Очень часто бухгалтерия достаточно негативно воспринимает внедрение информационной системы. И дело тут, на мой взгляд, в сильно преувеличенном значении бухгалтерии на предприятиях в нашей стране. Вообще говоря, предназначение бухгалтерии – это грамотное составление отчетности для государства. У нас же бухгалтеры занимаются управленческим и финансовым учетом, экономическим анализом и планированием. Причем они пытаются использовать свои бухгалтерские программы, которые для этих целей вовсе не предназначены. Поэтому когда на предприятии начинается внедрение специализированной управленческой системы, которая гораздо эффективней решает управленческие задачи, значение бухгалтерии в глазах руководителя сразу падает. Теперь руководитель может не ждать, когда бухгалтеры невероятными усилиями дадут ему сведения, например, о затратах по каждой машине, а оперативно получать их, так сказать, в онлайн-режиме. Конечно, в такой ситуации бухгалтерия пытается вставлять палки в колеса, особенно если их новая широко разрекламированная бухгалтерская программа известной фирмы оказывается очень сырой и требующей постоянного дорогостоящего обслуживания.
Нельзя не отметить, что в каких-то случаях внедрение программы разрушает “черный” бизнес нечистоплотных сотрудников, которые наладили схемы хищения горючего, запасных частей, перевозимых строительных материалов, практику использования техники предприятия для “левых” рейсов или работ. И таких случаев достаточно много. Хищение горючего, вообще говоря, носит массовый характер. И в этом случае информационная система становится преградой для таких сотрудников. Конечно, они будут стремиться всячески избавиться от программы. Самый простой способ – это объявить, что система сбоит или в ней пропадают данные.
Однажды к нам обратились представители одного крупного завода по производству нефтяного оборудования. У них несколько месяцев назад была запущена в эксплуатацию наша система, как вдруг диспетчеры заявили, что пропало большое количество путевых листов, штук 600. Но диспетчеры не знали, что все действия оператора система записывает в специальный файл. Мы попросили прислать нам этот файл. Когда расшифровали его, то увидели, что путевки были намеренно удалены. Мы показали это руководству компании, оно сделало соответствующие выводы и заставило диспетчеров перебить путевки. Как уже было сказано в предыдущей главе, современные SQL-серверы являются чрезвычайно надежными, но те люди, которые привыкли работать на старых программах, об этом могут не подозревать. Поэтому сочиняются истории о “пропаже” данных. В 99,9 % случаев это является следствием умышленного удаления или искажения информации.
Таким образом, автоматизация – это долгий и нелегкий путь, причем чем крупнее предприятие, тем он более извилист и тернист. Но терпение, методичность и упорство приносят свои плоды. Практически всегда после внедрения программы люди уже не представляют без нее своей работы и часто предлагают дополнительные задачи для автоматизации труда человека.
Глава 4. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ АВТОТРАНСПОРТОМ
В современном мире автотранспортные средства эксплуатируются в очень разных сферах человеческой деятельности, спектр которых чрезвычайно широк. Соответственно и бизнеспроцессы, например, строительной компании и аэропорта сильно отличаются друг от друга. Однако в области управления автотранспортом у таких разных предприятий очень много совпадающих элементов. И в этом нет ничего удивительного, так как они подчиняются одному и тому же федеральному законодательству.
Как известно, все организации вне зависимости от принадлежности и форм собственности должны использовать одинаковые формы путевых листов. Также одинаковыми для всех являются Методические рекомендации Минтранса АМ-23-Р по расчету норм расхода топлива и Положение по техническому обслуживанию и ремонту подвижного состава. Очевидно, что информационная система управления автотранспортом (ИСУ АТ) или fleet management-система может иметь значительную часть унифицированных модулей и отчетов, подходящих для автохозяйств любого типа.
Конечно, если предприятие эксплуатирует только легковые автомобили, ему совсем не нужно вести учет топлива по моточасам. Но, несомненно, необходимо вести учет горючего по пробегам, считать износ автошин, списывать запчасти на ремонт и проч. Очевидно, что те же процедуры проходят и в компании, выполняющей грузовые автомобильные перевозки. Кроме того, еще ведется учет перевезенных грузов, заявок от заказчиков. В строительной организации, которая имеет тяжелую технику, существует дополнительная специфика – это учет топлива в моточасах, иногда по двум двигателям. Однако все эти предприятия могут использовать одну и ту же информационную систему. Более того, в организациях, эксплуатирующих смешанные парки, диспетчер может работать с одним и тем же окном при выписке путевых листов для легковых автомобилей, грузовиков, автобусов и тракторов.
Таким образом, создается единое информационное пространство, где все данные стекаются в общую базу. Образно говоря, ИС можно описать как большой шкаф с кучей разных полочек и ящичков, где все всегда на своих местах и под рукой. Причем информация, один раз введенная в базу данных, может быть использована в совершенно разных задачах. Например, по пробегу из путевого листа информационная система сразу же рассчитает расход топлива по норме. Затем, если расчет доходов ведется по километражу, то тут же можно узнать заработанную автомобилем сумму. Программа автоматически сложит пробеги и укажет о необходимости проведения ТО и замене покрышек. Как известно, горючее, ТО и резина являются частью всех совокупных переменных затрат. А в некоторых предприятиях к ним можно отнести зарплату водителей, так как она также может вычисляться на основании пробегов. В результате, введя один раз в программу путевой лист, сразу можно получить данные о доходах, затратах и, соответственно, рентабельности.
Концепция единого информационного пространства АТП существует уже довольно длительное время, с тех пор как в нашей стране появилась вычислительная техника. Еще с середины 70-х гг. ХХ века велись работы по разработке автоматизированных систем управления (АСУ) автотранспортом. В эпоху, когда не было персональных компьютеров, существовали центры обработки данных (ЦОД) с большими ЭВМ, в которые информацию загружали с помощью перфокарт. Естественно, такая автоматизация происходила только в крупных организациях больших городов, например, таких, как Главмосавтотранс. На них решались задачи по закреплению потребителей за поставщиками и клиентуры за автотранспортными предприятиями, маршрутизации перевозок, составления расписаний для автобусных парков. Велись работы по составлению программного обеспечения для проведения расчетов трансфинплана, анализа производственно-хозяйственной деятельности автотранспортного предприятия. Однако в плановом социалистическом хозяйстве широкое внедрение АСУ на автопредприятиях особого распространения не получило. В первую очередь, очевидно, из-за небольшой заинтересованности самих транспортников, так как не было острой необходимости считать рентабельность и повышать эффективность. Кроме того, сказывалось сильное отставание производства отечественной вычислительной техники.
Появление первых персональных компьютеров в нашей стране дало определенный импульс к развитию автоматизации автохозяйств. В основном такие системы стали появляться на крупных промышленных предприятиях, а также городских автобусных парках. Однако зачастую они имели фрагментарный характер, т. е. не имели общей базы данных, а решали некоторые локальные задачи. Например, таксировщик работал со своей программой, ведя учет путевых листов. Затем эти сведения экспортировались в программу по расчету заработной платы водителей, в отдельную программу по учету шин и проч. Таким образом, единого информационного пространства просто могло и не быть. Отсюда и широко известное из литературы деление информационной системы на АРМы – автоматизированные рабочие места. Например АРМ диспетчера,
• АРМ таксировщика,
• АРМ техника по учету топлива,
• АРМ техника по учету шин,
• АРМ ремонтной зоны,
• АРМ склада и проч.
Но если существует единая база данных с автоматическим расчетом необходимых параметров (расход топлива, износ авторезины, пробег до ТО, доход), зачем же выделять отдельно рабочие места под каждую задачу? Например, у диспетчера основная работа утром, когда происходит выпуск автомобилей на линию, и вечером, когда происходит закрытие путевок. Остальное время он может заниматься, например, списанием авторезины или АКБ, тем более что программа проделывает наиболее трудоемкую работу, например расчет пробегов по каждому колесу. Диспетчеру достаточно только выбрать те шины, пробег которых превысил допустимое значение, и ввести в базу данных новые покрышки.
