Согласно мировой практике проектные заявки на получение финансирования на реализацию проектов культурных событий проходят обязательную многостороннюю внутреннюю и внешнюю (независимую) экспертизу. Основная задача данного процесса заключается в предотвращении возможных рисков при реализации проекта.
В основе независимой экспертизы проекта культурного мероприятия лежит необходимость прогнозирования будущей успешности события. Основной функцией данной экспертной оценки является установление потенциальных недостатков в организации события и разработка рекомендаций по их эффективному устранению.
Проекты культурных событий, как правило, проходят два вида экспертизы: экономическую и культурологическую. Важно подчеркнуть, что и в том, и в другом случае эксперт оценивает проект целостно, но с разной степенью подробностей.
Культурологическая экспертиза проекта культурного события имеет свою специфику, которая основана на функциях культурного события и характеристиках его эффективности. Главная особенность культурного события заключена в его глубокой эмоциональности. Задача данного мероприятия – произвести необходимое впечатление на зрителя, передать с помощью различных видов искусства определенную идею, создать и поддерживать в течение всего события соответствующую эмоциональную атмосферу. Вместе с тем, необходимо обратить особое внимание на детали, которые могут либо усилить, либо резко ослабить эмоциональное воздействие. Недостаточное внимание к деталям, в том числе к комфорту зрителя – основная проблема многих культурных проектов. Организаторы часто не думают о транспорте, туалетах, мусорных бачках, кондиционерах и прочих материальных вещах, воплощая некую интересную и важную идею.
Задача эксперта оценить целостную картину будущего события, обнаружить основные риски и предложить пути их устранения.
Структура экспертизы проекта культурного события состоит из следующих основных элементов:
1. Оценка основной идеи события. Идея события должна легко восприниматься, содержать в своей основе фундаментальные человеческие ценности. Необходимо обратить внимание на ее соответствие основным ценностям общества, культурным традициям, религиозной идентичности потенциальной аудитории, ее возрастным особенностям.
Культурное событие должно иметь какую-либо ценностную доминанту; просто увеселительное действие или надуманный праздник редко становится успешным, поскольку не несет в себе никакого скрытого смысла и объединяющей идеи.
Такие культурные мероприятия, как, например, фестивали, как правило, являются результатом объединения представителей различных стран или регионов, художественных направлений и творческих объединений. Таким образом, подготовка успешного культурного события должна начинаться с уникальной идеи, умелое воплощение которой в будущем позволит каждому зрителю ее воспринять.
2. Оценка правильности выбора целевой аудитории. В проекте необходимо четко обозначить целевую аудиторию будущего события, чтобы максимально учесть ее интересы и особенности при разработке детального плана мероприятия. В данном аспекте представляется важным учет таких характеристик аудитории, как: количество зрителей, их возраст, пол, социальный статус, профессиональная принадлежность и др.
Для уличных праздничных мероприятий, например, размер аудитории имеет решающее значение в выборе форм воздействия. В городах с населением в несколько миллионов человек, например, карнавал в виде красочного шествия по центральной улице, не принесет желаемого результата – из-за чужих спин зрители вряд ли смогут увидеть зрелище, а толкучка и теснота на обочине шествия значительно снижает возможные положительные впечатления. Здесь яркие эмоции получают только непосредственные участники данного действия.
То же касается и военных парадов, впечатление от которых возможно получить только благодаря телевизионной трансляции. Чем более узкой является аудитория, тем легче на нее воздействовать, в связи с наличием объединяющих ее характеристик. Так, например, уличные праздничные мероприятия являются наиболее сложными в организации событиями, так как потенциальная аудитория имеет огромные различия по возрасту, уровню образования и интересам.
3. Оценка программы культурного события. Важно оценить достаточность элементов программы и выбор художественных средств для комплексного воплощения идеи планируемого культурного события. Культурологическая экспертиза в этом аспекте направлена, прежде всего, на предотвращение в сценарии исторических противоречий, искажения исторических событий, их слишком сложной подачи или наоборот вульгарного упрощения, что, к сожалению, нередко встречается при организации культурных событий.
Особенное внимание следует уделять временным рамкам, как всего мероприятия, так и его отдельных элементов, чтобы эмоциональное воздействие на зрителя удерживалось на высоком уровне. Сценарий мероприятия, чаще всего, строится на основе классических правил, с применением традиционных режиссерских приемов, в связи с чем важно обращать внимание на сбалансированное сочетание всех основных элементов сценария с учетом специфики аудитории, активное использование интерактивных элементов.
4. Оценка сметы расходов. Данный раздел проекта культурного события обычно подробно оценивает специалист в области экономики и финансов, однако эксперт, имеющий опыт работы в отрасли культуры, имеет более точное представление о рынке культурных услуг, ценах на эти услуги и качестве заявленных исполнителей. Специфика культурного производства значительно усложняет возможность объективной оценки стоимости различных услуг в области творческой деятельности, целесообразности расходов по различным статьям бюджета в рамках подготовки культурного мероприятия. Например, исполнить на концерте одну и ту же песню могут артисты разного уровня, а подготовка и стоимость их услуг может различаться в несколько раз. Общая стоимость организации культурного события может значительно варьироваться в зависимости от исполнителей тех или иных услуг. В связи с этим, встает важный вопрос о необходимости объективной оценки затрат, целесообразности использования тех или иных исполнителей и развлекательных элементов, оценки объективности обозначенной стоимости услуг. Эксперту важно определить, что затраты не завышены (в основном за счет наличия посредников, например) и не занижены (экономия на некоторых статьях бюджета впоследствии может привести к ухудшению качества мероприятия).
5. Оценка обеспечения комфорта посетителей мероприятия. В рамках данного раздела проекта оценивается уровень предполагаемого комфорта посетителей. Вряд ли следует убеждать в том, что при организации культурного события зрителю необходимо обеспечить необходимый уровень комфорта; это усиливает положительные впечатления от события, обостряет эстетическое удовольствие и улучшает эмоциональное состояние. Обеспечение необходимого уровня комфорта должно составлять часть сметы расходов на мероприятие.
В перечень таких элементов комфорта, которые рассчитываются, исходя из предполагаемого количества посетителей, входят: наличие туалетов, емкостей для мусора; доступ воздуха, комфортность температуры и влажности (для помещений); наличие навесов от дождя и ветра (для мероприятий, проводимых на улице); обеспечение питьевой водой и легким питанием. Желаемый уровень комфорта включает также информационное обслуживание (устройство указателей, информационных стендов, программ), наличие справочной службы, касс и т. д.
Важным элементом комфорта является продуманная логистика всего события (доставка и развозка участников, регулирование потоков на многолюдных мероприятиях, достаточные размеры помещений, раздача бесплатных программок при входе и т. д.). Если мероприятие платное и предполагает приобретение билетов, то уровень комфорта резко повышает включение в данную стоимость всех необходимых услуг (например, единый билет на фестиваль позволяет посещать все мероприятия данного фестиваля, включает его программку, брошюру с информацией об истории мероприятия и участниках, доставку зрителя до места проведения мероприятия от станции метро и т. д.). Комплексная забота о посетителе способствует формированию у него искренней приверженности к событию и превращению в постоянного зрителя, что особенно важно для ежегодных культурных мероприятий.
6. Продвижение культурного события. Культурное событие нуждается в активном продвижении, особенно, если оно однократное или задумано как ежегодное, но находится в начальной стадии развития. В смете расходов должны быть предусмотрены расходы на эффективное продвижение события с учетом специфики целевой аудитории и развития современных средств информации.
