• объединение синтетического и аналитического учета – по большинству счетов аналитический учет объединен с синтетическим, что исключает необходимость применения промежуточных регистров;
• сокращение количества записей – рациональное построение учетных регистров и главной книги, совмещение синтетического учета и аналитического учета в одном регистре ведет к сокращению записей, что ускоряет документооборот;
• подчинение регистров требованиям отчетности, контроля и анализа – в регистрах предусмотрено накапливание данных в разрезах, необходимых для составления отчетности, соответственно исключается выборка данных в конце отчетного периода;
• возможности для широкого применения малых вычислительных машин, лучшее распределение обязанностей между счетными работниками, соблюдение графика работы, улучшение организации и техники ведения учета.
Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд работников.
4. Мемориально-ордерная форма применяется в отдельных отраслях производства товаров и услуг.
Мемориально-ордерная форма основана на базе контрольно-шахматной формы учета. При этой форме однородные документы группируют в накопительных ведомостях, на их основании составляют мемориальные ордера, которые регистрируют, что обеспечивает их сохранность и позволяет получить контрольную сумму оборота по всем счетам.
5. Недостатки мемориально-ордерной формы:
• многократность записей;
• отрыв аналитического учета от синтетического;
• сложность приемов выявления ошибочных записей.
6. При автоматизированной форме хозяйственный субъект обслуживается компьютерной и другой техникой.
Таблично-автоматизированная форма учета включает использование комплекса вычислительных машин, обеспечивающих получение взаимосвязанной системы учетной информации.
При применении этой формы данные документов переносят на магнитные ленты, диски, которые используют для обработки на вычислительных машинах. В процессе машинной обработки на их основании получают единые учетные регистры – машинограммы, их содержание отвечает требованиям бухгалтерского учета и определяется типовыми проектами комплексной механизации учета.
Для автоматизированной формы учета характерна повышенная оперативность, более тесное использование оперативных плановых и отчетных данных.
7. Преимущества использования автоматизированной формы учета:
• применение вычислительной техники для обработки информации, ее сбора и регистрации;
• возможность диалогового режима работы с вычислительной техникой;
• возможность выдачи информации по запросу;
• освобождение времени учетного персонала для выполнения контрольно-аналитических функций.
9. Документооборот. Классификация документов
Документирование операций – сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах.
Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.
Документооборот – движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив.
1. Для отражения хозяйственных операций применяется большое количество документов, в частности:
• распорядительные;
• оправдательные;
• бухгалтерского оформления;
• комбинированные;
• первичные;
• сводные;
• разовые и накопительные;
• внутренние и внешние.
2. С помощью распорядительных документов оформляют поручение совершить хозяйственную операцию.
К распорядительным документам относятся:
• доверенности;
• наряды;
• приказы на совершение хозяйственных операций.
Распорядительные документы не являются основаниями для учетных записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления. Они имеют большое значение для предварительного контроля правильности, т. е. юридической и экономической обоснованности совершения операций.
Оправдательные документы – документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основаниями для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
3. К оправдательным документам относятся:
• приходные и расходные накладные;
• различные акты;
• кассовые чеки и др.
4. Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для подготовки информации в целях отражения ее в учетных регистрах, в частности это расчеты и справки, составляемые бухгалтерией и служащие основанием для дальнейших учетных записей.
К документам бухгалтерского оформления относятся:
• расчетная ведомость на заработную плату;
• расчет амортизационных отчислений;
• справки об ошибках, обнаруженных в учетных регистрах и подлежащих устранению посредством дополнительных записей, и т. п.
5. Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Целесообразность их применения заключается в сокращении общего количества документов.
К комбинированным документам относятся:
• товарно-транспортные накладные;
• требования на получение материалов со склада;
• расчетно-платежная ведомость на заработную плату, которая заменяет собой составляемые порознь расчетную и платежную ведомость, является сначала документом бухгалтерского оформления, потом, при передаче ее в кассу, играет роль распорядительного документа и, наконец, после выплаты денег становится оправдательным документом.
Такое комбинирование назначений сокращает общее количество документов, поэтому широко распространено.
6. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, являются письменным доказательством того, что хозяйственная операция совершена или получено разрешение на ее проведение. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
7. Сводные документы обобщают данные первичных документов. Это первая ступень обобщения сведений, содержащихся в нескольких первичных документах, которая предшествует их бухгалтерской обработке.
К сводным документам относятся:
• товарные отчеты материально ответственных лиц;
• кассовые отчеты кассира;
• отчеты подотчетных лиц об израсходовании ими денежного аванса.
8. Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, накопительные – за определенный период времени.
Внутренние документы составляют и используют на конкретном хозяйствующем субъекте, внешние – поступают на предприятие от организаций и лиц.
Значение документирования заключается в том, что документы являются исходным пунктом бухгалтерского учета.
10. Первичные документы
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
