За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т. п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника, сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.
Уничтожение документов
Особое внимание необходимо уделять организации работы по выделению документов к уничтожению. К сожалению, имеющаяся практика дает нам немало примеров просто халатного, невежественного отношения к этому очень серьезному вопросу, влекущему за собой далеко идущие негативные последствия.
СОВЕТ: все ответственные лица, начиная с руководителей юридических лиц и кончая ответственными за архивы, должны знать и понимать, что ни один документ («бумажка»), имеющий официальные реквизиты, подтверждающие его юридическую состоятельность, не может быть уничтожен без надлежащего установленного порядка.
Этот порядок достаточно четко разработан и должен быть зафиксирован в нормативном документе организации – ее инструкции по делопроизводству. Основные положения этого порядка сводятся к следующему:
1) выделение документов, не подлежащих дальнейшему хранению, производится только на основании проведения экспертизы ценности документов, итоги проведения которой зафиксированы в специальном документе – Акте о выделении документов к уничтожению;
2) после визирования его руководителем структурного подразделения организации Акт представляется на рассмотрение экспертной комиссии организации.
Как уже упоминалось выше, экспертная комиссия является совещательным органом, члены которой назначаются руководителем организации из работников делопроизводства и архива, а также из числа наиболее опытных работников структур организации, определяющих специфику ее деятельности. Экспертная комиссия рассматривает проекты Актов на выделение документов к уничтожению. Только после согласования проектов актов экспертной комиссией они могут быть представлены на утверждение руководства юридического лица. Следует иметь в виду, что только руководитель юридического лица или лицо, замещающее его в установленном порядке, имеет право утверждения данного документа. К сожалению, это правило достаточно часто нарушается, и нередко данные акты неправомочно утверждаются руководителем службы ДОУ, заведующим архивом а то и секретарем. Между тем в данном случае необходимо иметь в виду, что уничтожаются не «бумаги», как неправильно считают некоторые руководители, а информация о деятельности юридического лица, зафиксированная на любом материальном носителе, за достоверность и правомерность уничтожения которой несет ответственность только руководитель юридического лица. Поэтому акты, утвержденные лицами, не имеющими на это должностных полномочий, любой проверкой могут быть признаны незаконными, а уничтожение документов может быть расценено как сознательное уничтожение документной информации, влекущее за собой сокрытие материального ущерба, что является уголовно наказуемым деянием.
Подводя итоги: так как вся ответственность по принятию окончательных решений лежит на руководителе, то ему необходимо квалифицированная помощь секретаря, который должен владеть информацией о процедурах подготовки дел к сдаче в архив, об экспертизе ценности документов и о порядке их уничтожения.
Глава 4. Роль секретаря в организации совещаний
1. Цели совещания
Деловое совещание – это процесс обмена информацией между его участниками с целью повышения эффективности деятельности предприятия.
По целям созыва совещания можно подразделить на следующие категории:
1) совещание аналитического характера. Докладчик знакомит участников совещания с аналитической информацией, новыми технологиями, новыми продуктами и т. д. Это в основном монолог. Если объем доклада велик, то имеет смысл разослать его полный текст или его тезисы участникам заблаговременно, а на совещании сократить объем выступления, провести лаконично логическую нить рассуждений, представить иллюстративный материал, сделать выводы и ответить на вопросы;
2) выработка коллективного решения. На таком совещании каждому участнику предоставляется возможность выразить свое мнение и внести предложение по конечному решению. Отсюда важное условие: на совещание приглашаются только те, чье мнение важно для решения вопроса. Руководителю не следует назначать совещание по вопросу, решение по которому он уже принял. Участники это поймут и сочтут этот созыв немотивированным. Такое совещание окажет отрицательное воздействие на рабочий настрой участников, причем не только во время совещания, но и после него. Если руководителю нужно получить одобрение коллектива по принятому им решению, то именно так это и должно быть заявлено;
3) одобрение идей, программы, решения. Для того чтобы заручиться поддержкой участников совещания, нужно, чтобы предложенная идея или программа вызвали у них интерес и положительный резонанс. Здесь, вероятно, необходимо провести соответствующую подготовительную работу. Если обсуждаемый вопрос не вызывает у участников энтузиазма или характеризуется отрицательно, вполне возможно, что другого отношения он и не заслуживает. В любом случае у участников совещания должна быть возможность внести конструктивные предложения, влияющие на принятие решения;
4) примирение различных точек зрения. Иногда возникает необходимость собрать «круглый стол», для того чтобы погасить внутренний конфликт. Нужно выслушать и обсудить различные точки зрения и привести их к согласию. Нельзя допустить, чтобы противники укрепились в своих противоположных позициях. Если в конфликт вовлечены большие группы, результативнее будет провести предварительные переговоры с представителями этих групп. Здесь важно как дать возможность высказаться участникам «круглого стола», так и дать им возможность услышать оппонентов, а для этого количество участников должно быть минимальным;
5) возобновление прерванного проекта. Если возобновляется прерванный проект, нужно восстановить и сделать прозрачной всю цепочку административного управления проектом. Необходимо снять все сомнения и разрешить организационные вопросы участников проекта, тем самым преодолеть торможение и препоны в каких-либо звеньях цепи;
6) выработка новых идей и концепций. Это совещание творческого характера. По духу ему больше соответствует метод «мозговой атаки». Совещание подобного рода желательно проводить в атмосфере, отличной от обычных служебных совещаний, более раскованной, более комфортной. Главный принцип – выслушиваются все предложения, запрещается критиковать, высмеивать и отвергать предложения. Наиболее плодотворные идеи записываются и выносятся для дальнейшего обсуждения и доработки.
