• Классифицируйте звонки знакомых по степени их важности. Не все, кто звонит вам, могут сказать что-то важное. Особенно когда вы работаете над сложным проектом. Воспитывайте в себе привычку договариваться о важных звонках.
• Оставляйте краткие и четкие сообщения на автоответчике. Никогда не оставляйте длинные голосовые сообщения. Несколько секунд обдумайте, что вы хотите передать, и только потом говорите четко и кратко. Обязательно указывайте, рассчитываете ли вы на ответный звонок, и обозначьте подходящее время для этого. Свой номер телефона произносите медленно и отчетливо. Лично я все лучше усваиваю эти навыки. И мне очень нравятся люди, которые владеют ими в совершенстве.
• Старайтесь не отвлекаться. По возможности на встречах и совещаниях выключайте мобильный телефон. По крайней мере не отвечайте на входящие звонки и не посылайте сообщений. Один мой знакомый потерял контракт на 500 млн долл., потому что ответил на входящий звонок во время важнейшей встречи за обедом в ресторане. Если бы все избегали создания в ходе совещаний и встреч отвлекающих или мешающих делу моментов, эти мероприятия длились бы вдвое меньше!
Согласно опросам, проведенным крупной американской корпорацией Staples (офисное оборудование, программы и т. д.), около половины офис-менеджеров мелких и средних компаний в США работают в свободное время; 49 процентов осуществляют деловые звонки и проверку входящих электронных сообщений, находясь за рулем; 18 процентов читают электронную почту в ванной.
Привычка и рутина невероятно эффективно помогают терять и рушить.
Анри де Любак[17]
Совет № 15
Добивайтесь от совещаний максимума
Длинные совещания, лишенные особого смысла, – самая распространенная проблема в любой отрасли экономики. Это одна из худших черт бизнеса, катастрофически снижающая продуктивность. Она приводит к большим потерям времени и ухудшает рабочий настрой. Вместо того чтобы трудиться, целые конференц-залы занятых людей просиживают долгие часы, зачастую без пользы.
Глупо предполагать, что мы можем обойтись без совещаний. Ведь именно синергия мыслей и идей разных людей обеспечивает успех большинству проектов. Но такие совещания и рабочие встречи необходимо проводить эффективно, иначе это пустая трата времени и сил.
Вот как сделать совещания короче и полезнее.
• Проводите меньше совещаний. Много их и не требуется. Вычеркивайте ненужные совещания из календаря.
• Задавайте правильную цель. Если вы ведете совещание, то с самого начала должны четко представлять себе, каких целей необходимо достичь. Чем яснее вы видите актуальную задачу, тем вероятнее будет успех.
• Сокращайте повестку совещаний. Замечено, что на совещания используется все отведенное на них время. Если вы определяете продолжительность совещания в один час, то, скорее всего, именно столько оно и продлится. Если же вы дадите понять присутствующим, что совещание не должно занять больше 15 минут, то высоки шансы, что его участникам удастся добраться до сути гораздо быстрее.
• Планируйте совещания так, чтобы между ними был минимальный временной зазор. Если присутствующим будет известно, что вам надо принимать участие в другом таком же мероприятии, которое следует сразу за этим, они будут понимать, что задержки для вас недопустимы.
• Не гнушайтесь совещаний в общественных местах. Кафе и другие общественные заведения – отличное место для рабочих встреч и совещаний. Там меньше вероятность того, что вас будут отвлекать подчиненные, звонки по служебным телефонам и другие подобные моменты, которые имеют место на работе. Но позаботьтесь о том, чтобы такие места располагались не слишком далеко от вашего офиса. Иначе время, потраченное на поездку туда, превысит время, сэкономленное для работы.
В среднем в день в США проводится 17 млн рабочих совещаний.
Дональд Ветмор[18], Институт производительности
Говорящий о невыполнимости дела не должен мешать тому, кто делает это дело.
Бернард Шоу
Совет № 16
Ваш «полетный план»
Вы путешествуете по служебным делам? Чтобы попасть куда-нибудь, нужно время. Даже перелет внутри страны иногда занимает несколько часов, и это без учета опозданий самолетов и сорванных пересадок. У вас есть выбор, как использовать это время. Его можно потратить на игры или газеты, а можно провести продуктивно. Зачем терять время впустую?
Постарайтесь максимально использовать время в пути по служебным делам, составив собственный нехитрый «полетный план».
• Записывайте всё. Как и в случае с планами самых важных дел (совет № 2), я обычно делаю наброски своего «полетного плана» на стикерах. Я составляю список главных дел, которыми могу заняться в аэропорту или во время полета.
• Тщательно подготовьтесь к командировке. Обязательно проверьте, захватили ли вы файлы и документы, которые хотели взять с собой на борт, и поместите их в портфель или дорожную сумку. Не забудьте, что во время полета вам может понадобиться устройство для подзарядки компьютера.
• Будьте готовы к неожиданностям. Современные средства пилотирования и оборудование аэропортов позволяют пассажирам посещать самые отдаленные уголки мира. Но огромная протяженность сети авиалиний означает, что вы можете застрять в аэропорту Канзас-Сити из-за метели в Цюрихе. Всегда имейте при себе то, с чем вы можете поработать, если вдруг у вас вдруг появится свободное время.
• Берите с собой все необходимое для работы. Не забудьте положить дополнительные переходники, батарейки, ручки и другую необходимую оргтехнику. Иначе может случиться так, что посреди командировки вы утратите возможность активно участвовать в очередном проекте.
• Правильно оценивайте свои запасы энергии. Полет на важную конференцию порой дает отличную возможность «причесать» свой доклад или выступление. Путь «обратно» в ходе, например, десятидневной командировки – уже не такое увлекательное мероприятие. Учтите, что на определенных этапах командировки у вас не будет хватать энергии на то, чтобы работать максимально продуктивно. Если вы чувствуете, что устали, вовремя переключитесь на то, что поможет вам отдохнуть, например на легкое чтение.
Наконец, собираясь в служебную поездку или командировку, задайте себе вопрос: насколько она важна для вас? Если вы можете достичь результата с помощью телефона или электронной почты или если для дела будет полезнее, чтобы ваш(и) партнер(ы) приехал(и) к вам, откажитесь от путешествия. Разъезды отнимают много времени. Так же много времени требуется и на восстановление после нескольких дней вне дома и офиса. Отправляйтесь в воздушное путешествие только тогда, когда это действительно необходимо.
В 2007 году задержки авиарейсов составили в целом 170 лет.
Washington Post
Только постоянные и целенаправленные усилия могут преодолеть сопротивление и смести с пути все препятствия.
Клод Бристол[19]
Совет № 17
Вставайте пораньше
Несколько лет назад в США по телевизору показывали видеоролики, призывавшие молодежь записываться в вооруженные силы. Молодые люди и девушки бегали кроссы по пересеченной местности, наводили на цели самолет и другими способами содействовали обеспечению безопасности мира. И каждый ролик заканчивался напоминанием потенциальным кандидатам о том, что военнослужащие обычно «совершают еще до завтрака столько дел, сколько большинство людей не успевают сделать и за целый день».
Это не просто эффектный лозунг. Тут есть правда. Многие люди из разных стран, достигшие больших успехов, относят значительную долю своих достижений на счет того, что «привыкли начинать свой день рано». Наиболее трудоспособные люди, с которыми мне приходилось встречаться, относятся к «жаворонкам».
Бабушка одного моего друга часто повторяла: «Утром ты успеваешь сделать вдвое больше, чем после обеда». Я точно не знаю, почему все именно так, но это правда. Вставая рано, вы не только успеваете больше сделать, но и избавляете себя от пробок и неудобств в поездках на работу.
Как же приучить себя вставать пораньше?
• Не позволяйте себе постоянно нажимать кнопку повторного сигнала будильника. Если вы привыкли нажимать на нее, чтобы поспать подольше, то, скорее всего, необходимы решительные меры. В большинстве случаев проблему решит помещение будильника подальше от вашей кровати, куда вы не можете дотянуться. А можно установить на будильнике максимальную громкость сигнала.
