Собирая файлы, подумайте, нет ли возможности взять лишь самые нужные? Некоторые профессии предполагают работу с большим количеством документов, и для них такие операции вряд ли будут актуальны. Но если вы не адвокат и не риелтор, скорее всего, сможете серьезно урезать количество документов, которые затем возьмете в дорогу.
Даже если вы забудете что-то важное, коллеге, оставшемуся в офисе, не составит труда найти в картотеке нужные бумаги и либо отсканировать их и послать вам по электронной почте, либо воспользоваться факсом. Сегодня во всех крупных отелях есть бизнес-центры, что существенно облегчает жизнь деловым людям.
ПОРТФЕЛЬ: ПОМОЩНИК ИЛИ ПРИЧИНА ГРЫЖИ?
Как ни странно, мне редко попадаются хорошо организованные портфели. Чего там только не найдешь — старые конфеты, сломанные степлеры, материалы давно законченных проектов и прошлогодних конференций… А что можно обнаружить в вашем? Не пожалейте времени и удалите из него все лишнее. Положите туда только то, что нужно вам всегда (к примеру, мини-степлер) или имеет отношение к задачам, которые вы будете решать в командировке.
Как обычно — несколько советов, которые помогут вам навести порядок в портфеле.
В дороге нам всем время от времени хочется перекусить. Никогда не кладите в портфель еду, которая может испачкать, протечь или лопнуть. Я как-то раз взяла с собой в полет из Лос-Анджелеса в Нью-Йорк бутылку кофейного напитка. Во время резкого снижения самолета над Нью-Йорком крышка бутылки деформировалась, и жидкость начала вытекать. Но заметила я это уже в такси — кофе капал мне на брюки. Мало того что я выглядела малоприлично, так еще и пахла, как кофейная лавка. Стоит поучиться на чужих ошибках. А когда вернетесь из командировки, не забудьте вынуть из портфеля всю оставшуюся в нем еду.
Если вам в командировке необходимы степлер или скотч — ради бога, берите их с собой. Только не набивайте канцелярскими принадлежностями весь портфель! И постарайтесь сложить их так, чтобы они не болтались туда-сюда, — воспользуйтесь, к примеру, пластиковыми пакетами с застежкой «зиплок». Кстати, в продаже есть удобные походные наборы канцтоваров.
К этому моменту документы в вашем офисе должны лежать на своих местах. Увозя часть бумаг с собой, позаботьтесь о том, чтобы не нарушить их классификацию и по возвращении без каких-либо затруднений вернуть в картотеку. Лично я в командировках предпочитаю пользоваться пластиковыми папками, которые можно закрыть, чтобы не выпадало содержимое. Очень удобно, когда документы по одной теме собраны в одном месте. Берите только то, что вам нужно, храните все вместе, и тогда в дороге у вас не возникнет никаких проблем.
Посмотрите на свой портфель. Он потрепан, кое-где порван и совершенно немоден? Вам его дали бесплатно на одной из конференций, ведь так? И эта часть вашего имиджа вас вполне устраивает? Осмотрите свой портфель и решите, не стоит ли купить новый. Разбирайте его содержимое по меньшей мере еженедельно, а лучше — каждый вечер по возвращении с работы. Избавляйтесь от ненужных документов и файлов: выбрасывайте их, сдавайте в макулатуру, отправляйте в шредер, и чем быстрее, тем лучше. На следующий день поместите в файл документы, которые нужно вернуть в офис. Обязательно отложите материалы, которые необходимо отправить в архив.
НОУТБУК
Предположим, вы в самолете или в своем номере собрались поработать и вдруг вспомнили, что так и не синхронизировали ноутбук с офисным компьютером и последней версии нужного файла у вас в данный момент нет. И какой же смысл в мобильности, если вы лишены доступа к необходимой информации? Если вы ездите с лэптопом на работу, такая проблема обычно не возникает. А вот если вы берете его с собой только в командировки, подобная ситуация стандартна. Кстати, как поживает ваш аккумулятор — не пора ли его заменить? А сетевой кабель-то вы взяли?
Если вы точно знаете, что там, куда вы едете, есть компьютеры, которыми можно воспользоваться, вместо ноутбука можно взять с собой только флешку с рабочими файлами.
Работа с лэптопом должна быть организована по тому же принципу, что и работа с офисным компьютером. Многие мои клиенты пытаются экспериментировать с методами организации и программами, но эти опыты лучше ставить дома, а лэптоп все же синхронизировать с рабочим компьютером.
Если вы работаете в крупной компании, не нужно беспокоиться о выходе в Интернет и программах — все это у вас и так есть. Если же вы ведете домашний бизнес, проконсультируйтесь со специалистами о том, какое программное обеспечение лучше выбрать.
Весь год вы пытаетесь выработать новые привычки. Как я уже замечала в предыдущих главах, психологи утверждают, что для формирования привычки необходимо три недели. Испытывая программу, систему организации или инструмент, не бросайте это дело сразу — потерпите три недели. За один или два дня мало что можно понять — вы просто в очередной раз отдадитесь во власть нежелания меняться.
НЕ ЗАБУДЬТЕ О МАЛЫШАХ
Нет, малыши — это не дети и не ваши друзья небольшого роста. Я имею в виду коммуникатор, телефон и прочие компактные электронные устройства. Если вы, скажем, ездите в командировки на машине и у вас есть GPS-навигатор, не забудьте загрузить в него последние обновления карт. Отметьте это в календаре, внесите в список дел или, наконец, поставьте напоминатель в Outlook.
Синхронизируйте свои гаджеты, чтобы информация, которая в них содержится, не устаревала и они «говорили» друг с другом на одном языке. Однажды я уронила телефон в лужу, он сломался, и я осталась без списка контактов. Позже выяснилось, что этой неприятности можно было бы избежать, если бы я заказала у своего оператора сотовой связи услугу автоматического обновления списка контактов и сохранения его на сервере. Как ни банально это прозвучит, но читать инструкции к электронным устройствам очень полезно. На худой конец вы всегда можете попросить о помощи разбирающихся в технике друзей.
Прежде чем завершить занятия на этой неделе, замечу, что на организацию инструментов, которые вы возьмете с собой в командировку, придется потратить немало времени, зато на поддержание порядка в системе у вас уйдет лишь несколько минут. Вам кажется, что и несколько минут — это много? Но ведь такова жизнь: вы следите за своим весом, тратите время на отношения с друзьями, ухаживаете за садом и за домом… Список можно продолжать бесконечно. Какой смысл жаловаться на то, что является неотъемлемой частью человеческого существования? Подумайте лучше о том, насколько лучше вы будете работать, зная, что все ваши инструменты представляют собой единое целое.
Вторая неделя
Сборы в последнюю минуту
На этой неделе вы можете:
Приготовиться к отъезду и подготовить к своему отъезду офис.
Необходимое время: не более 120 минут.
Не успели вы прийти на работу, как начальник сообщает, что вы едете на конференцию в другой город. Сначала думаете, что, возможно, вам закажут номер в хорошем отеле, что тема конференции может оказаться интересной… А потом у вас внутри все обрывается. А как же работа? Спецпроекты, которые без вас просто встанут? И что, интересно знать, скажут родные? Так возможность превращается в петлю, которая медленно затягивается на вашей шее. На этой неделе мы сделаем шаг назад и составим план.
Ваша подготовка будет состоять из двух этапов. Первый: выясните, что нужно сделать, чтобы ни текущая работа, ни ваши проекты не остановились на время командировки. Второй: решите, что нужно предпринять на семейном фронте, чтобы командировка не вызвала проблем. Если у вас есть дети, ситуация осложняется. Но давайте разберем все по порядку.
ПОДГОТОВЬТЕ ОФИС К СВОЕМУ ОТЪЕЗДУ
Подготовка офиса в данном случае будет аналогична той, что вы проводили в прошлом месяце, когда собирались в отпуск. К этому времени и в картотеке, и на столе у вас должен быть порядок — так коллеги смогут найти то, что им понадобится в ваше отсутствие. Только в отпуске вам меньше всего хотелось бы слышать звонки с работы, а сейчас вы заинтересованы в том, чтобы быть на связи.
Если в вашем кабинете имеется какая-либо конфиденциальная информация, спрячьте ее от посторонних глаз в картотечный ящик или в стол. Личные бумаги отвезите домой.
Я уже не раз упоминала одно из основных правил дзен-организации: разбивайте любую задачу на отдельные этапы — и вас ждет успех. В данном случае нужно составить список дел, которыми вы занимаетесь ежедневно. Решите, какие из них могут подождать до вашего возвращения (пометьте буквой A) и какие на время вашего отсутствия можно поручить помощнику или коллеге (буква Б).
Это лучше сделать заранее, а не в последний день: если человек, который будет вас прикрывать, никогда раньше не занимался работой, подобной вашей, ему потребуется тренировка, а вам придется побыть в роли наставника или написать подробную инструкцию.
