рабочего процесса я использую только для того, чтобы отправить ответы на задания своим ассистентам. Хотя и этот шаг я могу автоматизировать, предоставив им доступ к общей папке, где хранятся нужные материалы. Я не трачу свою когнитивную энергию на то, чтобы передать всю необходимую информацию или устроить встречу. Это заявление может прозвучать несерьезно, словно я отлыниваю от работы. Но на самом деле та энергия и ресурс в виде внимания, которые я сэкономил при решении административных вопросов, может быть направлена на то, чтобы улучшить качество обучения. Например, я могу работать над лекционным материалом или отвечать на вопросы студентов. Практически все автоматизированные процессы дают такое преимущество. Отказавшись от лишней работы по координации деятельности, вы не только снизите уровень раздражения. У вас останется больше ресурсов для действительно важной деятельности.
В большинстве организаций или команд найдутся рабочие процессы, которые могут стать хорошими кандидатами для автоматизации. Однако такого рода перемены даются нелегко, поскольку затраты на разработку всех деталей таких процессов могут быть существенными. (Например, чтобы разработать процедуру, которую я сейчас использую для оценки тестов студентов, я колдовал пару лет.) Хороший способ понять, стоит ли процесс затраченных на него усилий, — применить правило тридцати. Как объясняет консультант по вопросам управления Рори Ваден, в первоначальном виде это правило звучит так: «Вы должны потратить в тридцать раз больше времени, объясняя, как выполнить задачу, чем если бы выполнили ее сами»[143]. С некоторыми вариациями это правило можно применить к внедрению автоматизированных процессов. Если ваша организация или команда работает над получением определенного результата тридцать раз в году и больше и этот рабочий процесс можно автоматизировать, вероятно, затраченные усилия будут оправданны.
Автоматизация работы отдельных сотрудников
Автоматизация служит не только для того, чтобы упростить работу команды. Ее можно применить и для регулярной деятельности, которую вы осуществляете самостоятельно. Как и в случае с командной работой, цель — минимизировать расход когнитивных ресурсов и избежать бесконечной коммуникации, требующейся для завершения работы. Только теперь вы можете контролировать все этапы процесса.
Например, когда я составлял руководства для студентов, я предлагал создать автоматизированный процесс для каждого вида регулярной деятельности: работы с тестами, чтения литературы, проведения лабораторных опытов. Рекомендации касаются всех процедур, которые, как знают студенты, будут регулярно повторяться в течение семестра. Ключевым фактором процесса я считаю время. Я рекомендовал студентам выделить определенное время, когда они будут заниматься регулярно повторяющейся деятельностью. Возможно, по вторникам с 16 до 18 часов они будут делать лабораторные работы по биологии, а тесты по статистике станут решать в три подхода, между парами в понедельник и среду с 10:30 до 11:30. И так далее. Затем я рекомендовал студентам определить, как именно они будут выполнять задуманное: в какое место кампуса пойдут, какие именно методы и материалы будут использовать. Основной моей целью было снизить затраты когнитивных ресурсов, которые расходуются на планирование и принятие решений, чтобы студент мог сконцентрироваться собственно на выполнении задачи.
Мои советы обычно становились для молодых людей откровением. Если раньше они проживали неделю как придется, постоянно ощущая вину за то, что ничего не успевают, просиживая ночами, чтобы успеть все сделать в срок, теперь они могли довериться автоматически сложившемуся расписанию и быть уверенными, что все, что нужно, будет сделано. И так неделя за неделей. Когнитивная нагрузка и потребление ресурсов снижаются, и неожиданно оказывается, что тот же объем работы требует намного меньше энергозатрат.
Так почему бы не использовать тот же подход для выполнения интеллектуальной, но не связанной с обучением работы? Если вы несете ответственность за то, чтобы время от времени производить определенный результат, попробуйте разработать более структурированный процесс и определить, когда и как вы будете выполнять эту работу. Терять вам нечего. Как и в случае с моими студентами, начните с планирования времени. Выделите в своем рабочем графике определенный промежуток, который можете рассматривать как совещание, где будете присутствовать только вы. Это время вы посвятите той работе, которую будет необходимо сделать. Затем продумайте, как именно будете действовать. Попробуйте оптимизировать процесс или использовать какие-то хитрости, чтобы выполнять каждый этап стало проще.
Ключевой момент процесса оптимизации — сведение к минимуму непрерывной коммуникации, связанной с вашей работой. Например, представьте, что вы консультант, который должен еженедельно представлять клиенту отчет о времени, затраченном на реализацию проекта. Для начала вам нужно узнать у коллег, сколько рабочих часов они затратили. Затем следует показать отчет начальнику, прежде чем отправлять его клиенту.
После того как вы определили время в своем рабочем графике, когда будете заниматься подготовкой отчета, можете начать оптимизировать коммуникацию с коллегами. Например, можно создать общую таблицу, куда они будут вносить информацию о затраченном рабочем времени. За два дня до подготовки отчета можно отправлять коллегам сообщение, напоминая, что нужно внести в таблицу необходимую информацию. На самом деле такие сообщения можно даже не посылать вручную, а настроить их автоматическую отправку (многие почтовые сервисы, в том числе и Gmail, предлагают такую опцию).
Аналогичным образом, поскольку вы уже знаете, в какое именно время будете работать над отчетом, можете договориться с начальником, обозначив момент, когда отчет будет готов для ознакомления. Например: «Отчет будет составлен и помещен в нашу общую папку в Google Docs до 11 часов по вторникам. Если у вас будут комментарии, добавьте их в документ в течение дня. В 16 часов я проверю, есть ли обратная связь от вас, и до конца дня отправлю отчет клиенту».
Еженедельная задача, которая, возможно, раньше провоцировала поток срочных электронных сообщений, теперь вообще никак не отражается на состоянии вашего почтового ящика. Кроме того, тратится гораздо меньше когнитивных ресурсов. Вы видите в календаре время, отведенное специально для этой задачи, и каждый раз выполняете одни и те же шаги: без спешки, лихорадочной переписки и не просыпаясь по ночам из-за того, что забыли нечто важное.
Именно так и случится, если вы внедрите автоматизированные процессы в свою профессиональную деятельность. Неважно, будет ли это комплексная автоматизация или замена определенных ручных операций, новые процессы позволят вам меньше зависеть от гиперактивного коллективного разума, помогут сохранить когнитивные ресурсы и душевное равновесие. Автоматизируйте то, что можно автоматизировать, и только после этого думайте, что делать с оставшимися обязанностями.
Глава 6. Принцип протокола
Появление понятия об информации
Клод Шеннон — одна из самых важных фигур в науке ХХ века, хотя его имя известно немногим, за исключением тех узких кругов, в которых он помогал внедрять инновации. Возможно, самое важное его достижение — дипломная работа, написанная в стенах Массачусетского технологического института.
