Служба персонала и ее глава – директор по персоналу по отношению к системе подбора персонала являются разработчиками, методистами, соисполнителями и координаторами.
Разработчики разрабатывают и отстраивают саму систему подбора персонала. Методисты оказывают методическое сопровождение всех процессов, включенных в систему подбора персонала. Соисполнители принимают непосредственное участие во всех процессах системы по подбору персонала. Координаторы координируют работу всех элементов системы подбора персонала и действия всех участников процессов подбора.
Факторы, влияющие на конфигурацию системы подбора персонала
Внутренние
1. Стратегические цели компании, структура бизнеса компании.
2. Кадровая политика компании относительно привлечения специалистов. Влияет практически на все элементы системы подбора персонала. В основе кадровой политики, например, заложен принцип привлечения молодых специалистов с потенциалом и «заточка» их под бизнес компании. Это означает, что система подбора персонала должна базироваться на методе Preliminaring и быть встроена в систему обучения и развития персонала компании, подготовки кадрового резерва.
3. Структура персонала компании. Комплексный фактор, состоящий из множества индикаторов: уровень образования персонала, гендерное соотношение, возрастная структура, наличие или отсутствие однотипного персонала и его численность, наличие или отсутствие штучных специалистов и их численность и многое другое.
4. Структура и объем потребности в персонале. Уровень текучести кадров.
5. Наличие (и состояние) или отсутствие системы обучения и развития персонала, подготовки кадрового резерва.
6. Система мотивации персонала.
7. Система социально-экономической и психологической поддержки персонала.
8. Состояние охраны труда в компании, техническое оснащение и условия работы;
9. Уровень компетентности (подготовленности) руководителей структурных подразделений к участию в подборе персонала.
10. Сезонность бизнеса компании.
11. Бюджет на подбор персонала.
12. Имидж компании. Имидж в целом и как работодателя в частности. Это разные сущности. Компания может иметь крайне привлекательный имидж на рынке, но при этом быть непривлекательным работодателем.
Внешние
1. Состояние рынка труда. Соотношение спроса и предложения. Уровень зарплат. Структура безработицы. Отраслевые индикаторы. Бизнесы-конкуренты (претендующие на интересующий вас сегмент рынка труда). Бизнесы-реципиенты (оттягивающие персонал). Бизнесы-доноры (обладающие потенциально привлекательным персоналом). Демографическая ситуация.
2. Состояние законодательства, диктующего условия рынку труда.
Очевидно, что внешних факторов значительно меньше, чем внутренних. Но, во-первых, они очень емкие, а во-вторых, практически не поддаются воздействию. То есть их можно только изучать и учитывать, но повлиять на них практически невозможно. Исключение составляют лишь градообразующие предприятия, которые фактически формируют рынок труда в своем регионе. Выстраивается система персонала по законам построения бизнес-процессов. То есть вся система подбора персонала по сути – один емкий многофакторный бизнес-процесс, хозяином (владельцем) которого является директор по персоналу.
Желаем вам удачи в построении системы подбора, и не забывайте, что ее великое предназначение – не оказание услуг по заполнению вакансий, а создание добавочной стоимости компании.
5.2. «Нужен такой же, но без крыльев»: практические советы по составлению заявки на подбор персонала
Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину.
Т. Конеллан
Нравится нам это или нет, но формализация в работе службы персонала имеет очень важное значение. А в процессе подбора персонала – особенно. Рекомендуем вводить формализацию с самого первого этапа процесса подбора персонала. Даже если у вас есть такая важная вещь, как описание вакансии, поверьте, оформить заявку на подбор персонала крайне важно. Эта драгоценная бумажка выполняет две основные функции:
1) фиксирует ключевые факторы описания вакансии, на которую ведется подбор;
2) фиксирует договоренности службы персонала и внутреннего заказчика.
Кроме того, заявка на подбор может выполнять одновременно функцию заявки на формирование рабочего места (комплектация, сроки).
По сути, заявка – это некая форма, регламентирующая условия появления нового работника.
Разберем, какие разделы может и должна включать заявка на подбор персонала для того, чтобы выполнять эти функции.
1. Условия формирования вакансии (ввод новой должности или вакантная, временная или постоянная, бюджет).
2. Наименование должности, подразделение, статус, количество.
3. Основные и дополнительные задачи, которые будут поставлены перед новым сотрудником. Компетенции: образование, опыт (какой и сколько), что должен знать, что должен уметь, дополнительные требования (что желательно, но не обязательно), личностные характеристики.
4. Условия работы: в чьем подчинении, наличие подчиненных, структура и размер компенсационного пакета, перспективы роста, допуск к конфиденциальной информации, наличие командировок, режим работы.
5. Условия подбора (какие и с кем собеседования, тестирование, экспертная оценка профессионального уровня, кто принимает решение).
6. Условия работы над заявкой (сроки, ответственные, закрытие заявки, служебные отметки об этапах подбора).
7. Подписи заказчиков и исполнителей.
На первый взгляд все сложно и заформализованно. На самом деле ничего лишнего, все просто.
Кто и как заполняет подобную заявку? По логике вещей это должен делать тот, кто, собственно, заинтересован в приобретении специалиста, т. е. непосредственный руководитель. Но советуем не расслабляться. Опыт показывает, что заказчик предпочитает проговаривать свою потребность устно, а заявку заполняет очень и очень формально. В принципе, заявку может заполнить и сама служба персонала, но в этом случае сложно говорить о каких-либо совместных договоренностях. А служба персонала как внутренний рекрутер должна быть кровно заинтересована не в формальном выполнении заявки, а в самом что ни на есть качественном. Поэтому самый разумный вариант – заполнить ее совместно представителем службы персонала и заказчиком. В этом случае не будет никаких разночтений, все условия и требования будут максимально осмысленными. А также у заказчика не возникнет иллюзии простоты выполнения заявки, что тоже имеет определенное значение.
