Презентация – скучная увертюра к фуршету.
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ФОЛЬКЛОР
При принятии решения о презентации очень важно с самого начала точно определить ее цель, тему и аудиторию, на которую она должна быть рассчитана. Целью презентации является ответ на вопрос: «Чего мы хотим добиться, проводя эту акцию?» Одно из главных требований при формулировании цели – определенность. Цель должна быть достаточно узкой: нельзя от одного непродолжительного мероприятия требовать слишком многого. Формулировка цели должна определять, что участники мероприятия смогут узнать в результате и что от них рассчитывает получить благодаря этим знаниям фирма, проводящая презентацию.
К примеру, такими целями могут быть установление контакта российского предприятия с зарубежными фирмами для продажи им своей продукции; заключение контрактов на поставку оборудования; бартерные сделки между предприятиями и т. п. (например, заключение контракта на поставку технических средств для нужд коммунального хозяйства).
Правильно поставленная цель позволяет четко и конкретно сформулировать тему презентации. Тема прежде всего должна быть конкретной, соответствовать цели, намечать направления ее реализации. Очень важно, чтобы тема была привлекательной для приглашенных участников и, конечно, понятной им. По сравнению с целью тема должна быть более детализированной, адресной. Так, в соответствии с приведенной выше целью тема может звучать так: «Возможные схемы поставок снегоуборочных машин для нужд коммунального хозяйства Ленинградской области». Определив тему презентации, следует ее развернуть и тщательно структурировать – разбить на составляющие и определить их продолжительность.
Презентация – это личность
В центре презентации – личность выступающего, презенти-рующего. От его качеств – умения, опыта, знаний, практической подготовленности на все сто процентов – зависит успех презентации.
Главными инструментами выступающего являются зрелищное ть, наглядность, форма выступления (прежде всего характер речи) и лишь на четвертом месте – содержание. Этим, в частности, объясняется тот общеизвестный факт, что презентации «под перевод» проходят значительно хуже, чем когда выступающий и аудитория понимают друг друга без переводчика.
Итак, решающее значение имеет зрительная (визуальная) информация. Это связано с тем, что через зрение человек воспринимает от 80 до 90 % получаемой информации. Зрительные впечатления от выступления складываются из оценки внешнего вида выступающего (внешности, одежды, манеры держаться и т. д.) и используемого им демонстрационного материала. Не последнюю роль играет и владение так называемым «языком тела». Позы и жесты человека вызывают подсознательную ответную реакцию, которая может быть как благоприятной, так и неблагоприятной для целей презентации. К примеру, сцепленные ниже пояса руки вызывают негативную реакцию, а свободная жестикуляция руками на уровне груди – положительную.
Воздействие выступающего и демонстрируемого им материала на аудиторию можно условно разложить на рациональную и эмоциональную составляющие. Рациональная опирается на разум и обращена к сознанию человека. Это содержание выступления, приводящиеся в нем аргументы, доказательства, цифры и факты.
Эмоциональная составляющая апеллирует к чувствам человека, затрагивает его подсознание. Это интонации и язык тела – мимика, жестикуляция, позы выступающего. Интонация голоса складывается из модуляций, громкости звучания, ударений. Модуляция представляет собой чередование высоких и низких тонов голоса. Она придает сказанному ярко эмоциональную окраску. Так, переход к высоким тонам свидетельствует о важности, значительности сообщаемой информации. Усиление или уменьшение громкости применяется для выделения тех мест (фраз или даже абзацев) в сообщении, которые требуют особого внимания. Этой же цели можно достичь и с помощью ударений – выделения голосом отдельных слов.
Выражение лица должно быть доброе, благожелательное, внимательное, взгляд обращен в глаза присутствующим. Надо, чтобы каждый в аудитории почувствовал, что речь выступающего адресована именно ему. Жестикуляция должна быть выразительной и умеренной, поза – естественной, раскованной, но ни в коем случае не развязной: не следует держать руки в карманах, размахивать руками, тереть лоб, причесываться и т. п.
Основной смысл воздействия выступающего на аудиторию заключается в том, что его личность уникальна. Если бы это было не так, более целесообразным (и, конечно, намного дешевле) стало бы использование на презентации видео– и аудиозаписи вместо живого оратора. Воздействие неповторимой человеческой личности определяется тем, что только человек способен сформировать и донести до присутствующих свою индивидуальную и потому особую точку зрения, выразить свое отношение к рассматриваемому предмету. Манера поведения выступающего, его поза, жесты, интонации и, естественно, аргументы будут восприниматься аудиторией как внешние проявления личности. Именно это способно вызвать у людей положительные эмоции и, что особенно важно, способствовать распространению возникших симпатий на объект презентации.
Аудитория
В ходе подготовки к презентации необходимо определить ее аудиторию. Важно все время помнить, что главный участник презентации – не товар или услуга, а человек, которому этот товар предназначен. Поэтому первый вопрос, на который должен ответить ведущий презентацию, – к кому он будет обращаться?
В зависимости от избранной аудитории устанавливаются:
• состав группы лиц, готовящих и проводящих презентацию;
• форма подачи материала;
• содержание презентации;
• степень глубины и подробности раскрытия темы.
Приняв решения по всем этим пунктам, необходимо задаться следующим вопросом: что больше всего будет интересовать участников презентации? Презентирующий должен как бы все время видеть у каждого из участников презентации горящую надпись: «А что это мне даст?»
Чтобы ответить на этот ключевой вопрос, надо прежде поставить ряд других:
• каким «багажом» по теме презентации располагает аудитория?
• как она представляет себе суть презентации?
• к какой части аудитории презентация должна быть обращена в первую очередь?
• какие нежелательные ситуации могут возникнуть по ходу презентации и как следует на них реагировать?
В процессе подготовки презентации полезно разделить участников на группы со сходными интересами – так называемые целевые группы.
