– какие операции осуществляются в рамках процесса: например, если этап запускается с момента получения определенной информации, необходимо выяснить, какие действия осуществляются подразделением с поступившей информацией (каким образом она преобразуется, куда включаются преобразованные данные и т. д.). Имеет смысл смоделировать какую-либо ситуацию (например, «вы получаете заявку на оплату, что с ней делаете дальше (проверяете, регистрируете и т. д.)»);
– каким образом оценивается степень достижения цели этапа процесса, как владелец этапа процесса понимает, что цель этапа достигнута;
– каким образом обеспечивается надлежащее исполнение операции в рамках этапа – в данном случае мы напрямую расспрашиваем о существующей системе внутреннего контроля. Вопросы по внутреннему контролю этапа процесса лучше задавать после получения информации по базовым вопросам, указанным выше.
• Хорошим подходом при проведении интервью с целью получения информации для описания процесса с упором на систему внутреннего контроля является следующая практика – если выясняется, что в конкретном месте (этапе процесса) отсутствует контроль, то следует тут же выяснить, имеется ли компенсирующий контроль в другом месте. При этом необходимо немного проговорить данную ситуацию, выяснить позицию владельца этапа процесса, т. е. описать ему возможные последствия и вероятность бесконтрольных действий и посмотреть на его реакцию. Это обеспечивает соблюдение принципа разведки и получение начальной информации по реакции владельца процесса и его позиции по потенциальной проблеме.
• Когда вы определяете границы процесса, основным источником информации является в первую очередь владелец этого процесса. Также кроме владельца рассматриваемого процесса существуют владельцы взаимодействующих процессов. Нередки ситуации, когда имеет смысл получить дополнительные подтверждения границ процесса путем коротких тематических интервью с владельцами взаимодействующих процессов. Бывает, что мнения владельцев основного рассматриваемого процесса и взаимодействующих процессов расходятся. А аудитору важно иметь достоверную информацию о границах процесса, например для того, чтобы определить ответственных за исполнение плана исправительных мероприятий.
• При описании процесса со сложной структурой – большим количеством владельцев этапов процесса – эффективность интервью значительно повышается, если оно проводится в формате очной ставки. Если вы столкнулись именно с таким процессом, очень высока вероятность снижения КПД вашей деятельности. Основными деструктивными факторами являются организационные моменты (нужно назначить большое количество встреч с людьми, находящимися в разных местах), необходимость независимой во времени стыковки разных мнений, повышенный объем аудиторской работы. Эти трудности можно отчасти избежать, если проводить интервью с расширенным составом участников, например владельцев нескольких последовательных этапов процесса.
• При составлении рабочих документов, посвященных описанию процесса, лучше использовать принцип матрешки. То есть если вы составили графическое описание процесса из нескольких диаграмм в формате Microsoft Visio, то лучше держать все диаграммы в одном файле на разных закладках, а не в разных файлах на одной закладке. Это относится и к ситуациям, когда описывался процесс более чем на одном уровне. В процессе аудита накапливается множество файлов, и лучше, если вы будете оптимизировать их количество.
• В большинстве ситуаций при описании процесса используется нумерация. Нумеруются этапы процесса, рабочие документы, ссылки, пункты отчета. Если вы используете различные виды ссылок, а также увязываете как этапы одного процесса, так и процессы между собой, без нумерации, скорее всего, не обойтись. Если вы ведете нумерацию, следите за ее системностью, взаимоувязкой и последовательностью. Отчасти это вопрос формата, например использования целых или дробных номеров для обозначения этапов процесса. Отчасти это вопрос обмена информацией внутри команды аудиторов, например при необходимости сделать ссылку на этап процесса, описываемого другим аудитором. Отчасти это вопрос системы рабочих документов. Существуют программные продукты, которые облегчают использование нумерации, например в части перекрестных ссылок. Несмотря на кажущуюся банальность нумерации как инструмента, она имеет огромное значение для понимания и восприятия аудиторской работы.
• Если вы составляете графическое описание процесса, то на схемах не должно быть так называемых тупиковых элементов. Под ними понимаются элементы схемы, которые лишены либо входа, либо выхода, либо того и другого одновременно. На практике 99,9 % процессов имеют как вход, так и выход. С фундаментальной точки зрения это следует из того, что предприятие, по сути, является системой открытого типа. Если вход или выход этапа процесса находится в другом процессе, используется специальный значок. Такие значки как раз и представляют собой точки перехода, упомянутые выше.
• Следите за тем, что на схемах отсутствовало закольцовывание элементов. Имеются в виду ситуации, когда с определенного этапа процесса делается переход на предыдущий этап, но при этом сохраняется один вариант развития событий. Таким образом, если воспринимать схему буквально, получается круг, не позволяющий продвинуться дальше по процессу.
• Нумерация элементов схемы должна совпадать с нумерацией текстового описания.
• При составлении описания процесса с целью оценки системы внутреннего контроля контрольные процедуры лучше указывать как на схеме, так и в описании, при этом необходимо использовать дифференциацию. Для схем лучше подходит цветовая дифференциация. Например, адекватный или эффективный контроль обозначается белым кружком в углу этапа процесса, неадекватный или неэффективный контроль – черным. Необходимо раскрывать механизм контроля как минимум в текстовом описании, например, ограничиваться формулировкой «контроль правильности» или «проверка правильности» недопустимо. Это связано в первую очередь с необходимостью обеспечить контроль качества описания процесса и последующей работы, которая будет базироваться на описании. Например, если рассмотреть процесс формирования заявки в процессе «Закупки», то начинающий аудитор может назвать контролем правильности подпись заявки у вышестоящего функционального руководителя. Однако, по сути, данное действие не всегда автоматически означает проведение контроля правильности составления заявки или указанной в заявке номенклатуры.
• Как уже говорилось, при составлении схем необходимо придерживаться хронологической последовательности этапов процесса. Однако есть еще такой параметр, как периодичность и временные рамки этапа процесса. Многие процессы состоят из подпроцессов или этапов, имеющих различную периодичность и различные временные рамки. Например, при описании процесса «Бюджетирование» есть процесс формирования и пересмотра годового бюджета, а может быть процесс формирования и пересмотра ежеквартального или ежемесячного бюджета. Наверное, можно гордиться тем, что все эти процессы уместились на одной схеме и в одном текстовом описании, однако лучше этого не делать. Возьмите за правило описывать процессы с разными временными параметрами на разных схемах.
• В большинстве случаев нет смысла детализировать участников процесса дальше, чем структурные подразделения, особенно на схемах. Например, если по процессу контрактодержатель (куратор договора) передает согласно схеме расчетные документы в бухгалтерию (счет, счет-фактуру, акт выполненных работ), то нет смысла отражать на схеме бухгалтера по расчетам с поставщиками в качестве отдельного владельца процесса. Достаточно просто указать в качестве владельца процесса бухгалтерию целиком, а в текстовом описании уточнить.
• Как уже говорилось, необходимо следить за тем, чтобы схема не была перегруженной излишними деталями. Существует хороший контрольный механизм для этого. При формировании схемы процесса необходимо постоянно оценивать ее оптимальность для выполнения поставленной задачи. Если вы можете убрать со схемы какой-либо из элементов и при этом схема полностью сохранит полезность для выполнения стоящей перед вами задачи, то данный элемент не нужен. В сочетании со стремлением описать процесс в достаточной степени (с точки зрения поставленной задачи) только с помощью схемы, данный метод обеспечивает оптимизацию числа элементов на схеме. Дальше уже дело вкуса.
• Иногда аудиторы, особенно начинающие, забывают, что описание основывается на соответствующем процессе, а не на функционале ключевого подразделения – владельца процесса. Поэтому в описание включается много излишней информации. Этот недостаток устраняется только одним способом – более частыми проверками статуса и содержания проведенной работы.
