Записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебных дел, похозяйственные книги хранятся в течение 75 лет.
Научная, технологическая и патентная документация – в течение 10 лет.
Конструкторская документация – в течение 15 лет.
Проектная документация по капитальному строительству – в течение 25 лет.
Кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы – не более 3 лет со времени изготовления.
Фотодокументы – в течение 3 лет.
Документы на машинных носителях – в течение 5 лет.
Приведенные выше сроки временного хранения могут быть изменены органами и учреждениями Федеральной архивной службы России.
Специальные правила временного хранения установлены в отношении архивных документов, образовавшихся и образующихся при осуществлении деятельности Министерства обороны РФ, Министерства внутренних дел РФ, Министерства иностранных дел РФ, Министерства РФ по атомной энергии, Службы внешней разведки РФ, Федеральной службы безопасности РФ, Федеральной пограничной службы РФ, Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте РФ, государственного геологического предприятия «Российский геологический фонд» и ряда других органов государственной власти и государственных организаций, перечень которых определен в п. 7 Положения об Архивном фонде Российской Федерации.
Архивные документы названных организаций, а также архивные фонды и архивные документы, принятые в их ведомственные архивы, подлежат хранению и использованию в соответствии с соглашениями, заключаемыми входящими в перечень органами и организациями с Федеральной архивной службой России.
Специальный порядок установлен в отношении хранения документов организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства. Этот порядок определен Положением о порядке работы с документами, образовавшимися в деятельности организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 12 ноября 2001 г. № 85[136]. Согласно названному Положению после принятия решения о признании организации-должника банкротом и об открытии конкурсного производства конкурсный управляющий принимает в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации-должника, и проводит их инвентаризацию. Документы должника не могут быть предметом продажи на любой стадии производства по делу о банкротстве, если только не осуществляется продажа бизнеса должника. В последнем случае документы должника, за исключением документов, образовавшихся в его деятельности к моменту приватизации и относящихся к составу государственной части Архивного фонда РФ, становятся собственностью покупателя.
В целях организации отбора и передачи документов на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, а также в целях обеспечения сохранности документов, в том числе по личному составу, конкурсный управляющий заключает договор с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы РФ на проведение экспертизы ценности документов должника с последующей передачей отобранных документов на хранение в архив. По итогам экспертизы составляются описи для постоянного, временного сроков хранения и по личному составу.
Документы, отобранные на постоянное хранение, после утверждения описей на них конкурсным управляющим и экспертно-проверочной комиссией поступают в государственный или муниципальный архив. Документы по личному составу поступают на хранение в архивы документов по личному составу, а при их отсутствии – в соответствующие государственные или муниципальные архивы. Документы временного хранения, сроки которых не истекли, могут быть переданы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на платной основе.
Районные и городские архивы могут осуществлять временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации до передачи их на постоянное хранение в соответствующее учреждение Федеральной архивной службы России в соответствии с законодательством субъектов РФ.
По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы передаются на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России.
Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в процессе деятельности органов государственной власти и государственных организаций, а также документами, переданными негосударственными организациями и гражданами.
Ведомственные перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, разрабатываются и утверждаются федеральными органами государственной власти по согласованию с Федеральной архивной службой России.
Типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, утверждаются Федеральной архивной службой России.
Государственные организации, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации, и виды таких документов определяются Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ.
Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета устанавливается Федеральной архивной службой России. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации учитываются в учреждениях Федеральной архивной службы России, государственных музеях, библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам). Общие правила использования архивных документов установлены законодателем в ст. 20 Основ. Согласно этим правилам документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам. Порядок использования архивных документов в государственных архивах определяется Федеральной архивной службой России[137]. Порядок использования документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в центральных органах исполнительной власти РФ, в государственных организациях, определяется ими по согласованию с органами и учреждениями Федеральной архивной службы. Использование документов, находящихся в негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется с согласия собственника архивных документов.
Государственным архивам предоставлено право выдачи пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов на основе лицензионных соглашений. Порядок заключения таких соглашений устанавливается Правительством РФ.
Основами установлен ряд ограничений по использованию архивных документов. Указанные ограничения касаются документов, содержащих государственную или иную тайну, документов, содержащих секретные сведения, документов, содержащих сведения о личной жизни граждан, а также создающих угрозу для их жизни и безопасности жилища.
Использование документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством РФ. Использование документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащих секретные сведения, разрешается органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России совместно с соответствующими центральными органами исполнительной власти РФ, организациями до истечения 30 лет со времени их создания и по мере утраты секретности этих сведений[138].
Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающих угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок в 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти – его наследниками.
Граждане и организации имеют право получать заверенные копии архивных документов и выписки из них или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов. Указанное право может быть реализовано в отношении архивных документов, хранящихся в государственных архивах и архивах организаций.
Пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность.
