шутка. В парадигме ГТД гораздо важнее решить, чего НЕ следует делать, чем заострять внимание
на “текучке”.
<Замечание Именно наше врожденное стремление нахватать обязательств (в том
числе перед собой), да еще на самое ближайшее время, приводит нас к гарантированному
НЕВЫПОЛНЕНИЮ СВОИХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ. И этот печальный факт порождает всё более
глубокое недоверие к самому себе. Состояния “кристального сознания” так не достичь!
Болезнь неверия в себя развивается исподволь, она незаметна, как радиация. А приводит
к грандиозному саморазрушающему эффекту с массой последствий: от прокрастинации
до полной неспособности вообще хотя бы чего нибудь сделать до конца. Лекарство
простое: чтобы избежать невероятно вредной рефлексии по поводу несделанного - ПРОСТО
ОТЛОЖИТЕ действие на более поздний срок! А если дедлайн - скажете вы? В дословном
переводе это “линия смерти”. Чем ТАК себя пытать - лучше “умрите” с достоинством! Конец
замечания>
Переводя дела из <**FOCUS> в <*LATER> обязательно следует поставить дату, когда вы
вернетесь к рассмотрению этого дела. В RTM дата ставится удобно, а главное, мгновенно.
Не менее просто вернуть закинутое в туман ( <*LATER>) обратно в фокус внимания (<**FOCUS>).
Здесь нам поможет “Умный список” под названием <*LAT-поиск>. Это список того, что “созрело”
по времени и нуждается в решении - заниматься этим или нет. Если нужно заняться - переведите
в фокус. А если нет - отложите на более поздний срок! <LAT-поиск>, так же как и “Входящие”
должен ежедневно очищаться до полной пустоты.
Давайте теперь разберемся со списком CONTROL. Внимание! Если мы говорим о продуктивности
- это самый наиважнейший список из всех! Продуктивность находится в нелинейной
(степенной) зависимости от количества дел, проходящих через CONTROL. Поручить что-
либо кому-либо (имеются в виду не только подчиненные, но и все, с кем вы контактируете
и о чем-то договариваетесь) - это сравнительно просто. Делать то, что поручено самому
уже не надо, поскольку такие поручения обрабатывают специализированные, а значит, высокопроизводительные люди и структуры. Примеры действий - поручений:
<Главбух//попросить справку НДФЛ> (часто вы сами просто не сможете сделать что-то, что вам
нужно)
<Жена//напомнить купить молоко> (она же всё равно собиралась в магазин)
<Иванова//поручить сделать отчет о продажах за 2 недели> (Иванова - работник отдела
маркетинга - спец по анализу рынка, выдаст вам и цифры, и факторный анализ с интерпретацией)
<Шеф//попросить отпуск> (вы закинете секретарю заявку и будете ЖДАТЬ) Задачи - поручения объективно имеют более высокую важность, чем прочие, поскольку
именно задача-поручение олицетворяет собой КООПЕРАЦИЮ, ИНТЕГРАЦИЮ, перевод
суммы исполнителей в единое синергетическое целое. Или, как говорилось в базовой
литературе, “общественное выше личного”.
Замечание. Понятно, что вы как специалист имеете ценность для кого-либо, только если
профессионально, мастерски, чтобы не сказать лихо, оказываете услуги вашим клиентам
по их заказам-поручениям (клиенты могут быть внутри вашей фирмы, а могут и вне, это не
важно). Если вы сбытовик или продавец - вы оказываете услуги непосредственно покупателям, подбирая им товары и услуги, консультируя и просвещая.
А если вы работник транспортной логистики - вы оказываете услуги вашим сбытовикам по
доставке заказов до ИХ клиентов (покупателей).
А если вы IT-шник вы оказываете услуги всем подряд внутри вашей фирмы, т.е. для вас все
подразделения являются клиентами.
Но лучший клиент - это ваш начальник, которому вы обязаны оказывать услуги подъема его, начальника, самооценки путем тонкого подхалимажа и пылкого обожания.
Конец замечания.
Суть списка <CONTROL> - дать запрос-поручение, потом ждать, потом задать вопрос о состоянии
переданного дела. Здесь тоже есть маленькие хитрости, которые повышают продуктивность.
Хитрость 1: После того как вы поручили/попросили/предписали следует немного изменить текст
действия-поручения. Поскольку теперь сутью действия-поручения является ожидание, после
косых черточек вместо глагола поставьте букву “ж”. Для вас она означает “ждать”. А если вы
передадите поручение кому-то еще (дадите доступ к задаче), то для него это будет означать “жду
от тебя...” Пример: задача
<Шеф//попросить отпуск> трансформируется в задачу <Шеф//ж ответа по отпуску> Хитрость 2: при передаче задачи на контроль поставьте ей высший приоритет и переведите
в список <CONTROL>. Тогда задача приобритет красивую красную метку. Для вас это особого
значения не имеет, а вот если вы эту задачу передадите на исполнение кому-то еще - для него это
будет сигналом, что эта задача важнее прочих. Задачу, помеченную красной меткой получившему
ее менять нельзя! Переводить в <*LATER> можно. Держать перед глазами в <**FOCUS> можно.
Можно сделать с нее копию и потом модифицировать копию как угодно. Можно даже добавлять
тэг. А оригинал текста задачи трогать нельзя! И тэги удалять - ни в коем случае.
Хитрость 3: выведите автоматическое отслеживание изменений вашего контрольного списка в
RSS-reader на панели i-Google. RTM дает такую возможность для любого списка, но в рамках i-
Методики нам важен именно <CONTROL>. Дело в том, что при появлении задачи в контрольном
списке - на RSS - ридере запишется задача именно в том виде, в котором вы ее передали на
контроль. Напомню, что при предоставлении доступа к задаче кому-либо еще - вы передаете
ПОЛНЫЕ права на задачу вплоть до уничтожения. Так уж “корова” устроена. Поэтому вам надо
оставить “протокол” ваших поручений в первозданном виде.
Ну вот, теперь, вероятно, вы достаточно хитры, чтобы рассмотреть пример: В <**FOCUS> есть задача:
<Муфлонов//договориться о взаимодействии по бюджету> (Муфлонов - руководитель IT-отдела) После переговоров с Муфлоновым действие может трансформироваться в следующее:
<Муфлонов//ж проект бюджета в разрезе службы IT> , что обозначает “ждать проект бюджета...” .
В поле Due To ставим дату, когда Муфлонов будет проверен. Ставим высший приоритет задаче
и, если Муфлонов подключен к RTM, передаем ему эту задачу. Теперь Муфлонов найдет это
поручение, помеченное красной чертой в папке “входящие” своей RTM, причем интерпретация
этого поручения будет “жду от тебя проект бюджета ...”, а чтобы у него не было соблазна просто
удалить задачу - пусть знает, что вы всегда поднимете вашу RSS- ленту, если дойдет до разборок
по смыслу поручения и срокам исполнения.
Теперь Муфлонов может, получив поручение, создать задачу <Отмазов//поручить сделать
бюджет программистов> (Отмазов - старший программист) и еще одну: <Откосов//поручить
набросать бюджет системщиков> (Откосов - предводитель сисадминов и эникейщиков).
Муфлонов, после совещания в своем отделе IT, может поручить таким же образом через RTM
эти задачи означенным персонам. Получается каскад выполнения поручений. Если поручение
требует выполнение не одного - двух, а МНОЖЕСТВА параллельных действий - заводится
соответствующий проект. О проектах ниже расскажу подробнее.
Еще надо напомнить вам про список <CON-поиск>. Этот список необходим, чтобы не тратить
ежедневно время на поиск просроченных поручений. Открыв этот список вы сразу получите только
те контрольные задачи, которые уже “созрели”.
Старые добрые инструменты контроля...
Поговорим теперь об “окнах креативности” и правилах Ньюпорта. Если вы оперативный
менеджер - прошу вас не читать следующий абзац. Вы потеряете около 1-1,5 минут вашего
времени, чего я, как апологет (фанат, значит) технологий тайм-менеджмента допустить никак
не могу. Поэтому приглашаю к чтению следующего абзаца только людей, чья деятельность
неразрывно связана с креативом и индивидуальным творчеством (ученых, писателей, студентов
и т.д.). Остальных прошу сразу перейти к следующему параграфу или сделать паузу около 2
минут, пока текст дочитают те, кому это может в действительности пригодиться. Итак, я начинаю
