Самостоятельное представление
Если вы присутствуете на деловом совещании или социальном мероприятии и вас никто не представляет, вы можете сделать это сами. Просто встаньте и скажите: «Мне кажется, мы не встречались ранее. Я – Мэри Бухвальд из «Хилл энд Дейл». Обязательно назовите свое имя и фамилию. При необходимости попросите собравшихся представиться вам.
При самостоятельном представлении не следует называть почетные или обычные титулы: «Здравствуйте, я Мэри Бухвальд», а не «миссис Мэри Бухвальд». Врачи, священники, политики и военные могут назвать свой профессиональный или официальный титул в зависимости от контекста встречи.
Использование имен
Согласно правилам этикета вы не должны использовать имя собеседника, если он сам вам этого не предложит. В то же время строгое следование этому правилу может сделать вас в глазах собеседника чрезмерно чопорным.
Руководствуйтесь здравым смыслом. Следите за поведением собеседника. Если он сразу же называет вас Джеком, значит, и вы тоже можете перейти на использование имени. Если возникают сомнения – ваш собеседник старше, занимает более высокую должность или является публичной фигурой, – то пустите пробный шар, прежде чем пускаться в плавание. Достаточно один раз назвать собеседника «мистером Куинби», чтобы ситуация разрешилась. Если собеседник не скажет вам: «Называйте меня просто Рой», продолжайте называть его «мистером» или использовать соответствующий титул.
СОВЕТ: Некоторые специалисты советуют ассоциировать имя собеседника с неким визуальным образом. Если вам повезет, то имя вызовет совершенно очевидные ассоциации: мистер Грин (Зеленый) свяжется в вашем воображении с зеленым полем для гольфа или тканью; мистер О’Хейр (Заяц – Волосы) – с кроликом или пышной шевелюрой; а мистер Бейкер (Пекарь) – с соседней булочной или поварским колпаком.
Запоминание имен
У многих людей имена в одно ухо влетают, в другое – вылетают. А в момент рукопожатия они судорожно роются в памяти, припоминая имя собеседника. Это приводит к нервозности. Более всего такие люди сосредоточены на самих себе – на том впечатлении, которое они произведут, смогут ли сказать то, что нужно. Хотя в подобной ситуации главное – это запомнить имя собеседника.
Чтобы преодолеть эту проблему, в момент знакомства полностью сосредоточьтесь на собеседнике. Когда вам протягивают руку, внимательно слушайте имя собеседника, повторите его во время приветствия, а затем постарайтесь его запомнить, представив в письменной форме – или даже мысленно увидев его на огромном плакате.
Забытые имена
Если, встретившись с человеком, которого вам уже представляли, вы напрочь забыли, как его зовут, не стесняйтесь в этом признаться. Будьте честны: «Я знаю, что мы с вами встречались, но никак не могу припомнить ваше имя». Не думайте о себе, постарайтесь облегчить положение собеседника. Всегда лучше признаться в забывчивости, чем избегать обращения по имени.
Старайтесь не говорить: «Как, вы сказали, вас зовут?» Лучше признать собственный промах: «Я стал ужасно забывчив» или «Моя память меня подвела» – то есть принять ответственность на себя. Если вы все же что-то помните о собеседника, покажите это: «Я точно помню, что мы с вами говорили о Фиджи, но никак не могу припомнить ваше имя. Не могли бы вы назвать его еще раз?»
Сложные имена
Если вас знакомят с человеком, имя которого звучит очень необычно или вы просто его не расслышали, попросите повторить: «Извините, я не расслышал вашего имени». Постарайтесь произнести имя правильно – так вы проявите уважение и внимание к собеседнику. Если имя очень сложное, а вам предстоит встречаться вновь, попросите дать вам визитную карточку.
СОВЕТ: Если кто-то неправильно произносит это имя и делает это более одного раза, вежливо поправьте его (при возможности, наедине). Можно использовать ассоциацию: «Моя фамилия Шиллер, как у немецкого поэта». Можно пошутить: «Мою фамилию называли по-разному, но на самом деле меня зовут…». Улыбка на вашем лице покажет собеседнику, что вы не воспринимаете его ошибку как личную обиду.
Когда можно обойтись без представления
Если вы идете в группе и встречаете знакомого человека, идущего в противоположном направлении, то согласно правилам этикета, вам не следует останавливаться и представлять людей друг другу. Если вы остановитесь поговорить, группа должна идти дальше. Вы их потом догоните. Если вы обедаете в группе и мимо вашего стола проходит знакомый человек, вы не обязаны представлять его своим спутникам. Если хотите обменяться несколькими словами, выйдите из-за стола. С другой стороны, если у вас возникает ощущение неловкости, вы всегда можете представить людей друг другу.
КАЧЕСТВЕННАЯ ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА
Визитная карточка выполняет целый ряд функций:
• Она подталкивает нового делового знакомого к контакту с вами
• Она определяет ваше положение и ответственность (например, вице-президент, менеджер по продажам)
• Она информирует о том, как с вами связаться. На карточке может иметься ваш почтовый адрес, номер телефона и факса, адрес электронной почты, телефон вашего помощника или альтернативные телефонные номера.
Опытный бизнесмен всегда имеет в кармане пиджака, бумажнике, блокноте или портфеле несколько собственных визиток. Никогда не знаешь, когда понадобится визитка – например, во время обеда в ресторане или во время спортивного матча на стадионе. Визитки всегда должны быть в идеальном состоянии. Чтобы они не помялись и не испачкались, храните визитки в специальном держателе, который можно купить в магазине офисных и канцелярских товаров или в супермаркете.
Как и кому нужно вручать визитные карточки?
• Когда вы встречаетесь с человеком впервые и считаете, что можете встретиться вновь, предложите свою визитку и попросите визитку собеседника. Единственное исключение – руководители высшего звена, которые значительно превосходят вас по статусу. Если такой человек хочет получить вашу визитку, он сам об этом скажет и даст вам свою карточку, если сочтет это необходимым.
• Получив карточку, не следует мять ее и совать в карман. Возьмите ее осторожно, рассмотрите ее – можете сделать комплимент: «Какой красивый логотип!» Затем положите визитку собеседника в бумажник, держатель для карточек или ежедневник.
• Обмениваясь визитками с несколькими собеседниками, предложите карточку каждому, а не кладите несколько штук на стол.
• Особенно удобно вручать визитные карточки при личном общении на светском мероприятии – но все деловые разговоры следует отложить до другого случая. Не вручайте визитку в разгар ужина, не имеющего никакого отношения к бизнесу. Если вы все же хотите вручить визитку, дождитесь выхода из-за стола и прощания.
Глава 12. Проведение, присутствие и выступление на идеальном совещании
Вы можете любить совещания, ненавидеть или оставаться к ним абсолютно безразличным. Но подумайте вот о чем: деловые встречи дают вам, их участнику, возможность продемонстрировать свои навыки и таланты, причем показать их в благоприятном свете, а также оценить своих коллег. Подумайте и об этом: многие перспективные сотрудники лишились интересных возможностей из-за того, что не владели основами этикета совещаний.
ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ
Умение эффективно проводить совещания – это искусство, а не наука. Наука состоит из ряда правил; искусство зависит от способности творчески и адекватно приспосабливаться к каждой новой ситуации. Вот почему некоторые люди блестяще проявляют себя на совещаниях, а другие все портят. Умение искусно приспосабливаться заключается в готовности действовать по-разному, принимать перемены, быть наблюдательным, твердо вести и контролировать процесс, проявлять уважение к отдельным людям и всей группе в целом.
Какова цель совещания
К сожалению, очень многие совещания оказываются непродуктивными. Это пустая трата времени, и вина за это ложится на плечи тех, кто их созвал. Эти люди с самого начала не представляли точной цели совещания. Они переключаются с темы на тему и не знают, чего хотят добиться. Они не могут начать вовремя и вовремя же закончить.
Совсем иная картина предстает на осмысленных деловых совещаниях, созванных ради конкретной цели. Вы должны точно знать:
• Почему хотите провести совещание и какой результат получить
• Чего вы хотите добиться. Хотите ли вы проинформировать участников о проблеме и узнать их мнение? Или вам нужно обсудить новые идеи? А может быть, вам предстоит распределить обязанности?
