Итак, ежегодно в начале года организации необходимо пересмотреть и согласовать с обслуживающим ее банком лимит остатка кассы.
Если организация не имеет лимита остатка кассы, установленного банком, она обязана сдавать всю наличность в банк в день ее поступления или на следующий день.
У организации, не предоставившей ни в один обслуживающий ее банк расчет на установление лимита, лимит считается нулевым, а значит, вся наличность, не сданная в банк, является для данной организации сверхлимитной. Исключение составляют деньги, используемые для выдачи заработной платы, пособий и стипендий. Их разрешено хранить в течение трех рабочих дней. Чтобы избежать появления сверхлимитной наличности в кассе, организация может обратиться к обслуживающему ее банку с просьбой установить лимит остатка наличных денежных средств, который она сможет хранить в кассе.
Чтобы установить лимит остатка кассы, организация представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, форму № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (см. приложение № 1 к Положению № 14-П).
Если организация имеет несколько расчетных счетов в разных банках, она должна обратиться с указанным расчетом в один из них по своему выбору. После установления лимита в одном банке организация обязана уведомить об этом другие учреждения банков, в которых она имеет счета.
При наличии в организации структурных подразделений, не выделенных на отдельный баланс и не имеющих расчетных счетов, лимит остатка денежных средств в кассе организации рассчитывается с учетом общего наличного оборота денежных средств. Если же структурные подразделения выделены на отдельный баланс и имеют расчетные счета в банках, то лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается отдельно по каждому такому подразделению.
Расчет представляется в банк в двух экземплярах. В каждом из них банк указывает установленную сумму лимита и цели, на которые организации разрешается расходовать наличные деньги из выручки, поступающей в кассу. Один экземпляр данного расчета возвращается организации и является подтверждением лимита остатка кассы, установленного банком.
Лимит остатка наличных денежных средств в кассе организации определяется с учетом налично-денежного оборота, режима деятельности организации, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банки, а также с учетом обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.
Для установления лимита кассы организации в расчете (форма № 0408020) необходимо будет указать размер налично-денежной выручки за три последовательных календарных месяца. В случае резких изменений выручки данные необходимо предоставить только за последний месяц. Отметим, что, как правило, организации предоставляют расчет в декабре текущего года, следовательно, в него необходимо включить выручку за октябрь, ноябрь, декабрь (или только за декабрь). Данную информацию получают из бухгалтерского учета, в частности из кассовой книги.
Чтобы учесть в расчете режим деятельности организации, необходимо включить в него среднедневной и среднечасовой объем выручки за три месяца.
Лимит устанавливается и в зависимости от того, когда организация сдает выручку в банк:
– для организаций, сдающих выручку в конце рабочего дня, лимит устанавливается в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организации с утра следующего дня;
– для организаций, сдающих денежную выручку на следующий день, – в пределах среднедневной выручки;
– для организаций, сдающих выручку не ежедневно, – в зависимости от установленных сроков сдачи суммы денежной выручки;
– для организаций, не имеющих денежной выручки, – в пределах среднедневного расхода наличных денег.
Для вновь созданных организаций расчет остатка наличных денежных средств в кассе производится с использованием планируемых показателей, которые определяются расчетным путем (это могут быть данные по аналогичной организации, т. е. в данной ситуации необходимые показатели определяются организацией самостоятельно).
Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками (п. 6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Значит, организации не вправе накапливать наличные денежные средства в кассе сверх установленного лимита. При этом в п. 11 указанного Порядка установлено, что организация может выдавать наличные денежные средства из кассы под отчет. Денежные средства, выданные под отчет на расходы, определенные в п. 11 Порядка, теряют статус свободных денег, а следовательно, не могут быть отнесены к накоплению денежной наличности в кассе организации. Это подтверждает и арбитражная практика (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 8 мая 2007 г. № Ф04-2665/2007(33893-А27-23) по делу № А27-18098/2006-5).
Заметим, что организации обязаны согласовывать с банком не только лимит остатка наличных денежных средств в кассе, но и направления расходования поступающей в кассу наличности.
Направления расходования наличных денежных средств приведены в п. 2 Указания № 1843-У, согласно которому выручка из кассы организации может расходоваться:
– на заработную плату;
– иные выплаты работникам (в том числе социального характера);
– стипендии;
– командировочные расходы;
– оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
– выплаты за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
– выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.
Таким образом, во всех остальных случаях расходовать денежные средства из кассы нельзя. Однако при возникновении направления расходования, которое изначально не было заявлено в расчете, организация может предоставить расчет на пересмотр лимита остатка кассы и переоформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу. Осуществить пересмотр можно в течение года. С момента его утверждения начинает течь новый лимит остатка наличных денежных средств в кассе организации.
В заключение скажем несколько слов о наличных расчетах. Наличные расчеты – неотъемлемая составляющая любых сделок. При этом для них установлены некоторые ограничения. В соответствии с Указанием № 1843-У предельный размер расчетов наличными денежными средствами между организациями и индивидуальными предпринимателями на сегодня установлен в размере 100 тыс. руб. в пределах одного договора. Иными словами, в рамках одного договора партнеру можно передать наличными только 100 тыс. руб. Срок действия договора и периодичность расчетов роли не играют. Отсутствуют и временные ограничения. Например, в течение одного дня по двум отдельным договорам разрешается перечислить по 100 тыс. руб. Главное, чтобы сумма по одному договору не превышала эту величину (см. письмо Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т «О разъяснениях по вопросам применения Указания Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 года № 1843-У»).
