3. Щелкните на нужной вам команде в контекстном меню.
Защитна файлов MS Office
После того как вы потратили массу времени на изучение премудростей работы с Microsoft Office, осталось только одно – потерять все важные данные. Чтобы предотвратить подобное, вам обязательно следует знать следующее.
Осторожно: макровирусы!
Новое поколение компьютерных вирусов, макровирусы, заражает документы Word и рабочие листы Excel. Когда вы даете кому-нибудь копию документа или рабочего листа, содержащую вирус, вы становитесь распространителем этого макровируса.
С целью предотвращения заражения файлов на вашем компьютере макровирусами Microsoft Office предлагает ограниченную защиту от вирусов.
...
Примечание
Самые распространенные макровирусы инфицируют документы Word. Вторые по своей распространенности макровирусы инфицируют рабочие листы Excel. Хотя к моменту написания этой книги уже появились макровирусы для PowerPoint и Access, они еще не получили широкого распространения. Обязательно купите качественную антивирусную программу и регулярно приобретайте ее новые версии.
Чтобы включить защиту от макровирусов в Word, выполните следующие действия:
1. Выберите команду Файл > Сохранить (File > Save) или Файл > Сохранить как (File > Save As). Отобразится диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
2. Щелкните на кнопке Сервис (Tools), расположенной в верхнем правом углу диалогового окна Сохранение документа. Отобразится меню.
3. Выберите команду Параметры безопасности (Security Options). Появится диалоговое окно Безопасность (Security).
4. Щелкните на кнопке Защита от макросов (Macro Security). Появится еще одно диалоговое окно Безопасность (Security).
5. Перейдите на вкладку Уровень безопасности (Security Level), после чего выберите переключатель Высокая (High), Средняя (Medium) или Низкая (Low).
Если у вас нет на то особых причин, всегда выбирайте вариант Высокая (High).
...
Примечание
Если вы выбрали высокий уровень безопасности, то не сможете выполнить ни одного макроса, созданного другим человеком, пока не уменьшите уровень безопасности. Этот переключатель предотвратит заражение файлов макровирусами, однако имейте в виду, что некоторые вирусы настолько «сообразительны», что отключают эту защиту.
6. Дважды щелкните на кнопке ОК. Отобразится диалоговое окно Сохранение документа (Save As). При каждом сохранении документа Word будет использовать заданные вами параметры безопасности.
7. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).
Как получить резервные копии своих файлов
На тот случай, если вы по ошибке удалите какой-либо файл, следует всегда хранить дополнительные копии своих файлов. Если с какими-то из ваших файлов случится несчастье, их резервные копии, заблаговременно полученные вами, скрасят горечь потери, и вы сможете продолжать работать как ни в чем не бывало. Создание одной или нескольких дополнительных копий файлов называется получением резервных копий этих файлов.
Простейший (а потому и быстрее всего забываемый) способ получения резервных копий заключается в самостоятельном их создании с помощью программы Windows Explorer (Проводник) (вы копируете нужные файлы с жесткого диска на дискету или наоборот). Поскольку этот метод требует известных усилий с вашей стороны, он считается самым ненадежным методом на случай, если «грянет гром».
Существует еще один способ автоматического получения резервных копий файлов. В Word и Excel предусмотрена специальная функция получения резервных копий, которая создает резервную копию ваших файлов каждый раз, при сохранении того или иного файла. К сожалению, использование функции получения резервных копий в Word и Excel не защитит вас при поломке всего жесткого диска. Поэтому в таком случае вам все равно потребуется сохранять резервные копии своих файлов на дискетах. Чтобы включить эту специальную функцию получения резервных копий в Word или Excel, выполните следующее:
1. Выберите команду Файл > Сохранить (File > Save) или Файл > Сохранить как (File > Save As). Отобразится диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
2. Щелкните на кнопке Сервис (Tools), расположенной в верхнем правом углу диалогового окна Сохранение документа. Отобразится меню.
3. Выберите команду Параметры безопасности (Save Options). (В Excel следует выбрать команду Общие параметры (General Options).) Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save).
4. Установите флажок Всегда создавать резервную копию (Always Create Backup Copy).
5. Щелкните на кнопке ОК.
Копирование несмежных данных в MS Word
Чтобы выделить два или несколько несмежных фрагментов текста, выделите с помощью мыши первый из них, после чего выделяйте все последующие фрагменты, удерживая нажатой клавишу <Ctl>.
Удаление форматирования в MS Word
Если необходимо удалить какое-либо специальное форматирование (например, шрифт или размер шрифта), выделите необходимый фрагмент текста и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+N>.
Глава 4 Архивация данных
Общие сведения
Во-первых, рассмотрим ключевые понятия. Архивация (запаковка) – это сжатие файлов. Для окончательного усваивания этого понятия представьте себе поролоновую губку – она с виду большая, но ее можно сжать и запихнуть в емкость гораздо меньшего объема. Архив – это как раз тот самый «меньший объем», файл, который содержит в себе запакованные файлы.
Архиватор – программа, которая и сжимает файлы.
Распаковка – обратный процесс. Потому что со сжатыми файлами напрямую работать, к сожалению, нельзя. Для того чтобы внести в документы изменения, их нужно распаковать.
Алгоритм сжатия – это команды, описывающие процесс сжатия файла. Для нашего примера со сжатием губки – ее можно сложить пополам, еще раз пополам и т. д., а можно просто придавить доской к полу. Независимо от выбранного варианта она сожмется.
Зачем нужна программа архивирования данных? Ну, например, если вы собрались переслать кому-либо по электронной почте ворох мелких файлов (как правило, речь идет о текстах и картинках), то, скорее всего, сожмете их в один файл-архив, убедитесь, что посылка не вышла слишком тяжелой (до 2 Мб), прицепите к письму и отправите получателю. Вы написали книгу в формате doc, объемом в несколько мегабайт и не знаете, как ее поместить на дискету? Совет прост: попробуйте сжать WinZip или WinRar.
WinRAR
Вечный конкурент программы WinZip. Особой любовью пользуется у русскоязычных пользователей, во-первых, потому что создана соотечественником, во-вторых, потому, что имеется в наличии русская версия. На мировом рынке программных средств известна как программа-архиватор с одним из лучших алгоритмов сжатия данных. Поддерживает многотомное архивирование, восстановление «испорченных» архивов, блокировку их модификации. В отличие от WinZip, допустимый размер файла для архивирования не ограничен (для WinZip – ограничение 4 Гб). В WinRar присутствует возможность воспользоваться специальным алгоритмом мультимедиа-сжатия, оптимизирующим компрессию оцифрованного звука и графических файлов.
Работа с программой
Самым популярным способом обращения к программе является выбор WinRar в меню, всплывающем после правого клика мышью. Здесь появились новые возможности «Добавить в архив…» или «Добавить в *.rar». Выбор первой дает несколько большее пространство для маневра (рис. 4.1).
Рис. 4.1
Примечательно, что WinRar с уважением относится к пользователям, привыкшим к архиватору WinZip, и предоставляет возможность архивировать в формате zip (правда, при этом существенно ограничивает функциональные возможности архивирования). Пользователь таким образом может на наглядном примере убедиться, что WinRar добивается существенно лучших результатов сжатия по сравнению с WinZip. Вам предлагается выбор: или универсальность формата, или эффективность компрессии. Кроме того, WinRar поддерживает так называемое «многотомное» архивирование, значительно превосходящее по удобству метод разбиения «на дискеты», используемый в WinZip. Впрочем, в пользу последнего говорит не только широкая распространенность, но и тот факт, что, в среднем, он архивирует несколько быстрее, чем WinRar.
Если Вы хотите создать «самораспаковывающийся» exe-архив, выберите опцию «Создать SFX-архив» (SFX – от SelF-eXtracting). Имейте в виду, что такой exe-файл всегда будет существенно тяжелее своего rar-двойника.
Для создания многотомного архива (rar или ехе) нужно указать размер тома (по умолчанию в байтах, но есть возможность дописывать к, К, m, М, где 1 к= 1024 байт, 1К=1000 байт, lm=1024k, 1М=1000К). Многотомный rar-архив принято именовать «непрерывным», так как все сжимаемые файлы рассматриваются как единый поток данных. «Непрерывные» rar-архивы стоит использовать, когда степень сжатия существеннее скорости процесса архивации, при этом архив не предполагается обновлять или вытягивать из него отдельные файлы. Впрочем, скорость создания многотомного «самораспаковывающегося» ехе-архива еще ниже, чем у rar-двойника (рис. 4.2).
