Мне кажется, грамотный тайм-менеджмент начинается не с лихорадочных попыток все успеть, а с простой установки: «Мое время – это мое время, данное мне лишь один раз. Поэтому его надо использовать по максимуму». И эту установку нужно просто донести до людей, «выдрессировать» их. Если вы недоступны, до вас нельзя дозвониться – значит, так надо, и вы откликнетесь, когда вам будет удобно.
Многие ругаются, потому что я на оставленные сообщения могу ответить дня через два-три. Это говорит лишь о том, что я занят. А пока я занят, я вообще не проверяю сообщения ни на автоответчике, ни на мобильнике.
Придет время, отвечу, а пока занимайтесь своими делами. Это совершенно нормально. Я даже удалил голосовую почту в офисе. И если кто-то упорно пытается дозвониться, у него ничего не получается, и приходится общаться с секретаршей. Она же ничего конкретного не говорит. Звонящему остается только прислать информацию в письменном виде, чтобы мне ее передали, когда я появлюсь.
Не позволяйте собой манипулировать. Если понаблюдаете, как большинство людей работает в офисе, заметите интересную тенденцию. Действия каждого сотрудника, его внимание, мысли, шаги начинают контролировать некие внешние источники. Они им попросту манипулируют. Обычно у людей время пребывания в офисе не расписано. Они только знают, что по общепринятому графику в девять утра начинается рабочий день, с двенадцати-тринадцати часов обеденный перерыв, а в шесть вечера пора идти домой.
То, что происходит в промежутках между этими цифрами, представляется смутно. Именно поэтому внешние источники и начинают нами управлять. Один телефонный звонок, другой, факс, на перекур позвали – и день пролетел. А ты ничего так и не сделал важного, хотя вроде и пытался. Почему же так получилось? Потому что реагируешь на внешние раздражители.
Полное погружение. Когда я себе не мог еще позволить вообще не прийти в офис, я проводил в нем полдня. В лучшем случае приходил в полдень, а иногда и в два часа. Тогда работалось хорошо: в первой половине дня я мог сесть в каком-нибудь кафе с Wi-Fi и спокойно поработать.
Мог пойти в библиотеку, еще куда-то – главное, чтобы это было место, где никто тебя не потревожит, не дозвонится, потому что ты выключил мобильник. Образно говоря, полное погружение. Ты как подводная лодка – ушел на глубину и в тишине и сумраке делаешь важные дела.
А потом собрался, «всплыл», приехал в офис и готов к выполнению всяческой текучки. Как минимум половину рабочего времени полезно вот так «прятаться». Отличный вариант – приходить в офис ночью. Как раз сейчас у меня на часах 5:10 утра, поэтому никто не звонит, не тормошит.
Когда рамки полезны. Важно, чтобы, планируя дело, вы четко представляли не только время его начала, но и завершения. И настраивались на установленные рамки.
К примеру, нужно посчитать налоги, и откладывать это нельзя. Просто скажите: «В четверг я в 14:00 начну, а в 14:45 закончу». Тогда не будет настроя вроде «Как пойдет, так и пойдет». Я придерживаюсь такого порядка, к примеру, в коучинге. Когда много дел, то на каждого клиента отведен, допустим, час.
Человек записан на отрезок 14:00–15:00. Допустим, мы в 14:59 только в середине обсуждения классной темы, и интересные мысли льются потоком, и все идет так здорово. Клиент точно знает, что в 14:59 я вешаю трубку. Потому что в 15:00 у меня следующий звонок. Мы можем обсуждать хоть многомиллионные сделки, стратегии развития, но в 14:59, что бы ни происходило, трубка вешается.
Когда люди на это запрограммированы, получается работать легко и продуктивно. Такой порядок заставляет не растекаться мыслью по древу, а в каждую минуту разговора вкладывать максимум полезного содержания. Не тратить первые десять минут на «Привет», «Как дела?», «Как погода?», «Где был на выходных?».
Человек звонит и говорит: «Сегодня мы будем говорить по списку: первое, второе, третье, четвертое, пятое». На каждый пункт выделяется по три минуты, и в итоге за пятнадцать минут сделано на порядок больше, чем раньше выходило за два часа.
Меня спрашивают: «На бесполезный треп тоже отводить время?» Если есть такая цель – бесполезно потрепаться – то пожалуйста. Но если у тебя расписано на четыре часа восемь человек, бесполезного трепа просто не получится.
Время выходит, обрываешь собеседника на полуслове и переходишь к следующему. К тому же чем человек больше тебе за время платит, тем меньше у него желания это время разбазаривать. Платит он тебе тысячу долларов в час, и параллельно с разговором включается этакий счетчик, как в такси. Клиент в каждой секунде начинает видеть определенную сумму денег, поэтому стремится решить все вопросы в плотном, содержательном режиме.
Когда вы важнее президента. Многие, даже взяв на вооружение описанный принцип строгих рамок для каждого действия, все равно относятся ко времени легко. Мол, конечно с 14:00 до 15:00 я запланировал посчитать налоги, но если вдруг что-то меня задержит, отвлечет, то рамки отменяются. И человек позволяет себе опаздывать.
Но задайте вопрос: «А что, если встреча была бы с президентом страны или с каким-нибудь другим известным человеком?» В этом случае, скорее всего, вы были бы на месте не просто в 14:00, а в 13:55, чтобы в два уже начать работать.
Самое интересное, что в вашем бизнесе и в вашей жизни самый важный человек – это не президент, а вы сами. Если не можете договориться о распорядке, вам будет тяжело работать.
Важно уметь ценить собственное время. Если принял решение, должен его выполнить. Если закрепил время, значит, должен именно в нужный момент сесть и сделать, чтобы добиться результата.
Обычно, чтобы себя настроить на такой порядок, требуется от двух недель до месяца. Подсознание уже здорово ориентировано на легкое расслабление и безалаберность. Только садишься работать, как звонит телефон, и ты начинаешь болтать. Потом как-то по инерции бродишь по интернету, читая новости, френдленту в ЖЖ и так далее.
Сам себя приучаешь заниматься ерундой. Когда выходишь из этого транса, смотришь: прошло четыре часа, которые можно и нужно было заполнить работой.
Кухонные часы для вашего бизнеса. Чтобы воскресить в себе должное отношение ко времени, чувствуйте каждый час и тренируйте волю. Купите будильник. Мне, например, больше нравятся круглые кухонные часы, которые заводятся поворотом ручки на определенное время.
Закручиваешь пружину на сорок пять минут, на час, они тикают обратно. Когда стрелка возвращается в исходное положение, они гудят, звонят – в общем, сигнализируют. Такие часы небольшие, но удобные. Советую механические, потому что возвратное движение стрелки, тихий стрекот, все это постоянно напоминает о себе.
Ставьте на каждое дело по часу времени. На небольшие дела можно и по тридцать минут. Что-то не успели, не вписались, все равно бросайте и переключайтесь на следующее. Гарантирую, что в первый раз вы как раз не успеете ничего доделать.
И во второй раз не успеете. Но из-за этого внутри накапливается некая досада, неудовлетворенность, и подсознание попытается эту «неполадку» устранить. Ему неприятно чувство незаконченности. Поэтому когда один раз не успеете, второй раз тоже, неприятное чувство буквально нависнет над вами. Оно заставит в следующий раз выкладываться гораздо лучше, чтобы уложиться именно в час.
Буквально через две-три недели вы будете пытаться обогнать время. Дали себе час, но постараетесь сделать все за сорок минут, чтобы в течение остальных двадцати можно было покурить, позвонить кому-то, почитать что-нибудь. Мне говорят: «Когда я по такой методике работаю, то в конце дня чувствую себя как выжатый лимон».
Вероятно, упираетесь в одну точку. Если по этой методике работаете, но делаете однотипные задания, то да, к вечеру вы как выжатый лимон. В таком случае надо менять тему. Например, час занимаешься книгой, следующий час – рекламой, следующий посвящаешь еще чему-то.
Не клиентов надо менять, а именно точку приложения. Берешь другую тему каждый час, и все в порядке. Конечно, если работаешь с бухгалтерией и у тебя каждый час приходит новый клиент, а разговор с ним все о том же в десятый раз, к концу дня будешь чувствовать себя чрезвычайно уставшим.
То же самое с чтением книг, кстати. Почему нельзя читать подряд несколько книг на одну и ту же тему? На второй книге начинаешь буксовать, на третьей уже вязнешь в тексте. К четвертой ворочаешь мозгами настолько медленно, что если тебе вслух будет ребенок читать, он и то быстрее поймет, в чем суть.
Поэтому я каждую следующую книгу меняю, как и каждое следующее аудио, когда читаю или слушаю. Тогда все происходит иначе. Ты набираешь обороты и в конце дня не просто не выжатый, а пышешь энергией сильнее, чем с утра.
Вопросы и ответы. «Как бороться с внеплановыми важными делами?» Хороший вопрос. Как я с этим борюсь?
Выделяю часть времени специально на них, то есть делаю их плановыми. Вот я наметил, допустим, четыре часа, и в это время буду делать то, что в голову взбредет. Но у меня есть как минимум половина дня, чтобы заняться действительно важными вещами, которые необходимо сделать.
