По системе банк – клиент платежи производятся только по заявкам, имеющим статус «к оплате». Далее информация по проведенным платежам поступает в учетную систему, где произведенные платежи сопоставляются с заявками, имеющими статус «к оплате». В свою очередь в бухгалтерской системе выполняется разнесение выписки по счетам. Разнесенные выписки автоматически поступают в центральное казначейство, которое, используя полученную информацию, анализирует все платежи компании за определенный период.
Каждый владелец бюджета имеет доступ к выделенному ему центру финансовой отчетности для контроля за прохождением своих заявок.
На этапе моделирования систем управления денежными потоками существует возможность оптимизации соответствующих бизнес-процессов. С этой целью производят определенные действия по формированию ключевых объектов управления денежными потоками:
• разбивка всей системы обслуживания бюджетных средств на участки, каждый из которых включает центр финансовой отчетности для формирования и контроля выделенного бюджета;
• определение участников процесса, которые выступают в роли инициаторов и контролеров проводимых в системе платежей;
• разработка регламентов, устанавливающих обязанности и полномочия всех участников бизнес-процесса, включающие определение платежных лимитов, уровней ответственности за принятие решений по проведению платежей, порядок доступа к учетной информации;
• разработка графиков прохождения платежей, включающих сроки и последовательность проведения заявок на оплату.
Общий смысл оптимизации заключается в устранении узких мест и функционального дублирования в организационной системе, что позволяет сократить трудозатраты руководителей компании на контроль расходования финансовых средств. Установленные бюджеты и регламенты управления финансовыми потоками освобождают руководителей от мелочного контроля за прохождением каждой заявки и позволяют поручить эту работу финансовым менеджерам, вмешиваясь в налаженный процесс только в случае возникновения отклонений и сбоев в системе. Обычно это связано с необходимостью выделения дополнительных ресурсов для совершения сверхлимитных платежей, не вошедших в график или пересмотра бюджета.
Оптимизация бизнес-процессов управления денежными потоками позволяет также решить вопрос сведения к минимуму злоупотребления при исполнении заявок и платежей. Это достигается за счет регламентированного разделения функций контроля выплат и их инициализации.
После проведения оптимизации бизнес-процессы переводятся в документальную форму представления в виде разного рода регламентов. Это внутренние документы, определяющие правила функционирования платежной системы компании. Они обычно содержат данные о порядке прохождения заявок, сроках оплаты, реквизитах ответственных за проведение заявок, обязанностях и полномочиях сотрудников компании, характере и последовательности их действий. Пример регламентного документа приведен в табл. 5.1.
Регламенты платежей удобно также изображать в виде диаграммы Ганта, на которой отдельные этапы платежного графика представлены в форме отрезков пропорциональной длины (рис. 5.2).
Диаграмма Ганта – широко распространенное средство наглядного отражения протекания бизнес-процессов во времени и позволяет регламентировать оптимизацию управления финансовыми потоками, детализируя график прохождения заявок.
В дальнейшем оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в организационных документах, например, под названием Регламента осуществления платежей в компании. Проработанный регламент предотвращает сбои в управлении платежными системами. Для этого он должен в первую очередь однозначно трактовать действия всех участников управления денежными потоками. Практика показывает, что добиться этого можно только в процессе отладки регламента в реальной рабочей обстановке. В связи с этим регламент корректируется с учетом реальных условий функционирования системы и утверждается заново. Процесс внесения изменений в регламент, в свою очередь, должен быть проработан заранее.
Таблица 5.1. График прохождения платежей
Рис. 5.2. Диаграмма Ганта прохождения платежей в системе управления финансовыми потоками
Моделируя подобным образом бизнес-процессы для каждой предметной области, можно впоследствии построить на основе разработанной концептуальной модели рабочий прототип системы управления финансовыми потоками и реализовать его в виде информационной системы на базе выбранного программного обеспечения.
Требования к программному обеспечению
Программное обеспечение для автоматизированного управления финансовыми потоками должно обеспечивать:
• формирование электронных учетных регистров для организации платежной системы;
• создание электронной отчетности, предназначенной для контроля исполнения платежей, выполнения стандартов платежной системы, регламентов движения денежных средств (например, платежный календарь);
• поддержку процедур согласования бюджетных планов и заявок на оплату путем визуализации и пересылки финансовому менеджеру акцептованных заявок;
• разграничение прав доступа для различных категорий компетентности в компании, когда каждый руководитель направления видит заявки только по своему бизнес-направлению.
Внедрение систем управления финансовыми потоками
Когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, разработано соответствующее организационное обеспечение, начинается самое сложное – внедрение системы в практику работы компании.
Перенос бумажной системы в практику является наиболее трудоемким этапом организации автоматизированного управления финансовыми потоками. Часто компании сталкиваются с необходимостью искоренения внеплановых платежей и реанимацией незапланированных, но типичных и необходимых платежей. Приходится также вести борьбу с платежами, инициированными с нарушением внутренних правил.
Подобные ситуации свидетельствуют о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления финансовыми потоками, упущениях в регламентации использования системы либо проблемах с финансовой дисциплиной на участках внедрения. Полезные свойства внедряемых систем порой неочевидны, и результат в виде увеличения прогнозируемости и скорости прохождения заявок проявляется постепенно. Управление финансовыми потоками тем результативнее, чем четче соблюдаются платежные регламенты внутри организации.
Проектирование информационной системы управления финансовыми потоками
Проектирование информационных систем традиционно связано с построением системы моделей, каждая из которых в формализованном виде отражает характерные особенности автоматизируемых бизнес-процессов. Количество таких моделей, их сложность, степень детальности и форма представления определяются главным образом видом и масштабами деятельности, сложностью информационной инфраструктуры и институциональным уровнем, который занимает объект моделирования в экономической иерархии. При необходимости вся совокупность моделей объединяется в единое целое и выступает в форме интегрированной модели организации.
Концептуальная модель
Для создания информационных систем любой предметной области необходимо прежде всего построить концептуальные схемы или модели обработки информации в каждом конкретном сегменте деятельности. В свою очередь концептуальные модели в дальнейшем конкретизируются с помощью различных компьютерных инструментальных средств, позволяющих в итоге создать предметно-ориентированные методики построения любой требуемой информационной системы.
Концептуальная модель – это наиболее общая схема информационной системы, которая, тем не менее, отражает главные принципы ввода, обработки и вывода информации для решения определенного предметно-ориентированного круга задач. В зависимости от степени абстракции концептуальные модели имеют многоуровневое представление. При этом за основу абстракции разного уровня берется понятийный аппарат исследуемой предметной области. Как известно из системного анализа, любая модель представляет собой систему, состоящую из множества элементов и взаимосвязей между ними.
В случае моделирования управления финансами главным абстрактным признаком является понятие «финансовый поток», главной целевой установкой – получение дохода. Поэтому простейшую концептуальную модель информационной системы можно представить в виде схемы, где на входе располагаются ресурсы предприятия, в том числе и финансовые, а на выходе – материальные, денежные и финансовые результаты.
Концептуальная модель предназначена для выявления основных целевых установок для последующего проектирования автоматизированной системы.
