Создайте столько иерархических уровней, сколько считаете нужным. Так или иначе ваша иерархическая система папок должна как можно точнее отражать структуру документов. В любом случае нужно позаботиться о том, чтобы, с одной стороны, в каждой из папок не было слишком много разнородных по содержанию документов и, с другой – чтобы среди папок не оказалось таких, где лишь по одному документу. В последнем случае для одиночных файлов всегда можно подобрать наиболее подходящее место среди уже существующих папок. Впрочем, если какой-либо из одиночных файлов вы не знаете, куда поместить, не остается ничего другого, как примириться с существованием папки, содержащей единственный файл, в надежде, что в будущем у него появятся компаньоны.
Обратите внимание: до сих пор мы еще ничего не изменили на жестком диске компьютера. Все, что мы к этому моменту сделали, было лишь подготовительной работой к сортировке и организации файлов на жестком диске.
Названия файлов
Остались в прошлом времена DOS, когда в названиях файлов могло быть не больше восьми буквенно-цифровых символов, причем использование любых других символов вообще не допускалось. Современные компьютеры, как PC, так и Mac, позволяют именовать файлы практически как угодно. Разумеется, этим преимуществом нужно пользоваться по максимуму. Называйте каждый свой файл так, чтобы его было легко запомнить, легко найти и легко отличить от собратьев. В то же время желательно делать наименования по возможности краткими (впрочем, злоупотреблять аббревиатурами тоже не рекомендуется). Длинные названия плохи тем, что полностью увидеть их можно лишь в большом окне. Чтобы не заставлять себя (или кого-нибудь другого) теряться в догадках, пытаясь понять, что же означает этот набор символов, давайте файлам простые и понятные имена. Так, вместо того чтобы присваивать файлу название «229 West 138th Street, проект реконструкции системы отопления, вентиляции и кондиционирования, лето 20XX г., договоры со Смитом», воспользуйтесь вариантом, предложенным ниже.
Папка: 229 West 138th Street
Папка: Лето 20XX реконструкция.
Папка: Отопление, вентиляция, кондиционирование
Папка: Договоры со Смитом
Файл: Ценовое предложение Смита, 6-28-XX
Выберите единообразный язык, стиль или метод именования файлов и папок. Выработайте для названий собственную систему или свод правил, которые помогут вам. Если вашим компьютером пользуется кто-то еще, ознакомьте его с этими правилами и попросите их учитывать. Единообразие в присвоении имен файлам и папкам – лучший способ обеспечить легкий поиск документов, которыми вы не пользовались месяцами или даже годами.
Используйте типичные названия, имеющие для вас определенный смысл, и, когда это целесообразно, включайте туда соответствующие номера модели, наименования проектов или фамилии ключевых исполнителей. И обязательно даты. Обновляйте дату каждый раз после редактирования документа. Если на протяжении дня вы несколько раз делали поправки в документе, указывайте в названии также время внесения соответствующего изменения. Такой подход к названиям позволит легко найти последнюю версию файла, а если потребуется – четко идентифицировать каждую из предыдущих.
Итак, вместо того чтобы использовать название «Мой список лиц для рассылки открыток» для обозначения списка адресатов открыток с поздравлениями и пожеланиями, я назвал его «20ХХ: мой список лиц для рассылки открыток, 11-07-20ХХ». Таким образом, мне сразу понятно, что этот перечень относится к 20ХХ году. Из названия очевидно, что речь идет именно о тех, кому я должен разослать поздравления (это очень важно, если в компьютере хранятся какие-то другие списки адресов или контактов). В названии указана также дата последнего изменения (11-7-20ХХ). Таким образом, если меня будет интересовать «20ХХ» год или «рассылка открыток», то я легко найду соответствующие файлы, а если понадобится последняя версия документа, я всегда могу ориентироваться на соответствующую дату.
Сохранение и настройка файлов
Сохраняя документы на каком-либо носителе информации (внешнем или внутреннем), выберите правильное место для их хранения – в таком случае ваш новый (или отредактированный) документ окажется в нужной папке.
Избегайте использования распространенных инициалов в качестве меток для поиска: многие слова могут содержать эти инициалы именно в указанной вами последовательности. Например, мои инициалы – AM. Если я использую их как часть названия какого-либо файла (например «AM Resume, 01-16-10»), то, задав поиск по сочетанию «AM», я получу длинный список файлов, включающих сочетание букв «AM» в той же последовательности (например, name, game, amazing и т. п.). То есть результат поиска в данном случае будет включать много лишнего, и потом мне это предстоит отсеять, чтобы найти интересующий меня файл. Если же я выполню поиск по ключевому слову «резюме», то результатом поиска будет список всех файлов, содержащих слово «резюме». Найти среди них нужный окажется гораздо легче.
Аналогично, при инсталляции новых программ всегда указывайте для их хранения папку «Program Files» или «Applications». Ни в коем случае не сохраняйте файлы, с которыми работаете (то есть файлы, содержащие текст или данные, которыми вы пользуетесь и вносите туда какие-либо изменения), в папке, где хранятся программные приложения. То есть никогда не сохраняйте свой документ, созданный в формате Microsoft Word, в папке Microsoft Word, содержащей программное приложение под именем Microsoft Word. Храня документы отдельно от файлов с программами, вы снижаете риск случайного удаления своих документов при инсталляции программ или замене их старых версий новыми.
Подходите к процессу сохранения файлов избирательно, удаляйте ненужные документы. После формирования окончательной версии документа нет смысла оставлять все промежуточные версии. Извлеките из них все ключевые предложения или идеи и сохраните в отдельном файле, который послужит источником ценного материала для будущих проектов. После этого можно удалить промежуточные версии документа, оставив лишь окончательную. Включите в ее название слова́ «окончательная», «последняя», чтобы обозначить окончание редактирования.
Вместо того чтобы сохранять в разных местах несколько копий одного и того же документа, пользуйтесь ссылками (ярлыками). Ссылки не следует путать с созданием резервных копий файла. Но если вам необходимо обращаться к одному и тому же файлу из нескольких мест, то не сто́ит плодить многочисленные копии этого файла – в противном случае вы рискуете создать конкурирующие варианты каждой версии и потерять ценный труд. Вместо этого нужно создать в разных местах столько ссылок, сколько необходимо, причем все ссылки должны указывать на один и тот же исходный документ. Для создания ярлыка на любом компьютере (даже «Макинтоши» в наше время поддерживают двукнопочную мышь) достаточно выбрать нужный файл и щелкнуть правой кнопкой мыши. В «Макинтошах» ярлыки называются псевдонимами. Их можно создавать в разных местах с помощью операции «перетащить и оставить».
Различные разработчики предлагают также программы (бесплатные и платные), позволяющие «раскрашивать» названия файлов и папок. Это может оказаться полезным в отношении часто используемых документов. Например, названия файлов, в которых хранятся финансовые данные, можно раскрасить в зеленый цвет и т. п. Это один из способов ускорения распознавания и доступа к нужным файлам и папкам.
Пиктограммы – это миниатюрные изображения, размещаемые на папке. Просмотр папок, представленных своими пиктограммами (доступ к такому режиму просмотра возможен посредством вкладки «Вид» на панели инструментов), позволяет отыскивать нужные не только по названиям, но и визуально. Я применил пиктограммы к нескольким папкам и выбрал для этой цели довольно выразительные условные обозначения, помогающие буквально с первого взгляда отличить нужные папки. Например, я поставил пиктограмму знака доллара, используемую в программе управления личными финансами Quicken, на папку «Файлы Quicken», а к папке под названием «Коммунальные услуги» присоединил пиктограмму счетчика расхода воды. Эти значки забавно выглядят и позволяют быстро найти необходимую информацию. Чтобы присоединить то или иное изображение к папке, достаточно щелкнуть на этой папке правой кнопкой мыши и выбрать пункт меню «Свойства». В диалоговом окне «Свойства» выберите вкладку «Настройка». В области «Рисунки папок» щелкните на кнопке «Выбор рисунка». Если вы работаете на «Макинтоше», эту операцию нужно проделать на вкладке «Get info». Вверху, рядом с названием файла, вы увидите пиктограмму. Этот значок (или изображение) нужно просто наложить поверх исходного изображения папки. Задача выполнена.
Организация файлов и папок
Теперь, когда вы знаете, как создавать папки, правильно присваивать им названия и даже получать небольшое удовольствие от присоединения к ним пиктограмм, настало время приступить непосредственно к организации файлов и папок.
