Однако сегодня не все документы следует составлять на банках, которые мы рассмотрели. Например, если приказ о принятии работника раньше писали на таких бланках, то сейчас для такого приказа существует форма установленного образца, так называемая унифицированная форма, которая введена в действие в 2004 г. Это форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», утвержденная постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данным постановлением введены также и другие унифицированные формы приказов (см. в следующей статье «Унифицированные формы документов»).
Для составления многих других видов документов (не только приказов) в последнее время введены унифицированные формы документов и постепенно исключаются из обращения неунифицированные формы.
1.8. Унифицированные формы кадровых документов
В настоящее время продолжается работа по унификации документов. Унификацию осуществляют в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Согласно законодательству унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицированные системы документации постоянно совершенствуются. В настоящее время созданы системы:
– организационно-распорядительной документации;
– первичной учетной документации;
– банковской документации;
– финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
– отчетно-статистической документации;
– учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
– документации по труду;
– документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
– внешнеторговой документации.
Перечень унифицированных документов, составляющих эти системы, находится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Однако в ОКУД только лишь перечислены наименования форм, в нем нет образцов унифицированных форм. Образцы унифицированных форм содержатся в соответствующих альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а сами альбомы – Федеральной службе государственный статистики (Росстате), на который постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложена обязанность разрабатывать и утверждать эти альбомы. Организации имеют право приобретать эти альбомы в Госкомстате России на договорной основе.
Рассматривая список кадровой документации, надо отметить, что в настоящее время утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» следующие унифицированные формы:
1) № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
2) № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;
3) № Т-2 «Личная карточка работника»;
4) № Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;
5) № Т-3 «Штатное расписание»;
6) № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;
7) № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
8) № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
9) № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
10) № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
11) № Т-7 «График отпусков»;
12) № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
13) № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;
14) № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
15) № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение»;
16) № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
17) № Т—11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
18) № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»;
19) и другие унифицированные формы.
Глава 2. Локальные нормативные акты
2.1. Понятие локальных нормативных актов
Статья 68 ТК РФ устанавливает, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Что означает понятие «локальные нормативные акты», о котором речь идет в ТК РФ? Локальные нормативные акты – это внутренние документы, которые работодатели принимают самостоятельно в пределах своей компетенции и которые имеют юридическую силу только в рамках деятельности конкретного работодателя. Принимаемые работодателем локальные нормативные акты действуют в отношении работников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы (ч. 4 ст. 13 ТК РФ).
Право принятия локальных трудовых актов, содержащих нормы трудового права, работодатели всех организационно-правовых форм и форм собственности (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями). Однако ТК РФ не содержит перечня локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Это могут быть положения, приказы, инструкции и т. д. О конкретных локальных нормативных актах, содержащих нормы трудового права, вы узнаете в процессе прочтения данной книги. По правилам, введенным ТК РФ, локальный нормативный акт должен учитывать мнение представительного органа работников, но если такого органа нет и не будет у работодателя, имеющего всего одного – нескольких работников, то работодатель имеет право на самостоятельную разработку такого локального трудового акта и единоличное его утверждение. Локальные нормативные акты, согласно ТК РФ, принимаются работодателем единолично:
1) без учета чьего-либо мнения и без согласования (если они по законодательству не требуются);
2) с учетом мнения представительного органа работников (выборного профсоюзного органа либо других органов, уполномоченных работниками);
3) по согласованию с представительным органом работников.
В целях соблюдения единых правил ведения документации в рамках деятельности конкретного работодателя целесообразно принять Инструкцию по делопроизводству, которую нужно составить в начале деятельности работодателя. Инструкция по делопроизводству призвана упорядочить ведение документации во всех сферах деятельности конкретного работодателя.
Работодателю также следует уделить внимание другим локальным нормативным актам, которые будут способствовать успешной работе: правилам внутреннего трудового распорядка, коллективному договору, инструкции по заполнению трудовых книжек, правилам ведения трудовых книжек, правилам по охране труда, положению о премировании работников, положению об отпусках, положению о порядке обработки персональных данных и т. д. Так, например, работодателю целесообразно принять Положение о порядке обработки персональных данных, так как ст. 86 ТК РФ содержит требование об ознакомлении под роспись работников с документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных данных. Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников.
Персональные данные – это информация, касающаяся конкретного работника, которую получает работодатель в связи с трудовыми отношениями. Обработку персональных данных работодатель производит в виде документированной информации, включающей получение, хранение, комбинирование, передачу или любое иное использование соответствующих сведений.
Для упорядочения ведения кадрового делопроизводства особо нужно уделить внимание разработке Положения об отделе кадров и Инструкции по кадровому делопроизводству. Для эффективного составления трудовых договоров можно принять такой локальный трудовой акт, как Положение о должностных инструкциях.
Локальный нормативный акт вступает в силу, согласно ст. 12 ТК РФ, со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.
