Прежде чем кликнуть по кнопке «Отправить», вспомните: любое электронное письмо может быть использовано против вас в суде. Некоторые бизнес-консультанты советуют выжидать пять минут перед отправкой писем, сочиненных в порыве эмоций. Так у вас появляется шанс взглянуть на вещи с другой стороны, возможно, передумать и в конце концов не отправлять письмо. Старайтесь никогда не слать эмоциональных писем, от которых потом захочется отказаться. Электронное письмо — такое свидетельство, которое может быть переадресовано другим (иногда — после коварной правки) с целью вас дискредитировать. Не пересылайте электронной почтой конфиденциальные материалы, информацию, не подлежащую разглашению, и оскорбительные тексты. Помните, что шутки, тонкая ирония и откровенные признания лучше всего срабатывают в разговоре с глазу на глаз.
ЛИЧНЫЕ ЗАПИСКИ В ПРОТИВОВЕС МАССОВОЙ РАССЫЛКЕ
Рассылать анонсы или автоматические ответы многим адресатам сразу — это, безусловно, удобно. Но, если вы рассчитываете на ответ, лучше обратиться к каждому по отдельности. Многие имеют привычку просматривать по диагонали или сразу стирать сообщения, которые начинаются словами «Дорогие друзья», потому что те похожи на спам.
КОПИИ ПИСЕМ
Некоторые имеют дурную привычку вставлять в поле «копия» длинный список адресов. Особо раздражает, когда жертвы такой массовой рассылки жмут на кнопку «ответить всем». Далеко не все люди из списка желают узнать, как устроен ваш распорядок дня, почему вы не сможете прийти на встречу или принести пакет пончиков на игру двух команд Малой лиги.
У длинного списка адресов есть и другой недостаток (особенно если вы пересылаете чужое письмо). Многие не хотят, чтобы их адрес знали десятки незнакомых людей, — а вы его невольно разглашаете. Чтобы этого избежать, вбивайте адреса в поле «скрытая копия» (ВСС, black carbon copy).
НЕ ЗЛОУПОТРЕБЛЯЙТЕ ВЛОЖЕНИЯМИ
Рукописи, изображения, видео и другую информацию можно пересылать в виде прикрепленных файлов. Однако если эти файлы слишком большие, их придется долго скачивать, они займут много места в памяти компьютера вашего адресата. Программы-архиваторы позволяют «сжать» некоторые вложения до приемлемых размеров. Для пересылки особо «тяжелых» файлов воспользуйтесь сайтами вроде YouSendIt.com или Pando.com. Но, если и тут вы потерпели неудачу, остается последний вариант: запишите файлы на компакт-диск. Его можно передать из рук в руки или переслать обычной почтой.
Опасайтесь вложений в письмах от незнакомцев — они могут содержать вирусы, которые выведут из строя операционную систему вашего компьютера. Никогда не открывайте вложения, если адрес вам незнаком, а текст письма сообщает «Вот файл, который вы просили».
Чтобы не создавать ненужных вложений, полезно скопировать текст, который вы набрали в программе Word, и вставить его в тело письма.
СЛЕДИТЕ ЗА ВХОДЯЩИМИ
Отправляя электронное письмо, мы ждем скорого ответа. Большинство отправителей рассчитывают, что им ответят в течение 24 часов. Простительна задержка в двое суток. Однако тянуть с письмом еще дольше — значит проявлять неуважение к тому, кто вам пишет. Если вы не укладываетесь в эти сроки, дайте хотя бы знать, что получили письмо и развернуто ответите позже (лучше сразу указать, когда именно). Другой вариант — установить почтовый автоответчик, который будет уведомлять ваших корреспондентов, что до такой-то даты вы отсутствуете. Каждый день выделяйте время на то, чтобы поработать с почтой — и тогда ваш почтовый ящик не переполнится неотвеченными письмами.
«АРХИВАРИУСЫ» ПРОТИВ «ЧИСТИЛЬЩИКОВ»
Одни имеют привычку держать свой почтовый ящик пустым, другие берегут каждое письмо. Полезно завести отдельные папки на диске и класть в них письма, отсортированные по темам, но при этом сохранять только те, которые могут понадобиться в будущем. Чем логичней устроена ваша система папок, тем проще вам будет отыскать в ней нужное письмо.
НЕ ТРАТЬТЕ НА ПОЧТУ СЛИШКОМ МНОГО ВРЕМЕНИ
Многим трудно удержаться от того, чтобы лишний раз проверить почту. Эта привычка может превратиться в зависимость. Когда мы проводим слишком много времени перед компьютером или слишком часто заглядываем в свой коммуникатор, мы жертвуем другими делами и выпадаем из графика. Если вы желаете покончить с привычкой проверять почту каждые две минуты — пора взять под контроль свою дофаминовую систему и переднюю часть поясной извилины, которые управляют зависимостями. Для этого годятся такие стратегии:
• Составьте расписание сеансов работы с почтой. Желательно, чтобы они занимали не больше часа в день.
• Если вы считаете, что ответ на какое-нибудь письмо отнимет у вас одну-две минуты, не откладывайте его на потом — ответьте сразу. А потом переходите к другим делам.
• Установите почтовые фильтры, которые автоматически отсеивают спам.
ПОМОГАЙТЕ ДРУГИМ ПРИДЕРЖИВАТЬСЯ ПОЧТОВОГО «ЭТИКЕТА»
Время от времени в разгар рабочего дня друзья и коллеги пересылают вам анекдоты, «письма счастья» и так далее. Тактично намекните, что вы от этого не в восторге. Мой приятель, который сочиняет сценарии комедий, получал по двадцать сообщений с анекдотами за день. В конце концов он не выдержал и разослал всем друзьям и коллегам гневное письмо, где жаловался, что устает от чтения анекдотов, и просил себя от них впредь избавить. Это сработало. Признаться честно, с тех пор я не отправил ему ни одного нового письма.
БОЛЬШЕ ЗАБРАКОВАННЫХ ПИСЕМ
«Письма счастья» — это обычно спам, который мешает работе. Не стоит их пересылать дальше — смело отправляйте в корзину. Подумайте дважды, прежде чем кликнуть по ссылке «Отписаться»: этим вы дадите знать отправителю, что его сообщение прочитано вами, и тогда на вас обрушится шквал спама и вирусов. Либо стирайте нежелательную почту сами, либо доверьте это программе, которая автоматически удаляет (или отправляет в карантин) подозрительные письма.
Если вы преждевременно кликнули «Отправить», не спешите слать вслед стандартное «уведомление об отзыве». Лучше в следующем письме признайтесь адресату в оплошности и доступно и коротко объясните, что собирались сообщить. Чтобы как можно реже оказываться в такой ситуации, полезно заполнять поле «Кому» не раньше, чем текст письма будет окончательно готов.
ИНТЕРНЕТ-МЕССЕНДЖЕРЫ — ЗДЕСЬ И СЕЙЧАС
Дословный перевод английского термина instant messaging — «мгновенная пересылка сообщений». Интернет-мессенджеры задумывались для того, чтобы без задержек, свойственных электронной почте, обмениваться короткими репликами о личном, однако на поверку оказались ценным рабочим инструментом. Многие из деловых людей предпочитают интернет-мессенджеры телефону: так быстрей и проще.
Обмениваясь мгновенными сообщениями, часто забывают об осторожности. Распространено заблуждение, что «мгновенный» текст автоматически стирается из памяти компьютера. Поэтому в «аське» без задней мысли критикуют начальство, высмеивают коллег или неполиткорректно шутят. Однако собеседнику ничто не мешает сохранить вашу переписку, чтобы в будущем употребить ее против вас. Чтобы обезопасить себя, убедитесь, что ваш ник в интернет-мессенджерах не встречается рядом с вашим настоящим именем в Интернете (например, в «профиле пользователя» на каком-нибудь форуме).
Не стоит пересылать при помощи интернет-мессенджеров секретную информацию и персональные данные (например, пароли и номера кредитных карт). С осторожностью относитесь ко вложенным файлам — вирусу легче взломать защиту интернет-мессенджера, чем защиту почтовой программы. Если интернет-мессенджерами пользуются ваши дети, установите программу родительского контроля, чтобы следить за их перепиской и не позволять им засиживаться за этим занятием.
Если интернет-мессенджер нужен вам и для работы, и для дружеской болтовни, отделите друг от друга «деловой» и «личный» списки контактов. Это дисциплинирует, и в итоге вы реже переписываетесь не по делу на рабочем месте. Если же вы не можете удержаться от такой переписки в рабочее время, попробуйте свести ее к минимуму и заниматься этим только в перерывах.
ПОИСКОВЫЕ МАШИНЫ: GOOGLE — НЕ ПРЕДЕЛ
Интернет растет, поисковые машины совершенствуются, и люди пользуются поиском все чаще. Однако статистика запросов свидетельствует, что эффективно искать в Интернете умеют немногие [246].
Одна из причин неэффективного поиска — привычка браться за много дел сразу. Нейрофизиологи выяснили, что если мы ищем в Google во время телефонного разговора, то от постоянного переключения внимания возбуждается зона мозга, которая лежит прямо подо лбом — в переднем участке префронтальной коры. Благодаря этой зоне мы можем оставлять дела незавершенными и возвращаться к ним позже. Любопытно вот что: префронтальная кора «созревает» в мозгу ребенка одной из последних — и первой начинает деградировать в старости. Поэтому неудивительно, что детям и старикам многозадачность дается с трудом.
