Ничего не бойся, кроме страха
Кэтрин, старший юрист в федеральном агентстве, отвечала за самые важные дела, связанные с правительством. У нее под рукой всегда был список приоритетов, в том числе телефонных звонков, которые надлежало сделать. Среди таких звонков был хотя бы один, которого она боялась, потому что ожидала несогласия, конфронтации или давления. «Страшные» звонки не всегда были безотлагательными, поэтому Кэтрин регулярно откладывала их на потом. Однако она заметила, что если подобный звонок есть в распорядке дня, то он заслоняет все остальные дела, лишает ее энергии и продуктивности, а значит, это самый важный звонок из тех, которые надлежит сделать.
Кэтрин решила всегда в первую очередь заниматься именно неприятными разговорами по телефону. Неважно, кому еще надо было звонить, но первым делом она набирала тот номер, который ее страшил: «Я стала эффективнее работать и чувствую себя гораздо лучше с тех пор, как приняла решение. Когда я расправляюсь с неприятными звонками, а теперь я делаю это сразу, не оставляя на потом, независимо от ситуации, то ощущаю огромный прилив сил, которые держат меня весь день».
Подход Кэтрин служит прекрасным примером микрорешения, сфокусированного на приоритетах. Часто мы относим к первостепенным задачам важные вопросы, максимально влияющие на исход дела. Однако есть и другие критерии измерения приоритетности, например, неприятные звонки, и здесь надо определить, как может сказаться ваше решение на других. Когда вы медлите с передачей проекта кому-то или не можете его распределить между несколькими исполнителями, вы заставляете всех опаздывать еще до старта. Возьмите за правило относиться к распределению задач как первейшему приоритету, и тогда вы избежите извинений по телефону, а коллеги перестанут считать вас некомпетентным. Для некоторых рутинная административная работа такая мука, что ее постоянно отодвигают, пока она не превратится в неотложную. Если вы регулярно опаздываете с простыми задачами, дайте себе установку выполнять их сразу же, как они к вам поступают. Тем самым вы укрепите свою профессиональную репутацию и повысите производительность. Каждое решение требует непрерывной практики: нельзя следовать ему время от времени, необходимо тренироваться в его выполнении, пока не сформируется привычка.
Любой организационный навык позволяет сэкономить время, избежать паники и сохранить активную инициативу для решения проблем, творческого подхода и принятия решений.
Другое время действия
График Синди состоял из беспрерывных встреч. Задачи, которые требовали внимания между ними (электронные письма, телефонные звонки, обсуждение вопросов с коллегами), зачастую становились причиной опозданий – во второй половине дня Синди могла прийти на встречу на десять-пятнадцать минут позже. Дела, которые невозможно было втиснуть в плотный график, переносились на вечер.
Синди приняла микрорешение сокращать все часовые встречи под своим руководством до пятидесяти минут, а получасовые – до двадцати пяти. Сэкономленное время позволило ей и другим участникам совещаний заняться телефонными звонками и электронной перепиской, а также обсудить неотложные темы, которые не могут ждать до конца дня. Поскольку Синди руководила почти половиной собраний, на которых присутствовала, то в результате у нее высвободилось сорок минут в день, которые раньше никак невозможно было выкроить.
Новый распорядок позволил Синди справляться с основной массой задач в течение рабочего дня, решать проблемы или исключать их из поля зрения до того, как они станут неотложными, и, таким образом, нагрузка на вечер ослабела. Кроме того, чуть укороченные совещания стали продуктивнее и содержательнее. Если вы считаете, что к привычкам это не имеет отношения, подумайте еще раз: именно привычкой становятся часовые обсуждения той или иной темы, и автопилот действует здесь так же, как и в случае, когда вы вылизываете тарелку, потому что так заведено. Укоротить совещания до пятидесяти минут – все равно что освоить новое правило математики, успевая подумать и все сделать не за час, а на десять минут быстрее.
Пока я не приняла решение готовиться сразу и целенаправленно, я обычно опаздывала на занятия по пилатесу минут на восемь. Когда я стала приходить вовремя, занятия показались мне очень-очень длинными. Я то и дело смотрела на часы, но все равно до окончания оставалось десять минут. Мои хронические опоздания так настроили сознание, что час занятий для меня превратился в пятьдесят минут, то есть стал примерно на 18 % меньше положенного. Только спустя несколько недель мой мозг перенастроился на шестьдесят минут «рабочего часа». Сознание отражает привычки и меняется вместе с ними.
Делать или не делать
У Дерека была напряженная работа, помимо нее он ухаживал за престарелыми и помогал семейному бизнесу. Его рабочий день зачастую затягивался до позднего вечера, когда Дерек занимался решением непосредственно профессиональных задач или вопросами домашнего предприятия, которые никак нельзя было решить днем. Он с осознанием долга составлял распорядок дня, включающий и дневную работу, и семейную ферму. Список дел состоял как из самых заурядных, так и срочных, начиная от написания отчета и заканчивая уборкой конюшни. Несмотря на дотошное планирование всех задач, Дерек зачастую терялся и не всегда мог решить, какой проблеме уделить больше внимания.
Он решил выделить одну страницу в органайзере для главных задач, ограничив их количество. Каждое утро на работе Дерек выбирал три дела из ежедневного списка, но потом понял, что в офисе его все время что-то отвлекает и у него нет времени составить перечень. Он изменил решение: последней задачей рабочего дня стало определение трех завтрашних приоритетов.
В конце дня разобраться с первоочередными делами на следующий день оказалось гораздо проще. В более спокойной обстановке, чем утром, он лучше оценивал важность задач. Составляя список приоритетов перед тем, как отправиться домой, Дерек ясно представлял себе, как сложится завтрашний день. Он лучше спал, вставал полный сил и настраивался на результативность выполнения трех главных задач.
Не ждать, а делать
Мне бы хотелось дополнить данную главу примером микрорешения, сформулированного моей тринадцатилетней дочерью Хелен. Она делает домашние задания на ноутбуке, принтер расположен комнатой ниже, поэтому Хелен распечатывала все тексты скопом, после того как заканчивала с уроками, сразу перед сном. Порой она забывала отправить домашнее задание на печать и вспоминала об этом только утром, опаздывая в школу. Иногда какая-то мелочь вроде замятой принтером страницы или закончившейся краски в картридже обходились ей в полчаса сна.
Хелен решила распечатывать каждый документ сразу по мере готовности, хотя это и заставляет бегать ее сверху вниз и обратно вместо того, чтобы спуститься к принтеру один раз за вечер. Решение не позволяет ей забыть о документах и лишаться сна из-за суеты с принтером. Когда она заканчивает выполнять последнее домашнее задание, она полностью готова к урокам.
Как быть с разовыми проектами?
Микрорешения помогают воспитать новые привычки и изменить поведение, но также они эффективны и применительно к разовым задачам: уборке гаража, продаже старых вещей по интернету, составлению фотоальбомов, написанию благодарностей, – которые либо никогда не начинаются, либо никогда не заканчиваются.
У вас такое было? Выдалось свободное воскресенье, вы решили разобрать шкаф, приступив к делу с решительностью и энтузиазмом. Вы намерены разобрать, рассортировать и разместить вещи так, чтобы высвободилось место и все легко доставалось. Вы готовы посвятить задаче весь день и вечер. Шкаф набит обувью, требующей ремонта, и одеждой, которая либо нуждается в починке, либо годами не носилась; на верхних полках разместилась всякая всячина. Вы вынимаете все из шкафа – вещи на вешалках, туфли и коробки – и начинаете это сортировать, создавая на полу или кровати большие груды. Куча одежды, которую надо сдать в химчистку, еще одна, которая требует починки, третья – отдать или продать, четвертая – из вещей, которые так долго не носили, что их можно складировать в другом месте. К вечеру вы вымотаны, но уже почти у цели. Вещи на кровати надо развесить по стульям, чтобы можно было лечь спать. Одежду для завтрашнего выхода надо отрыть из-под груды рядом. Прожив несколько дней в бардаке, вы снова убираете большую часть вещей в шкаф, так и не разобрав. Через год или два вы снова попытаетесь навести там порядок.
