что без этого парня компания просто пропадет. Ну, примерно так: