Статусная информация
Статусная информация – это информация о состоянии окружающего мира на определенный момент. Фактически, если мы рассмотрим большую часть информации, которая хранится в деловом мире, то это как раз статусная информация. Это счета, накладные, отчеты, диаграммы, индикаторы роста, какие-нибудь отчеты акционеров, распечатки, выписки со счета и прочее, прочее, прочее.
Естественно, сюда же относятся и все новости, пресса. Все это статусная информация. В делопроизводстве статусную информацию часто называют оригиналами. К примеру, две компании заключили договор, поставили печати и подписи. Статус отношений изменился, и новый статус подтвержден оригиналом договора.
В природе есть аналог статусной информации. Например, лужи говорят о том, что прошел дождь. Поваленное дерево говорит о том, что прошел ураган.
Статусной информации очень много. Она все время накапливается, это потоки бумаг. В ней легко потеряться. Для того чтобы этого не происходило, чтобы можно было организовывать, упаковывать и быстро находить данные, существует следующий вид информации – знаковая.
Знаковая информация
Обращаю ваше внимание на то, что в природе знаковой информации не существует. Ее создает человек. Знаковая информация уже требует мыслительной работы. Что такое знаковая информация? Это ярлыки, теги, аннотации, указатели, библиографические карточки, инструкции.
С помощью знаковой информации мы как раз можем быстро обработать статусную информацию и найти то, что нам нужно.
Предположим, в компании каждый день заключаются десятки договоров. Если каждый заключенный договор просто класть в угол комнаты, то для поиска нужного договора потребуется масса времени. Кстати, у большинства офисных работников огромная доля времени уходит именно на поиск нужных документов.
Конечно, из ситуации как-то выходят. Договоры подшивают в папки. На папки наклеивают ярлыки, например: «Январь 2011», «Февраль 2011». Папки кладут в шкаф, на который прикрепляют ярлык «2011 год». Вот это и есть знаковая информация. Теперь, при наличии знаковой информации, найти какой-то конкретный договор от 15 января 2011 года очень просто: шкаф «2011 год», папка «Январь 2011», и дальше идем по календарю.
Эффективным приемом работы со знаковой информацией является группировка. Как только вам стало нужно навести порядок в любом месте, первое, с чего вы должны начать, – это сгруппировать элементы по некоторому признаку и создать правило.
Например, вы решили навести порядок на рабочем столе. Можно сгруппировать все канцелярские предметы по признаку частоты использования:
• канцелярия (требуется часто);
• канцелярия (требуется редко).
Дальше создать правило:
• требуется часто (на правом углу стола);
• требуется редко (в верхнем ящике стола).
Главное – в самом начале заставить себя четко выполнять это правило, и через некоторое время вам уже не придется тратить время на поиск канцелярских мелочей.
Но, конечно, лучшим инструментом работы со знаковой информацией являются компьютеры. Именно для этого они чаще всего и используются. Если договоры хранятся на компьютере, то найти нужный проще простого: достаточно ввести дату договора, или номер, или контрагента, и компьютер отыщет все очень быстро.
Единственное, чего не может сделать компьютер, это понять – а что за договор нам нужен.
Для этого существует последний, пятый вид информации – валентная.
Валентная информация
Это информация, которая нужна для достижения какой-либо цели. В разговорах мы используем эпитеты: «важная, нужная, ожидаемая, искомая, ключевая информация». Валентная информация – это и есть настоящее знание.
На самом деле только эта информация реально ценна для человека. Когда вы подходите к остановке, то вам нужно не все расписание автобусов, а только время ближайшего рейса. Если вы заблудились, вас интересует не подробная карта местности, а именно тот маршрут, который вас выведет.
Арабская поговорка гласит: «Как выглядит кусок хлеба, зависит от того, голодны вы или сыты».
Как только вы меняете цель, валентность информации также меняется. Если вы передумали ехать в другой город, то информация о погоде в нем сразу перестанет вас интересовать.
К валентной также относится секретная, то есть очень важная информация. Причем с финансовой точки зрения валентная информация – это та, за которую платят деньги. Это реально ценная информация.
Все сотрудники компании отличаются по возможности доступа к различным видам информации и по возможности переводить информацию из одного вида в другой.
Самые примитивные и простые должности связаны с работой с материальной информацией. Например, с обязанностью замерять, какая сейчас температура воздуха. То есть чем выше уровень информации, с которой человек работает, тем выше его ответственность, тем больше он получает денег и т. д.
Весь бизнес, связанный с обучением или консультированием, – это фактически продажа валентной информации. Понимание того, как эта информация обрабатывается и что с ней происходит, и является сутью работы менеджмента.
Сравнить различные виды информации можно на таком примере. Допустим, вы долго мечтали увидеть Эйфелеву башню. И вот ваша мечта сбылась. Вы сейчас в Париже, на Марсовом поле, прямо перед Эйфелевой башней. Уже вечер, дует прохладный ветерок. Башня вспыхивает и переливается огнями.
В этот момент на вас обрушивается море материальной информации. Вы видите переливающиеся огни, вдыхаете свежий воздух, слышите музыку, ощущаете траву Марсова поля.
Вы можете набрать номер и позвонить приятелю, чтобы сказать: «Я сейчас в Париже!» Это будет уже сигнальная информация. Конечно, она не сможет передать всей гаммы чувств, но приятель поймет, что вы в Париже и что вам это нравится. Но как только вы закончите телефонный разговор, закончится и сигнальная информация.
В попытках сохранить этот вечер вы достаете фотоаппарат. Когда вы нажимаете кнопку спуска затвора, фотоаппарат делает снимок, то есть создает статусную информацию. Она уже может храниться неограниченно долго.
Приехав домой, вы копируете фотографии на компьютер, но вам нужно как-то их пометить. Или назвать папку «Эйфелева башня», или просто указать дату. Это уже знаковая информация.
Валентная информация появится только в тот момент, когда через много лет вы вдруг захотите посмотреть фотографии из того путешествия. В этот момент вам нужно будет вспомнить, где именно вы сохранили фото. Возможно, для этого вам придется выполнить поиск файла и ввести на компьютере слово «Париж». В результатах поиска уже будет валентная информация.
Определение важности информации
Как же определить, насколько информация важна?
Чтобы понять это, возьмем шахматную партию. Вы обдумываете свой ход. В первую очередь вас интересует тот ход, который ставит противнику мат. Он обладает максимальной важностью.
Допустим, такого хода нет. Вы переходите к просмотру двухходовых комбинаций, потом трехходовых и т. д.
С каждым новым уровнем глубины просмотра ценность отдельного хода снижается. Скоро вы понимаете, что найти выигрышную комбинацию не удается.
Поэтому вы делаете ход для достижения позиционного перевеса. Важность этого хода уже незначительна.
Точно так же в жизни. Вы можете сделать один звонок и заработать миллион – если владеете валентной информацией. Например, знаете, что собеседник собирается купить товар, который у вас есть.
То есть важная информация – это информация, которая позволяет вам добиться максимального эффекта от ваших действий.
Здесь возникает интересный психологический момент. Валентная информация с точки зрения психологии человека выражается в некой эмоциональной окраске того, что он делает. Чем важнее информация, с которой человек работает, тем ему интереснее, тем больше работа его захватывает.
Но есть типовая ошибка, которую совершает множество людей. Они пытаются мыслить на основе второстепенной информации. А иногда и десятистепенной. Для этого стоит только включить телевизор или открыть газету. Но у журналистов свои задачи. Им важно как-то зацепить ваше внимание, поэтому они обожают слова: «Сенсация! Срочно! Кризис! Скандал! Шок!» И каждому событию приписывают жуткую важность. Хотя если открыть газету годичной давности, там будет все то же самое.
На самом деле самая важная для вас информация – та, которая касается лично вас. Поэтому вообще исключите телевизор или газеты из источников новостей. Намного лучше в Интернете подписаться на те источники, в которых вы можете почерпнуть важную для себя информацию.
