А может быть, вы сейчас переживаете особенно трудное время на работе? Возьмите паузу и, например, проведите вечер с друзьями. Не запланирована ли у вас поездка за покупками, связанная с предстоящим днем рождения, свадьбой или выпускным вечером? Почему бы не сэкономить бензин и время, купив все через Интернет?
Потратьте несколько минут на то, чтобы изучить свое расписание, вместо того чтобы просто принять его как данность. Какие изменения вы можете в него внести? Рассмотрите любую возможность удалить какие-нибудь пункты из списка. Со временем вы будете с легкостью корректировать список за несколько минут, превращая его в совершенный и точный организационный инструмент.
Превратите планирование в привычку
Некоторые из вас скажут, что все эти восьмиминутные задания по усовершенствованию списка текущих дел отнимают слишком много времени. Первоначально рационализация списка дел и работа с ежедневником действительно требуют времени. Формирование любого нового навыка предполагает временные инвестиции. Но чем больше вы будете практиковаться в подготовке вашего списка параллельно с ежедневником, тем проще вам станет принимать быстрые решения. У вас появится время на развлечения и восстановление сил. Как и со всеми другими заданиями, вы должны работать над списком текущих дел в течение 21 дня без перерыва, прежде чем этот навык станет вашей второй натурой.
Вы также можете испытать шок, когда будете выполнять это упражнение в первый раз. На самом деле, в вашем распоряжении больше времени, чем вы представляете себе. Может быть, ваша жизнь наполнена второстепенными задачами? Продуманный список текущих дел — это больше, чем случайная коллекция задач. Грамотный план действий похож на карту, которая ведет нас к достижению цели и помогает не сбиться с пути.
Доведите список покупок до совершенства
Нужно что-то купить в кладовую для продуктов? Вы всегда сможете утвердительно ответить на этот вопрос, если будете иметь наготове простой и удобный список и научите каждого, кто живет в вашем доме, пользоваться им. Очень часто мы бродим по продуктовому магазину, смутно представляя, что нам нужно, и не помня, какие продукты у нас заканчиваются.
Сядьте за компьютер (исключительно для выполнения этого задания) и установите таймер на восемь чудесных минут для продуктовых фантазий. (Если у вас большой список, то вам может потребоваться два подхода по восемь минут.) Составьте список тех товаров, которые вы покупаете регулярно. Список должен быть максимально исчерпывающим, но ничего, если вы не сможете вспомнить все без исключения товары прямо сейчас.
Самый простой способ выполнить это задание — создать категории продуктов и оставить место под каждой из них, чтобы потом вписать от руки другие товары, которые понадобятся вам на этой неделе. Распечатайте список, и все, что от вас потребуется, это обводить кружочком, отмечать галочкой или подчеркивать тот товар, который нужен. Позже вы можете вернуться к вашему основному списку покупок, сохраненному в компьютере, и добавить в него пункты, внесенные от руки. В конечном счете у вас будет исчерпывающий список покупок, составленный с учетом потребностей вашей семьи.
Вас пугает мысль о создании собственного списка? Введите в строке поиска Google слова «список покупок», и вы найдете множество вариантов удобных шаблонов. Вы можете скопировать их в документ Word и приспособить для ваших индивидуальных потребностей.
В зависимости от размера вашей семьи, количества гостей на конкретной неделе и степени вашей увлеченности кулинарией вы можете составить список за один восьмиминутный подход или за два. Создавайте свой список на компьютере, чтобы можно было при необходимости легко напечатать его копии и корректировать список.
Вот пример списка, с которого вы можете начать — подумайте, какие категории можно удалить или добавить.
Напитки
♦ Пиво
♦ Кофе
♦ Крепкий алкоголь
♦ Газированная вода
♦ Чай
♦ Вода
♦ Вино
Продовольственные товары
♦ Хлебобулочные изделия
♦ Сухие завтраки
♦ Специи и приправы
♦ Молочная продукция
♦ Десерты
♦ Яйца
♦ Замороженные продукты
♦ Рыба
♦ Фрукты
♦ Мясо
♦ Орехи
♦ Расфасованные продукты
♦ Дичь
♦ Овощи
♦ Овощи для салата
♦ Заправки для салата
Непродовольственные товары
♦ Средства для уборки
♦ Средства для мытья посуды
♦ Лекарства и медикаменты
♦ Средства для ухода за домашними животными
♦ Гигиено-косметические средства
Если бы я заполняла эти категории, то мой список мог бы выглядеть следующим образом. Как вы можете его скорректировать с учетом вкусов и потребностей вашей семьи?
Усовершенствуйте свой список для сборов
Итак, вы планируете какую-то поездку — а что же лежит в вашем чемодане? Если вы похожи на других путешественников, ответ — все, кроме кухонной раковины! Я люблю путешествовать и живу на чемоданах с тех пор, как мне исполнилось 17 лет. Мой первый перелет из Нью-Йорка в Рио-де-Жанейро длился одиннадцать с половиной часов, а в багаже я везла не один, а два самых больших, самых тяжелых чемодана, какие только можно представить. С тех пор я научилась путешествовать по миру с чемоданом, в котором лежит все, что мне нужно, и который помещается на багажной полке в салоне самолета. Две главные составляющие «просвещенности» в вопросах сборов — это наличие списка и способность учиться на неизбежных ошибках. Очень часто мы воспринимаем ошибки как личные упущения и возможность напугать самих себя. В дзен-организации ничего такого нет!
Большая ошибка путешественников заключается в том, что они берут с собой больше, чем им может понадобиться. Почему же мы становимся жертвой этой ошибки снова и снова? Мы упаковываем вещи, чтобы утолить чувство неуверенности, нарастающее внутри нас, кода мы обдумываем нашу поездку. Поэтому мы начинаем складывать в чемодан множество костюмов на всякий случай, а для ровного счета выбрасываем из него какой-нибудь лосьон, гаджет или безделушку. Все эти вещи создают буфер между нами и нашим страхом. Иррациональный страх лишает нас способности принимать правильные решения, а в результате этого мы слишком много едим, слишком много пьем и в некоторых случаях упаковываем в чемодан слишком много вещей!
Пожалуйста, выделите восемь минут на то, чтобы прочитать представленную далее информацию. Сравните эти предложения с тем, как готовились к поездке, которую совершали совсем недавно. Начнем с серии вопросов, которые должны помочь вам сузить фокус и начать контролировать ваши эмоции, особенно, если вы не любите путешествовать или у вас мало опыта.
♦ Сколько дней вы будете отсутствовать?
♦ Какие дни вы проведете непосредственно в пути?
♦ Какова цель вашей поездки (например, туристическая, деловая командировка или то и другое вместе)?
♦ Будете ли вы принимать участие в важных мероприятиях, для которых вам придется сменить тот гардероб, что соответствует основной цели вашей поездки, на другой?
♦ Будете ли вы встречаться с одними и теми же людьми каждый день?
Далее я дам вам несколько советов, которые помогут вам понять, как путешествовать налегке. Каждый предмет, лежащий в вашем чемодане, должен быть предназначен для определенной цели. Мы должны сократить количество тех вещей из категории «на всякий случай», которые «засоряют» чемодан.
♦ Надевайте одежду более одного раза. Кто будет видеть вас каждый день, чтобы вам так было важно произвести впечатление? Можете ли вы надеть определенные предметы одежды, такие как юбка, пара брюк, блейзер, более одного раза? Если люди, с которыми вы встречаетесь в пятницу, не увидят вас во время ужина с клиентами, который состоится в субботу, то почему бы вам не надеть тот же самый деловой костюм? А если вам предстоит увидеться с кем-то из этих людей в понедельник, наденьте все тот же костюм, но смените аксессуары.
♦ Не позволяйте туалетным принадлежностям отягощать вам жизнь. Если вы будете жить в отеле или в доме у друзей и родственников, то там, вероятнее всего, будет мыло, средства для ухода за волосами, одноразовые бритвы и фен. Может быть, лучше оставить эти вещи дома? Если вы не уверены, что отель предоставляет все это своим гостям, позвоните им. Ваш чемодан только что стал легче!
♦ Воспользуйтесь услугами прачечной или химчистки. В отеле эти услуги будут стоить дорого, так что узнайте, где находится местная прачечная или химчистка. В результате вам придется класть в чемодан меньше вещей, если вы уезжаете на длительный срок.
