Читаем без скачивания Как работать по четыре часа в неделю - Тимоти Феррис

1. Я согласился на услуги первого же сотрудника, предложенного компанией, и не выдвинул никаких требований.

Сразу объясните, что вам нужен помощник, в совершенстве знающий английский язык, и сообщите, что ему обязательно придется вести телефонные переговоры (даже если это неправда). При неоднократных проблемах с коммуникацией постарайтесь как можно быстрее найти помощнику замену.

2. Я дал неточные указания.

Я попросил помощника договориться об интервью, но не указал, что оно нужно для статьи. Из опыта работы с предыдущими клиентами помощник сделал вывод, что я хочу кого-то нанять, и зря потратил время, составляя сводные таблицы и добывая на сайтах с вакансиями дополнительную информацию, в которой я не нуждался.

Предложения следует составлять так, чтобы не допускать двусмысленностей, желательно языком, понятным ученику второго класса. То же самое относится к носителям языка: задания должны быть четкими и ясными. Неточность обойдется как минимум в 10 долларов.

Обратите внимание: я просил сообщить, ЕСЛИ помощнику будет что-то непонятно или возникнут вопросы. Это в корне неверный подход. Попросите ВП повторить задачу своими словами – только так можно убедиться, что он правильно понял вас.

3. Я дал помощнику разрешение впустую тратить время.

Мы снова возвращаемся к минимизации ущерба. Потребуйте, чтобы помощник сообщил вам о положении дел после нескольких часов работы, заодно и убедитесь, что задача понята и по плечу исполнителю. После нескольких попыток выясняется, что некоторые задачи выполнить невозможно.

4. Я установил крайний срок через неделю.

Вспомните закон Паркинсона и давайте помощникам задания, которые следует выполнять не более чем за 72 часа. Больше всего мне везло с 48 и 24 часами. Это еще одна весомая причина работать с небольшой группой (три-четыре человека), а не с одним помощником, которого в последнюю минуту могут завалить работой. Выбирать краткие сроки не значит отказаться от масштабных заданий (таких, как составление бизнес-планов): достаточно просто разбить их на части, с которыми можно справиться за короткое время (тезисы, выводы по исследованиям, разделы большого документа и т. д.).

5. Я завалил помощника заданиями, но не указал степень важности каждого.

Рекомендую давать задания по одному во всех случаях, когда это возможно. Заданий не должно быть сразу больше двух. Если вы хотите, чтобы компьютер завис или дал сбой, откройте сразу 20 окон и приложений. Если хотите, чтобы то же самое произошло с вашим помощником, нагрузите его десятком задач, но не расставляйте приоритеты. Еще раз повторите нашу мантру: сначала устранить лишнее, потом делегировать.

Как выглядит правильно составленное задание для ВП? Ниже приведен пример – письмо, недавно отправленное в Индию помощнику, продемонстрировавшему блестящие результаты:

«Уважаемая Сомья, большое спасибо. Перейдем к следующему заданию.

ЗАДАНИЕ: мне нужны фамилии и адреса электронной почты редакторов американских журналов для мужчин (примеры: Maxim, Stuff, GQ, Esquire, Blender и проч.) и пишущих авторов, которые работают по совместительству. Пример такого человека – Эйджей Джейкобс, старший редактор Esquire (www.ajjacobs.com ). Информацию о нем я уже получил, теперь мне нужны такие же люди, как он.

Вы сможете их найти? Если нет, сообщите. Пожалуйста, сообщите, что вы меня поняли, и объясните, как вы намерены выполнять это задание.

СРОКИ: поскольку дело спешное, приступайте к работе сразу после получения этого письма, а через три часа сообщите мне о результатах. Если можно, беритесь за работу немедленно. На эту работу вам отводится максимум три часа. Жду отчет о проделанной работе к вечеру понедельника.

Благодарю за оперативность.

Коротко, вежливо и по делу. Ясный стиль, следовательно, внятные указания, результат четкого мышления. Мыслить надо просто.

В следующих главах коммуникативные навыки, которые вы приобрели, экспериментируя с виртуальными помощниками, найдут более широкое применение в прибыльной сфере автоматизации. Аутсорсинг будет возведен на такую высокую ступень, что по сравнению с ним делегирование задач покажется детской забавой.

В мире автоматизации не все бизнес-модели одинаковы. Можно ли создать бизнес и скоординировать работу всех его узлов, не шевельнув пальцем? Как автоматизировать приток средств на банковский счет и в то же время избежать самых распространенных проблем? Все начинается с осмысления вариантов, искусства сбора информации, а также глубоких размышлений и выбора своих «муз».

Следующая глава – описание первого шага: создание товара.

Плыви по течению

Вот блок-схема от читателя Джеда Вуда, который с ее помощью быстрее принимает решения, добивается большей отдачи при меньших затратах и проводит больше времени с женой и детьми.

Вопросы и задания

1. Наймите помощника, даже если он вам не нужен.

Приучитесь не подчиняться, а без стеснения отдавать распоряжения. Начните с пробного проекта или небольшой повторяющейся задачи (желательно ежедневной).

Рекомендую на первых порах поручать задания, связанные с языком, местным помощникам, а к иностранным помощникам обращаться для того, чтобы совершенствовать свои навыки общения. Выберите по одному помощнику из каждой группы и приступайте.

На следующих сайтах, сгруппированных по географическому признаку, содержатся полезные ресурсы.

Далее приведен список полезных интернет-ресурсов.

Помощники из США и Канады (от 20 долларов в час)

http://www.iavoa.com (Международная ассоциация виртуальных офисных помощников). Всеобщий справочник, в который входят США.

http://www.cvac.ca (связь с канадскими виртуальными помощниками).

http://www.canadianva.net/files/va-locator.html (Канада).

www.onlinebusinessmanager.com.

Северная Америка и весь мир (от 4 долларов в час)

www.elance.com (введите в поисковиках слова virtual assistants, personal assistants, executive assistants). Благодаря отзывам клиентов о работе компании Elance я нашел своего лучшего ВП, услуги которого обходятся в 4 доллара за час. К подобным рынкам с позитивными отзывами относятся www.guru.com и www.rentacoder.com.

Индия

www.tryasksunday.com (20–60 долларов в месяц за услуги консьержа 24 часа в день, 7 дней в неделю, пробная неделя – бесплатно). AskSunday – одно из усовершенствованных порождений рынка личного аутсорсинга. Их сайт занял второе место в 2007 году в рейтинге журнала Time. Просто наберите код 212 (NYC) и получите доступ к вежливым и разговорчивым ассистентам из Индии и Пакистана. Я пользуюсь этим сервисом 80 % времени, на выполнение большинства задач тратится меньше 10 минут. Для более длительных проектов существуют команды, работающие за 12 долларов в час.